Kennisbank

Kto jest właścicielem kontroli nad punktem danych dotyczącym zrównoważonego rozwoju

Za każdą liczbą w raporcie dotyczącym zrównoważonego rozwoju stoi kontrola: reguła, która określa, czy punkt danych jest prawidłowy, zanim przejdzie dalej. Ktoś musi tę reguł zarządzać. Ktoś musi sprawdzać, czy źródło wciąż się zgadza, czy definicja wciąż jest aktualna, czy wynik wciąż ma sens. Pytanie "kto jest właścicielem kontroli" brzmi technicznie, ale w praktyce jest to pytanie, które najczęściej pozostaje bez odpowiedzi.

Czym właściwie jest kontrola

Kontrola nie jest linią raportową ani zaznaczeniem na liście kontrolnej. Jest to ustalenie, które określa: ten punkt danych pochodzi z tego źródła, jest obliczany w ten sposób i jest sprawdzany przez tę osobę lub ten system, zanim zostanie uznany za wiarygodny. Bez tego ustalenia liczba jest wynikiem procesu, którego nikt nie jest w stanie zrekonstruować.

W praktyce kontrole powstają często przypadkowo. Ktoś w dziale finansowym umieszcza formułę w arkuszu kalkulacyjnym, ktoś w dziale zrównoważonego rozwoju uzupełnia wartość, a po kilku cyklach raportowania nikt już nie pamięta, dlaczego kontrola znajduje się właśnie w tym miejscu, ani kto ją jeszcze dostosowuje, gdy źródło się zmienia. Kontrola istnieje, ale odpowiedzialność za nią gdzieś po drodze zniknęła.

Dlaczego odpowiedzialność za kontrolę nie powstaje sama

W przypadku danych finansowych właściciel kontroli jest zwykle jasny: kontroler, właściciel procesu w dziale finansowym, ustalona odpowiedzialność. W przypadku danych dotyczących zrównoważonego rozwoju rzadko jest to tak uregulowane. Dane pochodzą z wielu obszarów — zużycie energii z działu facility, dane personalne z HR, informacje o łańcuchu dostaw z zakupów — a każdy obszar ma swoje własne przyzwyczajenia dotyczące kontroli albo nie ma ich wcale.

Prowadzi to do nierównego rozłożenia: kilka punktów danych jest silnie kontrolowanych, ponieważ są ważne również do innych celów, a duża część pozostałych funkcjonuje bez stałej kontroli. Raport przedstawia je wszystkie z taką samą, wydawałoby się, pewnością, podczas gdy leżąca u ich podstaw kontrola znacznie się różni. W przypadku grupy z wieloma podmiotami ta różnica się powiększa: kto jest właścicielem procesu leżącego u podstaw w grupie z wieloma podmiotami to inne pytanie niż to, kto jest właścicielem kontroli na poziomie grupy, a obie odpowiedzi mogą być ze sobą w sprzeczności, bez że ktoś to zauważy.

Co się dzieje, gdy nikt nie jest właścicielem kontroli

Gdy nikt nie jest właścicielem kontroli, kontrolę zastępuje przyzwyczajenie. Liczba jest przejmowana tak jak w zeszłym roku, formuła jest kopiowana, źródło uznaje się za prawidłowe, ponieważ było prawidłowe w zeszłym roku. To działa do momentu, gdy źródło się zmienia — nowy system, inny dostawca, zmieniona jednostka miary — i nikt tego nie zauważa, ponieważ nikt nie był odpowiedzialny za to, aby to zauważyć.

Skutki nie są zawsze widoczne w samym raporcie. Raport wciąż wygląda uporządkowanie. Problem tkwi w tym, co się dzieje przy zapytaniu: audytor, organ nadzoru lub audytor wewnętrzny pyta o pochodzenie liczby, a nie ma odpowiedzi wykraczającej poza "tak to jest w systemie". To jest moment, w którym brak odpowiedzialności staje się widoczny, zwykle zbyt późno, aby coś z tym zrobić w danym okresie raportowania. Co robić w takim momencie to inne pytanie — co robi Pan/Pani, gdy nikt nie jest właścicielem rozwija ten temat dalej — ale istota problemu powstała wcześniej, przy ustanawianiu kontroli.

Przypisanie kontroli nie jest formalnością

Przypisanie kontroli do właściciela nie polega na wpisaniu nazwiska w arkuszu. Oznacza to, że ktoś ma uprawnienia i wiedzę, aby ocenić, czy punkt danych jest prawidłowy, co zrobić, jeśli nie jest, i kogo poinformować, gdy źródło się zmienia. W grupach z wieloma podmiotami dochodzi do tego dodatkowa warstwa: ta sama kontrola może być inaczej zorganizowana na poziomie podmiotu niż na poziomie grupy, a kto jest właścicielem kontroli w grupie z wieloma podmiotami nie jest wtedy jedną odpowiedzią, lecz podziałem, który może się różnić dla każdego punktu danych.

Rolę odgrywa tu również podział między finansami a zrównoważonym rozwojem. Finanse często mają dyscyplinę wokół kontroli, dział zrównoważonego rozwoju często ma wiedzę o źródle. Oba są potrzebne i żaden z tych działów nie może samodzielnie ponosić odpowiedzialności za kontrolę. Sposób, w jaki ten podział działa w praktyce, zależy od tego, jak organizacja dzieli odpowiedzialność między finanse a zrównoważony rozwój — wybór, który nie wynika z szablonu, lecz ze sposobu, w jaki dane faktycznie przepływają przez organizację.

Do czego to prowadzi

Pytanie, kto jest właścicielem kontroli, ostatecznie nie da się oddzielić od pytania, jakiej kontroli dany punkt danych właściwie potrzebuje. Niektóre punkty danych wymagają niewiele — stałego źródła, prostej reguły obliczeniowej. Inne wymagają wiele — szacunków, założeń, wrażliwych obliczeń, które przy niewielkiej zmianie dają inny obraz. Organizacja, która nie robi tego rozróżnienia, poświęca tyle samo lub zbyt mało uwagi wszystkiemu, a to rzadko jest właściwy podział.

Zmapowanie tego — która kontrola należy do którego punktu danych i kto ją przejmuje — to praca, która wyprzedza każde raportowanie i każdą dyskusję o automatyzacji. Tylko wtedy, gdy jasne jest, kto jest właścicielem jakiej kontroli i jaka część tej kontroli jest czynnością rutynową, widoczne staje się, jaką część tej pracy może przejąć AI, a jaka część wciąż wymaga oceny osoby znającej źródło i kontekst. [Skan pracy FTE TO AI](/) wylicza to dla każdego zadania, na podstawie pracy tak, jak jest ona obecnie wykonywana, a nie na podstawie tego, jak chciałby to widzieć system raportowania.