V večini organizacij pod poročilom o trajnosti stoji ime. CSO, kontroler, včasih CFO. To ime je odgovorno za končni rezultat: številke, ki gredo v javnost, pojasnila, ki jim pripadajo. Toda poročilo je vrh ledene gore. Pod njim leži proces, ki traja mesece: zbiranje podatkov iz sistemov in preglednic, uporaba definicij, potrjevanje številk s strani ljudi, ki poznajo vir. Kdo je lastnik tega procesa, je drugo vprašanje kot kdo podpiše poročilo, in to vprašanje se pogosto ne postavi.
Razlika ni trivialna. Lastnik poročila je lahko povsem korekten in kljub temu odvisen od številk, ki jih nihče strukturno ne upravlja. Če proces pod njim nima lastnika, se poročilo naslanja na predpostavko, da bodo pravi ljudje ob pravem trenutku naredili pravilne stvari. To včasih deluje eno leto. Ne deluje strukturno.
Lastništvo procesa pod poročilom je nekaj drugega kot končna odgovornost za rezultat. Pomeni: nekdo za vsako podatkovno točko ve, od kod prihaja, kdo jo vnaša, kdo jo preverja in kaj se zgodi, če se vir spremeni. To je vloga, ki se lahko razlikuje glede na podatkovno točko. Podatki o energiji prihajajo iz oddelka za objekte, podatki o zaposlenih iz kadrovske službe, podatki o verigi iz nabave. Vsak od teh virov potrebuje svojega lastnika, z drugačnim znanjem in drugačno odgovornostjo.
Vprašanje kdo je lastnik kontrole je s tem neposredno povezano. Kontrola ni nekaj, kar samodejno nastane, ko je vzpostavljen proces poročanja. Nekdo mora upravljati pravila, ki določajo, ali je številka pravilna, in ta oseba ni samodejno ista kot tista, ki poročilo sestavi ali podpiše.
Brez določenega lastnika se delo prenaša na tistega, ki je naključno na voljo. Sodelavka, ki je lansko leto priskrbela številko, jo priskrbi tudi letos, ne da bi kdo zapisal, da je to njena naloga. Če zamenja delovno mesto, znanje izgine z njo. Če se spremeni sistematika vira, tega nihče ne opazi, dokler poročilo ni že končano. Kaj storite, če nihče ni lastnik opisuje ta vzorec: ne kot izjemo, temveč kot standardno situacijo v mnogih organizacijah, ki so šele začele s strukturiranimi podatki o trajnosti.
Stroški te praznine niso vidni v enem samem letu poročanja. Postanejo vidni, ko nekdo odide, ko revizija postavi vprašanja, na katera nihče ne zna odgovoriti, ali ko oba oddelka mislita, da je drugi to že uredil.
Del nejasnosti nastane na meji med financami in trajnostjo. Oba oddelka imata interes za številke, oba imata dele potrebnih podatkov, in noben od njiju po definiciji nima pregleda nad celoto. Kako razdeliti lastništvo med finance in trajnost zato ni organizacijska podrobnost, temveč eno prvih vprašanj, ki jih je treba razrešiti, preden postane podatkovna struktura vzdržna.
Pri organizacijah z več entitetami to postane še eno raven bolj zapleteno. Kdo je lastnik definicije podatkovne točke, če jo pet odvisnih podjetij meri malce drugače? Kdo je lastnik definicije podatkovne točke v skupini z več entitetami in kdo je lastnik procesa pod njo v skupini z več entitetami sta vprašanji, ki jih ne rešuje orodje za poročanje, temveč dogovori, ki so utrjeni, preden se sistem vzpostavi. Tudi sama kontrola se s pojavom več entitet spremeni v svoji zapletenosti: kdo je lastnik kontrole v skupini z več entitetami je drugačno vprašanje kot pri enotni organizaciji in zahteva svoj lasten odgovor.
Skušnjava je velika, da se ta vprašanja pustijo ob strani in se kupi orodje, ki generira poročilo. Toda orodje nad procesom brez lastnikov prinese lepša poročila o številkah, ki jih nihče strukturno ne nadzoruje. Vrstni red je obraten: najprej zapisati, kdo je lastnik katere podatkovne točke, kdo pozna vir, kdo upravlja pravilo kakovosti. Šele nato ima orodje kaj graditi.
Data Readiness Scan je zgrajen po tem vrstnem redu. Gre za register podatkovnih točk s sledljivostjo od vira do poročila, z lastništvom in pravili kakovosti za vsako podatkovno točko. Ne gre za orodje za poročanje, ne za izpolnjevalnik vprašalnikov, temveč za register, ki zapisuje, kdo je za kaj odgovoren, tako da tega vprašanja ni treba znova postavljati ob vsakem ciklu poročanja.
Ko je enkrat jasno, kdo je lastnik katerega dela procesa, se pojavi naslednje vprašanje: koliko časa vzame upravljanje tega lastništva in kateri del tega je delo, ki ga po definiciji mora opraviti človek, v primerjavi z delom, ki je ponovljivo in prenosljivo. Delovni skener podjetja FTE TO AI za vsako nalogo izračuna, kateri del dela je mogoče prevzeti z AI, in je logičen naslednji korak, ko je lastništvo nad podatki enkrat zapisano: šele ko je znano, kdo je lastnik česa, lahko postane vidno, kateri del tega lastništva dejansko zahteva človeško delo in kateri del je mogoče strukturno podpreti.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.