Una cifra in un rapporto di sostenibilità proviene sempre da qualche parte. Da una fattura energetica, da un sistema HR, da un foglio di calcolo che qualcuno ha creato tre anni fa e che ora viene compilato da un successore senza che questo successore sappia perché la formula è così com'è. Finché qualcuno può rispondere a questa domanda, esiste un proprietario. Nel momento in cui nessuno può rispondere a questa domanda, esiste un vuoto. E un vuoto in un punto dati non è un difetto tecnico che uno strumento risolve. È un dato di fatto organizzativo che deve prima diventare visibile prima che si possa fare qualcosa.
Molte organizzazioni scoprono questo vuoto solo nel momento in cui un commercialista, un revisore o un'autorità di controllo pone una domanda a cui nessuno sa rispondere. Chi ha fornito questa cifra. Sulla base di quale fonte. Chi ha verificato se quella fonte è ancora corretta. Se la risposta è "non lo sappiamo più", allora non c'è mai stato un vero proprietario. C'era un foglio di calcolo che funzionava, finché qualcuno non ha fatto domande.
In un'organizzazione a entità singola, la distanza tra un punto dati e la persona che lo gestisce è solitamente piccola. C'è un solo reparto finance, un solo controller, una sola persona che compila le cifre scope 2. Nel momento in cui un gruppo è composto da più entità, questo cambia. Una filiale fornisce dati a una società madre. Una divisione lavora con un sistema ERP diverso rispetto a un'altra divisione. Tutti forniscono ciò che viene richiesto, ma nessuno ha ricevuto l'incarico di sorvegliare se la definizione di un punto dati in un'entità sia la stessa che in un'altra. Questa è una domanda trattata più ampiamente nella pagina su chi determina la definizione di un punto dati quando un gruppo è composto da più entità.
Lo stesso schema si ripete a livello di processo. Chi sorveglia che i passaggi tra il sistema di origine e la cifra del rapporto siano gli stessi per ogni entità, e chi interviene se non lo sono. Anche questo raramente viene assegnato esplicitamente; cresce insieme alla struttura organizzativa, finché non è necessario un controllo e risulta che nessuno ha una visione d'insieme del processo. Come assegnare questa responsabilità è illustrato nella pagina su chi gestisce il processo dietro un punto dati in un gruppo con più entità.
Un controllo è il passaggio che verifica se un punto dati è corretto, non il passaggio che fornisce il punto dati. Questa distinzione può sembrare sottile, ma è precisamente il punto in cui il proprietariato spesso viene a mancare. La persona che inserisce la cifra si sente responsabile dell'inserimento. Nessuno si sente responsabile della verifica. In un gruppo con più entità questa differenza è ancora maggiore, perché il controllo dovrebbe spesso trovarsi a un livello diverso rispetto alla fornitura. Chi rende questo controllo proprietario, e perché questa è una domanda diversa da chi fornisce i dati, è descritto nella pagina su chi possiede il controllo su un punto dati in un gruppo con più entità.
Una variante specifica del vuoto nasce tra due reparti che entrambi hanno una pretesa su un punto dati, ma nessuno dei due ha la piena responsabilità. Finance gestisce i sistemi da cui provengono molti dati sottostanti; sustainability gestisce le definizioni e la logica di rendicontazione. Tra queste due posizioni cadono punti dati che nessuno tocca per primo. Come effettuare questa suddivisione è trattato nella pagina su come suddividere il proprietariato tra finance e sustainability.
Se nessuno è proprietario, di solito non succede nulla di visibile, fino al momento in cui succede qualcosa. Una cifra non viene aggiornata perché nessuno sapeva che dovesse esserlo. Una definizione cambia in un'entità ma non in un'altra, e nessuno se ne accorge finché le cifre non tornano più. Un foglio di calcolo viene ripreso da qualcuno che non conosce la logica sottostante, e l'errore che ne deriva rimane inosservato finché una parte esterna non fa domande. Non si tratta di incidenti che nascono dalla negligenza. Nascono dall'assenza di un nome associato a un compito.
Proprio per questo, assegnare il proprietariato non è un dettaglio secondario nell'impostazione di un processo di rendicontazione, ma il primo passo. Prima di acquistare uno strumento, prima di configurare una dashboard, la domanda "chi è il proprietario di questo" è la domanda che determina se tutto ciò che segue sarà corretto. Uno strumento sopra un proprietariato vuoto produce un rapporto più ordinato sulle stesse cifre non gestite.
Nel momento in cui il proprietariato è chiaramente assegnato, per punto dati, per processo e per controllo, nasce una seconda domanda: quale parte del lavoro che finisce nelle mani di quel proprietario è sufficientemente ripetitiva da poter essere trasferita. Compilare una cifra, verificare una fonte, mantenere un registro — parte di questo è lavoro manuale che continua a ripresentarsi. FTE TO AI calcola per ogni compito quale parte di questo lavoro può essere assunta dall'AI, in modo che il proprietario che avete designato non resti bloccato nella ripetizione ma resti con la valutazione che deve fare un essere umano.
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