Właściciel definicji, nie tylko liczby

Liczba bez definicji jest opinią

Jeśli zapyta Pan/Pani, kto dostarczył liczbę dotyczącą emisji scope 2, zwykle otrzyma Pan/Pani nazwisko. Jeśli zapyta Pan/Pani, kto ustalił, co wchodzi w skład tej liczby, a co nie — które lokalizacje, jakie źródła energii, jaki okres, jaki współczynnik konwersji — robi się cicho. Liczba ma nadawcę. Definicja stojąca za nią często nie.

To rozróżnienie nie jest wybujałą subtelnością. Punkt danych to więcej niż wartość w komórce. To wartość plus zestaw wyborów: co się wlicza, co się nie wlicza, według jakiego źródła, z jakimi założeniami przy brakujących danych. Osoba, która wprowadza liczbę, nie jest automatycznie osobą, która podjęła te wybory, a tym bardziej osobą, która powinna móc je zmieniać.

Co się dzieje, gdy nikt nie jest właścicielem definicji

Bez wyznaczonego właściciela definicji powstaje stały wzorzec. Osoba najbliższa liczbie — często controller lub pracownik działu zrównoważonego rozwoju pod presją czasu — podejmuje wybór samodzielnie, na miejscu, bez jego zapisania. W kolejnym roku na tym stanowisku jest inna osoba, albo ta sama osoba pamięta to inaczej. Definicja się przesuwa, choć nikt nie podjął decyzji o jej przesunięciu.

Szkoda staje się widoczna dopiero przy porównaniu. Liczba z tego roku obok liczby z zeszłego roku, albo liczba z jednej lokalizacji obok liczby z innej, i pada pytanie: czy to te same definicje? Często odpowiedź nie jest ani tak, ani nie, ale nikt tego nie wie, ponieważ nikt nie uważał odpowiedzi na to pytanie za swoje zadanie.

To inny problem niż kto jest właścicielem procesu, który stoi za tym. Proces dotyczy kroków: kto zbiera, kto sprawdza, kto dostarcza. Definicja dotyczy znaczenia tego, co przepływa przez ten proces. Można mieć nieprzepuszczalny proces wokół punktu danych, którego nikt jednoznacznie nie zdefiniował, i wtedy konsekwentnie przepływa przez niego coś, co nie jest konsekwentne.

Dlaczego to pytanie często nie przypada nikomu

Definicja punktu danych wypada pomiędzy typowe role. Finance zazwyczaj jest właścicielem liczb i kontroli nad nimi, co jest innym pytaniem niż kto jest właścicielem control — kontrola sprawdza, czy wartość została prawidłowo przetworzona, nie czy leżąca u jej podstaw definicja jest właściwa. Sustainability zazwyczaj posiada merytoryczną wiedzę o tym, co dany wskaźnik powinien mierzyć, ale nie zawsze uprawnienia do ustalenia definicji obowiązującej w całej grupie. Obie strony mogą wskazywać na siebie nawzajem, bez poczucia odpowiedzialności za ostateczne zapisanie definicji. To, jak Pan/Pani faktycznie dokona tego podziału, zależy od tego, gdzie znajduje się faktyczna wiedza, a gdzie kompetencja do podejmowania decyzji — podział, który różni się w zależności od organizacji i który jest szerzej omówiony na stronie o podziale własności między finance i sustainability.

W grupie z wieloma podmiotami ta różnica się powiększa, a nie zmniejsza. Spółka matka może ustalić definicję, ale to, czy ta definicja jest tak samo stosowana w spółce zależnej w innym kraju, z innym systemem księgowym i inną lokalną interpretacją tego, co oznacza „personel” czy „obrót”, jest osobnym pytaniem. Ta konkretna komplikacja jest omówiona na stronie o tym, kto jest właścicielem definicji punktu danych w grupie z wieloma podmiotami.

Zapisanie własności to nie biurokracja

Wyznaczenie właściciela definicji dla niektórych organizacji wydaje się dodatkową warstwą administracji nałożoną na proces, który już jest wystarczająco obciążony. Prawda jest odwrotna. Bez tego właściciela każda dyskusja o odbiegającej liczbie staje się dyskusją bez arbitra — każdy ma opinię na to, co dany punkt danych powinien znaczyć, nikt nie ma ostatniego słowa.

Właściciel definicji nie musi być osobą, która zbiera lub wprowadza dane. Rola jest wąska: ta osoba lub funkcja ustala, co dokładnie obejmuje punkt danych, zatwierdza zmiany i jest punktem kontaktowym, gdy dwa działy interpretują liczbę odmiennie. Bez tej roli pytanie, co robić, gdy nikt nie jest właścicielem pozostaje bez odpowiedzi, aż ktoś — audytor, organ nadzoru, inwestor — zada je w momencie, gdy szybka odpowiedź już nie wystarczy.

Zapisywanie zaczyna się od uwidocznienia

Pierwszym krokiem nie jest przypisanie nazwiska do nazwy funkcji, lecz uwidocznienie każdego punktu danych i wyborów, które są w nim skryte. Tylko gdy te wybory są spisane na papierze, istnieje coś, do czego można przypisać własność. Właśnie tu zaczyna się Data Readiness Scan: rejestr dla każdego punktu danych z pochodzeniem, założeniami i miejscem, w którym te wybory zostały podjęte, tak aby własność można było przypisać do czegoś konkretnego, a nie do niejasnej odpowiedzialności.