Ejeren af definitionen, ikke kun af tallet

Et tal uden definition er en mening

Hvis De spørger, hvem der har leveret tallet for scope 2-emissioner, får De som regel et navn. Hvis De spørger, hvem der har fastlagt, hvad der hører med i det tal, og hvad der ikke gør — hvilke lokationer, hvilke energikilder, hvilken periode, hvilken konverteringsfaktor — bliver det stille. Tallet har en afsender. Definitionen bag det har ofte ikke.

Den forskel er ikke spidsfindig. Et datapunkt er mere end en værdi i en celle. Det er en værdi plus et sæt valg: hvad tæller med, hvad tæller ikke med, efter hvilken kilde, med hvilke antagelser ved manglende data. Den, der indtaster tallet, er ikke automatisk den, der har taget de valg, og bestemt ikke den, der burde kunne ændre dem.

Hvad der sker, når ingen ejer definitionen

Uden en udpeget ejer af definitionen opstår et fast mønster. Den person, der står tættest på tallet — ofte en controller eller en medarbejder inden for bæredygtighed med tidspres — tager selv beslutningen, i situationen, uden at nedskrive den. Næste år sidder en anden person i den stilling, eller den samme person husker det anderledes. Definitionen forskyder sig, uden at nogen har taget beslutningen om, at den skulle forskyde sig.

Skaden bliver først synlig ved sammenligning. Et tal fra dette år side om side med et tal fra sidste år, eller et tal fra en lokation side om side med en anden, og spørgsmålet kommer: er dette de samme definitioner? Ofte er svaret ikke ja eller nej, men ingen ved det, fordi ingen betragtede det som sin opgave at besvare det spørgsmål.

Dette er et andet problem end hvem der ejer processen bagved. Processen handler om trinene: hvem indsamler, hvem kontrollerer, hvem leverer. Definitionen handler om betydningen af det, der strømmer gennem den proces. De kan have en vandtæt proces omkring et datapunkt, som ingen entydigt har defineret, og så strømmer der konsekvent noget igennem, som ikke er konsistent.

Hvorfor dette spørgsmål ofte ikke tilfalder nogen

Definitionen af et datapunkt falder mellem de gængse roller. Finance ejer typisk tallene og kontrollen af dem, hvilket er et andet spørgsmål end hvem der ejer kontrollen — kontrol tjekker, om en værdi er behandlet korrekt, ikke om den underliggende definition er korrekt. Sustainability ejer typisk den faglige viden om, hvad en indikator bør måle, men ikke altid beføjelsen til at fastlægge en definition group-wide. Begge parter kan pege på hinanden, uden at nogen af dem føler sig ansvarlig for den endelige nedskrivning. Hvordan De reelt fordeler dette, afhænger af, hvor den faktiske viden ligger, og hvor beslutningskompetencen ligger — en fordeling, der varierer fra organisation til organisation, og som bliver udfoldet nærmere på siden om fordelingen af ejerskab mellem finance og sustainability.

I en gruppe med flere enheder bliver dette hul større, ikke mindre. Et moderselskab kan fastlægge en definition, men om den definition også bliver anvendt på samme måde i et datterselskab i et andet land, med et andet regnskabssystem og en anden lokal tolkning af, hvad 'personale' eller 'omsætning' betyder, er et separat spørgsmål. Den specifikke komplikation genfindes på siden om hvem der ejer definitionen af et datapunkt inden for en gruppe med flere enheder.

At nedskrive ejerskab er ikke bureaukrati

At udpege en ejer for en definition kan for nogle organisationer føles som et ekstra lag administration oven på en proces, der allerede er tung nok. Det omvendte er sandt. Uden den ejer bliver hver diskussion om et afvigende tal en diskussion uden dommer — alle har en mening om, hvad datapunktet bør betyde, ingen har det sidste ord.

En ejer af definitionen behøver ikke være den, der indsamler eller indtaster dataene. Rollen er snæver: denne person eller funktion fastlægger, hvad datapunktet præcist omfatter, godkender ændringer, og er kontaktpunktet, når to afdelinger tolker et tal forskelligt. Uden den rolle bliver spørgsmålet om, hvad De gør, når ingen er ejer ubesvaret, indtil nogen — en revisor, en tilsynsmyndighed, en investor — stiller spørgsmålet på et tidspunkt, hvor et hurtigt svar ikke længere er tilstrækkeligt.

At nedskrive begynder med at synliggøre

Det første skridt er ikke at udpege et navn til en titel, men at synliggøre hvert datapunkt og de valg, der er skjult i det. Først når disse valg står på skrift, er der noget at hæfte ejerskab på. Det er præcis der, Data Readiness Scan begynder: et register per datapunkt med oprindelsen, antagelserne og stedet, hvor disse valg er taget, så ejerskab kan tildeles noget konkret i stedet for en vag ansvarlighed.