Už kiekvieno skaičiaus tvarumo ataskaitoje slypi kontrolė: taisyklė, kuri nustato, ar duomens punktas yra teisingas, prieš jam patenkant toliau. Kažkas turi tą taisyklę valdyti. Kažkas turi patikrinti, ar šaltinis vis dar tinka, ar apibrėžimas dar galioja, ar rezultatas vis dar logiškas. Klausimas „kas turi kontrolės nuosavybę“ skamba techniškai, tačiau praktikoje tai klausimas, kuris dažniausiai lieka neatsakytas.
Kontrolė nėra ataskaitos eilutė ir nėra varnelė kontrolinio sąrašo langelyje. Tai susitarimas, kuriame užfiksuota: šis duomens punktas gaunamas iš to šaltinio, apskaičiuojamas tuo būdu, ir jį patikrina tas asmuo ar ta sistema, prieš jam tampant patikimu. Be tokio susitarimo skaičius yra proceso rezultatas, kurio niekas negali atkurti.
Praktikoje kontrolės dažnai atsiranda atsitiktinai. Kažkas finansų padalinyje įrašo formulę skaičiuoklėje, kažkas tvarumo padalinyje papildo reikšmę, ir po kelių ataskaitinių ciklų niekas nebeprisimena, kodėl kontrolė yra tame konkrečiame taške ar kas ją dar keičia, kai šaltinis pasikeičia. Kontrolė egzistuoja, tačiau nuosavybė virš jos kažkur pakeliui pasimetė.
Finansinių skaičių atveju kontrolės savininkas dažniausiai yra aiškus: kontrolierius, proceso savininkas finansų skyriuje, užfiksuota atsakomybė. Tvarumo duomenų atveju tai retai yra taip sutvarkyta. Duomenys ateina iš kelių skirtingų kampų — energijos suvartojimas iš pastatų administravimo, personalo skaičiai iš personalo skyriaus, tiekimo grandinės informacija iš pirkimų skyriaus — ir kiekvienas kampas turi savo įpročius, susijusius su kontrole, arba visai neturi įpročių.
Tai lemia netolygų pasiskirstymą: kelis duomens punktus griežtai kontroliuojami, nes jie svarbūs ir kitiems tikslams, o didelė dalis kitų juda be pastovios kontrolės. Ataskaita juos visus rodo su vienoda tariama tikrove, tačiau pagrindinė kontrolė smarkiai skiriasi. Grupėje su keliais subjektais šis skirtumas tik didėja: kas turi procesą apačioje grupėje su keliais subjektais yra kitas klausimas nei tas, kas turi kontrolę grupės lygmenyje, ir abu atsakymai gali būti nesuderinami, kai niekas to nepastebi.
Kai niekas neturi kontrolės nuosavybės, kontrolė pakeičiama įpročiu. Skaičius perkeliamas taip, kaip praėjusiais metais, formulė nukopijuojama, šaltinis laikomas teisingu, nes ir praėjusiais metais jis buvo teisingas. Tai veikia iki tol, kol šaltinis pasikeičia — nauja sistema, kitas tiekėjas, pakitęs matavimo vienetas — ir niekas to nepastebi, nes niekas nebuvo atsakingas tai pastebėti.
Pasekmės ne visada matomos pačioje ataskaitoje. Ataskaita atrodo tvarkinga. Problema atsiskleidžia tada, kai užduodamas klausimas: auditorius, priežiūros institucija ar vidaus auditorius pasiteirauja apie skaičiaus kilmę, ir nėra atsakymo, kuris eitų toliau nei „taip sistemoje užrašyta“. Tai momentas, kai nuosavybės nebuvimas tampa matomas, dažniausiai jau per vėlai, kad tai pataisytum tam ataskaitiniam periodui. Ką daryti tokiu momentu — tai kitas klausimas — ką daryti, jei niekas nėra savininkas nagrinėja tai plačiau — tačiau esmė ta, kad problema atsirado dar anksčiau, kontrolės kūrimo metu.
Kontrolės priskyrimas savininkui nėra vardo įrašymas lentelėje. Tai reiškia, kad kažkas turi įgaliojimus ir žinias įvertinti, ar duomens punktas yra teisingas, ką daryti, jei jis neteisingas, ir ką informuoti, jei šaltinis pasikeičia. Grupėse su keliais subjektais prisideda papildomas sluoksnis: ta pati kontrolė subjekto lygmenyje gali būti sutvarkyta kitaip nei grupės lygmenyje, ir kas turi kontrolę grupėje su keliais subjektais tuomet nebūna vienas atsakymas, o pasiskirstymas, kuris gali skirtis pagal duomens punktą.
Paskirstymas tarp finansų ir tvarumo skyrių taip pat svarbus. Finansų skyrius dažnai turi disciplinos su kontrolėmis, tvarumo skyrius dažnai turi žinių apie šaltinį. Abu yra būtini, ir joks iš šių skyrių nepajėgus kontrolės išlaikyti vienas. Kaip šis paskirstymas veikia praktikoje, priklauso nuo to, kaip organizacija paskirsto nuosavybę tarp finansų ir tvarumo skyrių — pasirinkimas, kuris neatsiranda iš šablono, o iš to, kaip duomenys iš tikrųjų juda per organizaciją.
Klausimas, kas turi kontrolės nuosavybę, galiausiai neatsiejamas nuo klausimo, kokios kontrolės duomens punktui iš tikrųjų reikia. Kai kuriems duomens punktams reikia mažai — pastovaus šaltinio, paprastos skaičiavimo taisyklės. Kitiems reikia daug — įverčių, prielaidų, jautrų skaičiavimų, kurie nedidelio pokyčio metu duoda kitokį vaizdą. Organizacija, kuri šio skirtumo nedaro, skiria vienodą arba nepakankamą dėmesį visam, ir tai retai yra tinkamas paskirstymas.
Šio žemėlapio sudarymas — kuri kontrolė priklauso kuriam duomens punktui, ir kas ją prisiima — yra darbas, kuris vyksta prieš kiekvieną ataskaitą ir prieš kiekvieną diskusiją apie automatizavimą. Tik tuomet, kai aišku, kas turi kokią kontrolę ir kuri dalis tos kontrolės yra rutininė, tampa matoma, kurią dalį šio darbo gali perimti dirbtinis intelektas, ir kuri dalis toliau reikalauja vertinimo iš žmogaus, kuris pažįsta šaltinį ir kontekstą. [FTE TO AI darbo skanavimas](/) tai apskaičiuoja pagal kiekvieną užduotį, remdamasis darbu, kaip jis dabar vykdomas, o ne tuo, kaip ataskaitų sistema norėtų, kad jis būtų vykdomas.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.