W większości organizacji pod raportem o zrównoważonym rozwoju stoi jakieś nazwisko. CSO, kontroler, czasem CFO. Ta osoba jest odpowiedzialna za wynik końcowy: liczby, które trafiają na zewnątrz, wyjaśnienia, które do nich należą. Ale raport to jedynie wierzchołek. Pod nim leży proces trwający miesiącami: zbieranie danych z systemów i arkuszy kalkulacyjnych, stosowanie definicji, zatwierdzanie liczb przez osoby, które znają źródło. Kto jest właścicielem tego procesu, to inne pytanie niż kto podpisuje raport, a to pytanie często nie jest zadawane.
Różnica nie jest trywialna. Właściciel raportu może być uczciwy, a jednocześnie zależny od liczb, którymi nikt nie zarządza w sposób strukturalny. Jeśli proces leżący pod raportem nie ma właściciela, raport opiera się na założeniu, że właściwi ludzie we właściwym momencie robią właściwe rzeczy. Czasem to działa przez rok. Nie działa to strukturalnie.
Własność procesu leżącego pod raportem to coś innego niż odpowiedzialność końcowa za wynik. Oznacza to: dla każdego punktu danych ktoś wie, skąd on pochodzi, kto go wprowadza, kto go kontroluje i co się dzieje, gdy źródło się zmienia. To rola, która może być inna dla każdego punktu danych. Dane o energii pochodzą z działu obiektów, dane personalne z HR, informacje o łańcuchu dostaw z zakupów. Każde z tych źródeł potrzebuje innego właściciela, z inną wiedzą i inną odpowiedzialnością.
Pytanie kto jest właścicielem kontroli jest z tym bezpośrednio związane. Kontrola nie powstaje automatycznie w momencie, gdy zostaje ustanowiony proces raportowania. Ktoś musi zarządzać zasadami, które określają, czy liczba jest prawidłowa, a ta osoba nie jest automatycznie tą samą, która sporządza lub podpisuje raport.
Bez wyznaczonego właściciela praca przechodzi na kogoś, kto akurat jest dostępny. Kolega, który dostarczył liczbę w zeszłym roku, robi to znowu w tym roku, bez formalnego zapisu, że to jest jego zadanie. Gdy zmienia stanowisko, wiedza znika wraz z nim. Gdy zmienia się systematyka źródła, nikt tego nie zauważa, aż raport jest już gotowy. Co robić, gdy nikt nie jest właścicielem opisuje ten wzorzec: nie jako wyjątek, lecz jako sytuację standardową w wielu organizacjach, które właśnie zaczęły pracę z ustrukturyzowanymi danymi o zrównoważonym rozwoju.
Koszty tej pustki nie są widoczne w jednym roku raportowania. Stają się widoczne, gdy ktoś odchodzi, gdy kontrola stawia pytania, na które nikt nie może odpowiedzieć, albo gdy dwa działy myślą, że to druga strona to załatwiła.
Część niejasności powstaje na granicy między finance i sustainability. Oba działy mają interes w tych liczbach, oba mają część potrzebnych danych, i żaden z nich z definicji nie ma przeglądu nad całością. Jak podzielić własność między finance i sustainability nie jest więc szczegółem organizacyjnym, lecz jednym z pierwszych węzłów, który musi zostać rozwiązany, zanim struktura danych stanie się trwała.
W organizacjach z wieloma podmiotami dochodzi jeszcze jedna warstwa złożoności. Kto jest właścicielem definicji punktu danych, gdy pięć spółek zależnych mierzy go w nieco inny sposób? Kto jest właścicielem definicji punktu danych w grupie z wieloma podmiotami i kto jest właścicielem procesu leżącego pod tym w grupie z wieloma podmiotami to pytania, które nie są rozwiązywane przez narzędzie do raportowania, lecz przez ustalenia zapisane przed wdrożeniem systemu. Również sama kontrola staje się bardziej złożona, gdy jest wiele podmiotów: kto jest właścicielem kontroli w grupie z wieloma podmiotami to inne pytanie niż w przypadku pojedynczej organizacji i wymaga własnej odpowiedzi.
Pokusa, by odłożyć te pytania i zakupić narzędzie, które generuje raport, jest duża. Ale narzędzie postawione nad procesem bez właścicieli daje jedynie ładniejsze raporty na temat liczb, którymi nikt nie zarządza strukturalnie. Kolejność jest odwrotna: najpierw zapisać, kto jest właścicielem którego punktu danych, kto znа źródło, kto zarządza zasadą jakości. Tylko wtedy narzędzie ma na czym się opierać.
Data Readiness Scan został zbudowany na tej kolejności. To rejestr punktów danych z pochodzeniem od źródła do raportu, z własnością i zasadami jakości dla każdego punktu danych. Nie narzędzie do raportowania, nie wypełniacz kwestionariuszy, lecz rejestr, który zapisuje, kto za co odpowiada, tak by to pytanie nie musiało być stawiane na nowo w każdym cyklu raportowania.
Gdy już jasne jest, kto jest właścicielem której części procesu, powstaje kolejne pytanie: ile czasu kosztuje zarządzanie tą własnością i jaka jej część to praca, którą z definicji musi wykonać człowiek, a jaka część jest powtarzalna i przekazywalna. Werkscan firmy FTE TO AI wylicza dla każdego zadania, jaką część pracy można przekazać AI, i jest logicznym kolejnym krokiem, gdy własność danych została już ustalona: tylko wtedy, gdy wiadomo, kto jest właścicielem czego, można zobaczyć, jaka część tej własności faktycznie wymaga pracy człowieka, a jaka część może być wspierana strukturalnie.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.