Nella maggior parte delle organizzazioni c'è un nome sotto il rapporto di sostenibilità. Un CSO, un controller, talvolta il CFO. Quel nome è responsabile del risultato finale: le cifre che vengono pubblicate, le note esplicative che le accompagnano. Ma il rapporto è la punta dell'iceberg. Sotto c'è un processo di mesi: raccogliere dati da sistemi e foglio di calcolo, applicare definizioni, far approvare le cifre da persone che conoscono la fonte. Chi possiede quel processo è una domanda diversa da chi firma il rapporto, e quella domanda spesso non viene posta.
La differenza non è irrilevante. Il proprietario del rapporto può essere integerrimo e comunque dipendere da cifre che nessuno gestisce in modo strutturale. Se il processo sottostante non ha un proprietario, il rapporto si basa sul presupposto che le persone giuste facciano le cose giuste al momento giusto. Talvolta funziona per un anno. Non funziona in modo strutturale.
Possedere il processo sottostante è diverso dall'avere la responsabilità finale del risultato. Significa: qualcuno sa, per ogni punto dato, da dove proviene, chi lo inserisce, chi lo controlla e cosa succede se la fonte cambia. È un ruolo che può variare per ogni punto dato. I dati energetici provengono dal facility management, i dati del personale dalle risorse umane, le informazioni sulla catena di fornitura dagli acquisti. Ciascuna di queste fonti richiede un proprietario diverso, con conoscenze diverse e responsabilità diverse.
La domanda chi possiede il controllo è direttamente collegata a questo. Il controllo non è qualcosa che nasce automaticamente nel momento in cui viene istituito un processo di rendicontazione. Qualcuno deve gestire le regole che determinano se una cifra è corretta, e quella persona non è automaticamente la stessa che compila o firma il rapporto.
Senza un proprietario designato, il lavoro si sposta verso chi è disponibile per caso. Un collega che ha fornito la cifra l'anno scorso lo fa di nuovo quest'anno, senza che nessuno abbia stabilito che questo è il suo compito. Se lei cambia funzione, la conoscenza se ne va con lei. Se la metodologia della fonte cambia, nessuno se ne accorge finché il rapporto non è già pronto. Cosa fa quando nessuno è proprietario descrive questo schema: non come eccezione, ma come situazione standard in molte organizzazioni che hanno appena iniziato con dati di sostenibilità strutturati.
I costi di questo vuoto non sono visibili in un singolo anno di rendicontazione. Diventano visibili quando qualcuno se ne va, quando un controllo pone domande a cui nessuno può rispondere, o quando due reparti pensano entrambi che sia stato l'altro a occuparsene.
Parte dell'ambiguità nasce al confine tra finance e sustainability. Entrambi i reparti hanno interesse nelle cifre, entrambi possiedono parti dei dati necessari, e nessuno dei due ha per definizione la visione d'insieme. Come si divide la proprietà tra finance e sustainability non è quindi un dettaglio organizzativo ma uno dei primi nodi da sciogliere prima che una struttura dati diventi sostenibile.
Nelle organizzazioni con più entità, questo aggiunge un ulteriore livello di complessità. Chi possiede la definizione di un punto dato se cinque società figlie lo misurano in modo leggermente diverso? Chi possiede la definizione di un punto dato in un gruppo con più entità e chi possiede il processo sottostante in un gruppo con più entità sono domande che non vengono risolte da uno strumento di rendicontazione, ma da accordi stabiliti prima che il sistema venga configurato. Anche il controllo stesso aumenta in complessità non appena ci sono più entità: chi possiede il controllo in un gruppo con più entità è una domanda diversa rispetto a un'organizzazione singola, e richiede una risposta propria.
La tentazione è grande di lasciare in sospeso queste domande e acquistare uno strumento che generi il rapporto. Ma uno strumento sovrapposto a un processo senza proprietari produce rapporti più ordinati su cifre che nessuno controlla in modo strutturale. L'ordine è inverso: prima stabilire chi possiede quale punto dato, chi conosce la fonte, chi gestisce la regola di qualità. Solo allora uno strumento ha qualcosa su cui costruire.
La Data Readiness Scan è costruita secondo questo ordine. È un registro dei punti dato con lineage dalla fonte al rapporto, con proprietà e regole di qualità per ogni punto dato. Non uno strumento di rendicontazione, non un compilatore di questionari, ma il registro che stabilisce chi è responsabile di cosa, in modo che questa domanda non debba più essere posta ogni ciclo di rendicontazione.
Una volta chiarito chi possiede quale parte del processo, sorge una domanda successiva: quanto tempo richiede la gestione di quella proprietà, e quale parte di quel lavoro deve necessariamente essere svolta da una persona rispetto a lavoro ripetibile e trasferibile. La werkscan di FTE TO AI calcola per ogni compito quale parte del lavoro può essere trasferita all'AI, ed è un passo successivo logico non appena la proprietà dei dati è stata stabilita: solo quando è noto chi possiede cosa, può diventare visibile quale parte di quel possesso richiede effettivamente lavoro umano e quale parte può essere supportata in modo strutturale.
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