O proprietário da definição, não apenas do número

Um número sem definição é uma opinião

Se perguntar quem forneceu o número das emissões de âmbito 2, geralmente obtém um nome. Se perguntar quem estabeleceu o que está e o que não está incluído nesse número — que instalações, que fontes de energia, que período, que fator de conversão — o silêncio instala-se. O número tem um remetente. A definição por detrás, muitas vezes não.

Essa distinção não é rebuscada. Um ponto de dados é mais do que um valor numa célula. É um valor mais um conjunto de escolhas: o que conta, o que não conta, segundo que fonte, com que pressupostos em caso de dados em falta. Quem introduz o número não é automaticamente quem fez essas escolhas, e muito menos quem deveria poder alterá-las.

O que acontece quando ninguém detém a definição

Sem um proprietário designado da definição, surge um padrão fixo. A pessoa mais próxima do número — muitas vezes um controller ou um colaborador da sustentabilidade sob pressão de tempo — faz a escolha por conta própria, no momento, sem a registar. No ano seguinte está outra pessoa nesse lugar, ou a mesma pessoa recorda-se de forma diferente. A definição desloca-se sem que ninguém tenha tomado a decisão de a deslocar.

O dano só se torna visível na comparação. Um número deste ano ao lado de um número do ano passado, ou um número de uma instalação ao lado do de outra, e surge a pergunta: são estas as mesmas definições? Muitas vezes a resposta não é sim nem não, mas sim que ninguém sabe, porque ninguém considerou essa pergunta como sendo da sua responsabilidade.

Este é um problema diferente de quem detém o processo subjacente. O processo diz respeito às etapas: quem recolhe, quem verifica, quem entrega. A definição diz respeito ao significado daquilo que percorre esse processo. Pode ter um processo à prova de água em torno de um ponto de dados que ninguém definiu de forma inequívoca, e nesse caso circula de forma consistente algo que não é consistente.

Por que esta questão frequentemente não cabe a ninguém

A definição de um ponto de dados cai entre os papéis habituais. A área financeira geralmente detém os números e o respetivo controlo, o que é uma questão diferente de quem detém o controlo — o controlo verifica se um valor foi processado corretamente, não se a definição subjacente está correta. A área de sustentabilidade geralmente detém o conhecimento substantivo do que um indicador deveria medir, mas nem sempre a autoridade para estabelecer uma definição válida em todo o grupo. Ambas as partes podem apontar uma para a outra sem que nenhuma se sinta responsável pelo registo final. A forma como faz essa divisão depende de onde está o conhecimento factual e onde está a autoridade para decidir — uma divisão que varia de organização para organização e que é desenvolvida com mais detalhe na página sobre a divisão de propriedade entre finance e sustainability.

Num grupo com múltiplas entidades, esta lacuna torna-se maior, não menor. Uma empresa-mãe pode fixar uma definição, mas se essa definição é também aplicada dessa forma numa subsidiária noutro país, com um sistema contabilístico diferente e uma interpretação local diferente do que significa 'pessoal' ou 'volume de negócios', é uma questão distinta. Essa complicação específica é retomada na página sobre quem detém a definição de um ponto de dados dentro de um grupo com múltiplas entidades.

Registar a propriedade não é burocracia

Designar um proprietário para uma definição parece, para algumas organizações, uma camada extra de administração sobre um processo já suficientemente pesado. O contrário é que é verdade. Sem esse proprietário, qualquer discussão sobre um número discrepante torna-se uma discussão sem árbitro — todos têm uma opinião sobre o que o ponto de dados deveria significar, ninguém tem a última palavra.

Um proprietário da definição não precisa de ser quem recolhe ou introduz os dados. O papel é restrito: esta pessoa ou função regista exatamente o que o ponto de dados abrange, aprova alterações, e é o ponto de contacto quando dois departamentos interpretam um número de forma diferente. Sem esse papel, a pergunta sobre o que fazer quando ninguém é proprietário permanece sem resposta até que alguém — um auditor, um regulador, um investidor — faça a pergunta num momento em que uma resposta rápida já não basta.

Registar começa por tornar visível

O primeiro passo não é atribuir um nome a um título de função, mas tornar visível cada ponto de dados e as escolhas que nele estão escondidas. Só quando essas escolhas estão registadas por escrito há algo a que se possa associar a propriedade. É exatamente aí que começa a Data Readiness Scan: um registo por ponto de dados com a origem, os pressupostos e o local onde essas escolhas foram feitas, de modo a que a propriedade possa ser atribuída a algo concreto em vez de a uma responsabilidade vaga.