Luku kestävyysraportissa tulee jostakin. Energialaskusta, HR-järjestelmästä, laskentataulukosta, jonka joku on perustanut kolme vuotta sitten ja jota nyt täyttää seuraaja, joka ei tiedä, miksi kaava on sellainen kuin se on. Niin kauan kuin joku pystyy vastaamaan tähän kysymykseen, on olemassa omistaja. Sillä hetkellä, kun kukaan ei pysty vastaamaan siihen, syntyy tyhjiö. Ja tyhjiö datapisteessä ei ole tekninen vika, jonka työkalu ratkaisee. Se on organisatorinen tosiasia, joka on ensin tehtävä näkyväksi ennen kuin sille voi tehdä mitään.
Monet organisaatiot huomaavat tämän tyhjiön vasta siinä vaiheessa, kun tilintarkastaja, auditoija tai valvontaviranomainen esittää kysymyksen, johon kukaan ei pysty vastaamaan. Kuka on toimittanut tämän luvun. Mihin lähteeseen se perustuu. Kuka on tarkistanut, että lähde pitää yhä paikkansa. Jos vastaus on "emme muista", omistajuutta ei koskaan ollutkaan. Oli olemassa laskentataulukko, joka toimi, kunnes joku kysyi siitä.
Yksittäisessä organisaatiossa etäisyys datapisteen ja sitä hallinnoivan henkilön välillä on tavallisesti pieni. On yksi talousosasto, yksi controller, yksi henkilö, joka kokoaa scope 2 -luvut. Kun konserni koostuu useista yksiköistä, tilanne muuttuu. Tytäryhtiö toimittaa dataa emoyhtiölle. Yksi divisioona käyttää eri ERP-järjestelmää kuin toinen divisioona. Kaikki toimittavat sen, mitä pyydetään, mutta kenellekään ei ole annettu tehtäväksi valvoa, onko datapisteen määritelmä yhdessä yksikössä sama kuin toisessa. Tämä kysymys käsitellään laajemmin sivulla kuka määrittää datapisteen määritelmän, kun konserni koostuu useista yksiköistä.
Sama kuvio toistuu prosessin tasolla. Kuka valvoo, että lähdejärjestelmän ja raportin luvun väliset vaiheet ovat samat kaikissa yksiköissä, ja kuka puuttuu asiaan, jos ne eivät ole. Tätäkään ei useinkaan osoiteta selkeästi kenellekään; se kasvaa organisaatiorakenteen mukana, kunnes tarvitaan tarkastus ja käy ilmi, ettei kukaan hallitse prosessia kokonaisuutena. Miten tämä vastuu kannattaa jakaa, on kuvattu sivulla kuka hallinnoi datapisteen taustalla olevaa prosessia konsernissa, jossa on useita yksiköitä.
Kontrolli on vaihe, joka tarkistaa, että datapiste on oikein, ei vaihe, joka toimittaa datapisteen. Ero tuntuu hienovaraiselta, mutta juuri siinä omistajuus useimmiten katoaa. Henkilö, joka syöttää luvun, tuntee vastuunsa syöttämisestä. Kukaan ei tunne vastuuta tarkistamisesta. Konsernissa, jossa on useita yksiköitä, tämä ero on vielä suurempi, koska kontrollin pitäisi usein sijaita eri tasolla kuin toimitus. Kuka tekee tästä kontrollista omistajan, ja miksi se on eri kysymys kuin kuka toimittaa datan, on kuvattu sivulla kuka omistaa kontrollin datapisteen yllä konsernissa, jossa on useita yksiköitä.
Erityinen tyhjiön muoto syntyy kahden osaston välille, joilla molemmilla on vaatimus datapisteeseen, mutta joista kummallakaan ei ole täyttä vastuuta. Talousosasto hallinnoi järjestelmiä, joista suuri osa taustadatasta tulee; kestävyysosasto hallinnoi määritelmiä ja raportointilogiikkaa. Näiden kahden aseman välille jäävät datapisteet, joihin kukaan ei kosketa ensimmäisenä. Miten tämä jako kannattaa tehdä, käsitellään sivulla miten omistajuus jaetaan talouden ja kestävyyden välillä.
Jos kukaan ei omista, mitään näkyvää ei tavallisesti tapahdu, kunnes jotain tapahtuu. Lukua ei päivitetä, koska kukaan ei tiennyt, että se pitäisi tehdä. Määritelmä muuttuu yhdessä yksikössä mutta ei toisessa, ja kukaan ei huomaa sitä, kunnes luvut eivät enää täsmää. Laskentataulukon ottaa haltuunsa henkilö, joka ei tunne sen logiikkaa, ja siitä syntyvä virhe jää huomaamatta, kunnes ulkopuolinen taho kysyy siitä. Nämä eivät ole huolimattomuudesta syntyviä poikkeamia. Ne syntyvät siitä, että tehtävän kohdalla ei ole nimeä.
Juuri tästä syystä omistajuuden osoittaminen ei ole sivuseikka raportointiprosessia rakentaessa, vaan ensimmäinen askel. Ennen kuin työkalu hankitaan, ennen kuin dashboard rakennetaan, kysymys "kuka tämän omistaa" on kysymys, joka ratkaisee, pitääkö kaikki sen jälkeinen yhä paikkansa. Työkalu tyhjän omistajuuden päälle tuottaa siistimmän raportin samoista hallitsemattomista luvuista.
Kun omistajuus on selkeästi osoitettu datapisteittäin, prosesseittain ja kontrolleittain, syntyy toinen kysymys: kuinka suuri osa omistajalle päätyvästä työstä on toistuvaa tarpeeksi, että sen voi siirtää eteenpäin. Luvun kokoaminen, lähteen tarkistaminen, rekisterin ylläpitäminen — osa siitä on käsityötä, joka toistuu jatkuvasti. FTE TO AI laskee tehtäväkohtaisesti, kuinka suuren osan tästä työstä tekoäly voi ottaa hoitaakseen, jotta osoittamanne omistaja ei jää jumiin toistoon vaan keskittyy siihen arviointiin, jonka ihmisen on tehtävä.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.