Daugumoje organizacijų tvarumo ataskaitos apačioje yra parašas. CSO, kontrolierius, kartais CFO. Šis asmuo yra atsakingas už galutinį rezultatą: skaičius, kurie skelbiami viešai, ir paaiškinimus, kurie prie jų priklauso. Tačiau ataskaita yra tik viršus. Apačioje slypi kelis mėnesius trunkantis procesas: duomenų rinkimas iš sistemų ir skaičiuoklių, apibrėžimų taikymas, skaičių tvirtinimas žmonių, kurie žino šaltinį. Kas valdo šį procesą, yra kitas klausimas nei kas pasirašo ataskaitą, ir šis klausimas dažnai net neuždedamas.
Skirtumas nėra menkas. Ataskaitos savininkas gali būti sąžiningas ir vis tiek priklausomas nuo skaičių, kurių niekas struktūriškai nevaldo. Jei procesas apačioje neturi savininko, ataskaita remiasi prielaida, kad tinkami žmonės tinkamu metu daro tinkamus dalykus. Tai kartais veikia vienerius metus. Struktūriškai tai neveikia.
Proceso valdymas apačioje yra kas kita nei galutinė atsakomybė už rezultatą. Tai reiškia: kažkas žino, iš kur ateina kiekvienas duomenų taškas, kas jį įveda, kas jį tikrina ir kas nutinka, jei šaltinis pasikeičia. Tai vaidmuo, kuris gali skirtis pagal duomenų tašką. Energijos duomenys ateina iš ūkio valdymo padalinio, personalo duomenys – iš HR, tiekimo grandinės informacija – iš pirkimų. Kiekvienam šių šaltinių reikia skirtingo savininko, su skirtingomis žiniomis ir skirtinga atsakomybe.
Klausimas kas valdo kontrolę šioje vietoje tiesiogiai susijęs. Kontrolė nėra kažkas, kas savaime atsiranda, kai įdiegiamas ataskaitų teikimo procesas. Kažkas turi valdyti taisykles, kurios nustato, ar skaičius yra teisingas, ir tas asmuo nebūtinai yra tas pats, kuris sudaro ar pasirašo ataskaitą.
Be paskirto savininko darbas persikelia tam, kas atsitiktinai yra pasiekiamas. Kolega, kuris praėjusiais metais pateikė skaičių, šiais metais daro tą pačią, nors niekas nėra užrašęs, kad tai jos užduotis. Jei ji pasikeičia pareigas, žinios išnyksta kartu su ja. Jei pasikeičia šaltinio sistematika, niekas to nepastebi, kol ataskaita jau yra baigta. Ką jūs daryti, jei niekas jo nevaldo aprašo šį modelį: ne kaip išimtį, o kaip standartinę situaciją daugelyje organizacijų, kurios tik pradėjo dirbti su struktūrizuotais tvarumo duomenimis.
Šios tuštumos kaina nėra pastebima per vieną ataskaitų teikimo metą. Ji tampa pastebima, kai kažkas išeina iš darbo, kai patikrinimas kelia klausimus, į kuriuos niekas negali atsakyti, arba kai du padaliniai abu mano, kad kitas tai susitvarkė.
Dalis neaiškumo kyla ties finansų ir tvarumo padalinių riba. Abu padaliniai turi interesą dėl skaičių, abu turi dalį reikalingų duomenų, ir nė vienas iš jų iš principo neturi visos bendros apžvalgos. Kaip padalinti valdymą tarp finansų ir tvarumo todėl nėra organizacinė detalė, o vienas iš pirmųjų klausimų, kurį reikia išsprendžiti, prieš duomenų struktūra tampa tvari.
Organizacijose su keliais subjektais tai tampa vienu sluoksniu sudėtingesnis. Kas valdo duomenų taško apibrėžimą, jei penkios dukterinės bendrovės matuoja jį šiek tiek skirtingai? Kas valdo duomenų taško apibrėžimą grupėje su keliais subjektais ir kas valdo procesą apačioje grupėje su keliais subjektais yra klausimai, kurie sprendžiami ne ataskaitų teikimo įrankiu, o susitarimais, kurie yra užfiksuoti prieš sistemos įdiegimą. Ir pati kontrolė tampa sudėtingesnė, kai yra keli subjektai: kas valdo kontrolę grupėje su keliais subjektais yra kitas klausimas nei vienarūšėje organizacijoje, ir reikalauja savo atsakymo.
Pagunda didelė – šiuos klausimus palikti neatsakytus ir įsigyti įrankį, kuris generuoja ataskaitą. Tačiau įrankis virš proceso, kuris neturi savininkų, sukuria gražesnes ataskaitas apie skaičius, kurių niekas struktūriškai nevaldo. Tvarka turi būti priešinga: pirmiausia užfiksuoti, kas valdo kiekvieną duomenų tašką, kas žino šaltinį, kas valdo kokybės taisyklę. Tik tada įrankis turi ką nors, ant ko statyti.
Data Readiness Scan yra sukurtas šia tvarka. Tai duomenų taškų registras su kilmės grandine nuo šaltinio iki ataskaitos, su valdymu ir kokybės taisyklėmis kiekvienam duomenų taškui. Ne ataskaitų teikimo įrankis, ne klausimyno pildytojas, o registras, kuris užfiksuoja, kas už ką yra atsakingas, kad šis klausimas nebūtų kiekvieno ataskaitų teikimo ciklo metu iš naujo užduodamas.
Kai jau aišku, kas valdo kurią proceso dalį, kyla tolimesnis klausimas: kiek laiko užima šio valdymo priežiūra, ir kokia dalis to yra darbas, kurį iš principo turi atlikti žmogus, o kokia dalis yra pakartojamas ir perduodamas darbas. FTE TO AI darbo skanavimas apskaičiuoja pagal užduotį, kokią darbo dalį gali perimti dirbtinis intelektas, ir yra logiškas tolesnis žingsnis, kai duomenų valdymas jau užfiksuotas: tik žinant, kas ką valdo, gali tapti aišku, kokia šio valdymo dalis iš tiesų reikalauja žmogaus darbo, o kurią dalį galima struktūriškai palaikyti.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.