Skaičius tvarumo ataskaitoje kažkur atsiranda. Iš energijos sąskaitos, HR sistemos, skaičiuoklės, kurią kažkas sukūrė prieš trejus metus ir kurią dabar užpildo pamainininkas, nežinodamas, kodėl formulė yra tokia, kokia yra. Kol kas nors gali atsakyti į šį klausimą, yra atsakingas asmuo. Kai niekas negali atsakyti į šį klausimą, susidaro tuštuma. Ir tuštuma duomenų punkte nėra techninis trūkumas, kurį galima išspręsti įrankiu. Tai organizacinis faktas, kurį pirmiausia reikia pastebėti, kad būtų galima ką nors padaryti.
Daugelis organizacijų šią tuštumą atranda tik tada, kai apskaitininkas, auditorius ar priežiūros institucija užduoda klausimą, į kurį niekas negali atsakyti. Kas pateikė šį skaičių. Kokiu šaltiniu remiantis. Kas patikrino, ar tas šaltinis vis dar tikslus. Jei atsakymas yra „mes to nebeatsimename“, tuomet atsakingo asmens niekada nebuvo. Buvo skaičiuoklė, kuri veikė, kol kas nors apie ją paklausė.
Vienos organizacijos viduje atstumas tarp duomenų punkto ir asmens, kuris jį valdo, dažniausiai yra mažas. Yra vienas finansų skyrius, vienas kontrolierius, vienas žmogus, kuris sudaro 2 aprėpties (scope 2) skaičius. Kai grupė susideda iš kelių įmonių, tai pasikeičia. Dukterinė bendrovė pateikia duomenis patronuojančiai bendrovei. Vienas padalinys naudoja kitą ERP sistemą nei kitas padalinys. Visi pateikia tai, kas prašoma, bet niekam nepavesta stebėti, ar duomenų punkto apibrėžimas vienoje įmonėje sutampa su apibrėžimu kitoje. Šis klausimas plačiau aptariamas puslapyje apie kas nustato duomenų punkto apibrėžimą, kai grupė susideda iš kelių įmonių.
Toks pat modelis kartojasi ir proceso lygmenyje. Kas stebi, ar žingsniai nuo šaltinio sistemos iki ataskaitos skaičiaus yra tokie patys kiekvienoje įmonėje, ir kas įsikiša, jei taip nėra. Ir tai retai priskiriama aiškiai; tai auga kartu su organizacine struktūra, kol reikia patikrinimo ir paaiškėja, kad niekas neapžvelgia viso proceso. Kaip tą atsakomybę tinkamai paskirstyti, išsamiai aprašyta puslapyje apie kas valdo procesą už duomenų punkto grupėje, susidedančioje iš kelių įmonių.
Kontrolė yra žingsnis, kuris patikrina, ar duomenų punktas yra teisingas, o ne žingsnis, kuris tą duomenų punktą pateikia. Šis skirtumas gali pasirodyti subtilus, tačiau tai tiksliai ta vieta, kur atsakomybė dažnai išnyksta. Asmuo, kuris įveda skaičių, jaučiasi atsakingas už įvedimą. Niekas nejaučiasi atsakingas už patikrinimą. Grupėje, susidedančioje iš kelių įmonių, šis skirtumas yra dar didesnis, nes kontrolė dažnai turėtų būti kitame lygmenyje nei pateikimas. Kas paskiriamas atsakingu už šią kontrolę ir kodėl tai kitas klausimas nei kas pateikia duomenis, aprašyta puslapyje apie kas turi kontrolę už duomenų punktą grupėje, susidedančioje iš kelių įmonių.
Specifinis tuštumos variantas atsiranda tarp dviejų padalinių, kurie abu turi tam tikrą pretenziją į duomenų punktą, bet nė vienas neturi visos atsakomybės. Finansų skyrius valdo sistemas, iš kurių atsiranda daug pagrindinių duomenų; tvarumo skyrius valdo apibrėžimus ir ataskaitų logiką. Tarp šių dviejų pozicijų atsiranda duomenų punktų, prie kurių niekas nesiliečia pirmas. Kaip tinkamai padalinti šią atsakomybę, aptariama puslapyje apie kaip padalinti atsakomybę tarp finansų ir tvarumo skyrių.
Kai niekas neatsako, dažniausiai nieko pastebimo nevyksta, kol kas nors nutinka. Skaičius neatnaujinamas, nes niekas nežinojo, kad tai reikia padaryti. Apibrėžimas pasikeičia vienoje įmonėje, bet ne kitoje, ir niekas nepastebi, kol skaičiai nesusideda. Skaičiuoklę perima asmuo, kuris nežino jos logikos, ir iš to kylanti klaida lieka nepastebėta, kol ja nepasidomi išorinė šalis. Tai nėra incidentai, kylantys dėl nerūpestingumo. Jie kyla dėl to, kad prie užduoties nėra priskirto vardo.
Taip pat atsakomybės priskyrimas nėra šalutinis dalykas, kuriamas kartu su ataskaitų teikimo procesu, o pirmasis žingsnis. Prieš įsigyjant įrankį, prieš įrengiant informacijos suvestinę (dashboard), klausimas „kas už tai atsakingas“ yra klausimas, kuris nustato, ar viskas po to bus tvarkinga. Įrankis virš tuščios atsakomybės sukuria tvarkingesnę ataskaitą apie tuos pačius nevaldomus skaičius.
Kai atsakomybė yra aiškiai priskirta — kiekvienam duomenų punktui, procesui ir kontrolei — atsiranda antras klausimas: kokia dalis darbo, kuris atitenka tam atsakingam asmeniui, yra pakankamai pasikartojanti, kad ją būtų galima perduoti. Skaičiaus sudarymas, šaltinio patikrinimas, registro atnaujinimas — dalis to yra rankinis darbas, kuris nuolat kartojasi. FTE TO AI apskaičiuoja pagal užduotį, kokią dalį šio darbo galima perduoti dirbtiniam intelektui (AI), kad asmuo, kurį paskyrėte atsakingu, neįstrigtų kartojime, o galėtų susikoncentruoti į vertinimą, kurį turi atlikti žmogus.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.