Um número num relatório de sustentabilidade vem de algum lado. De uma fatura de energia, de um sistema de RH, de uma folha de cálculo que alguém criou há três anos e que agora é preenchida por um sucessor sem que esse sucessor saiba porque a fórmula é como é. Enquanto alguém conseguir responder a essa pergunta, há um responsável. A partir do momento em que ninguém conseguir responder a essa pergunta, há um vazio. E um vazio num ponto de dados não é uma falha técnica que uma ferramenta resolve. É um facto organizacional que primeiro tem de se tornar visível antes de se poder fazer algo a esse respeito.
Muitas organizações só descobrem esse vazio no momento em que um contabilista, um auditor ou um supervisor faz uma pergunta a que ninguém consegue responder. Quem forneceu este número. Com base em que fonte. Quem verificou se essa fonte ainda está correta. Se a resposta for "já não sabemos", então nunca houve responsabilidade. Havia uma folha de cálculo que funcionava, até que alguém fez uma pergunta sobre ela.
Numa organização única, a distância entre um ponto de dados e a pessoa que o gere é normalmente pequena. Há um departamento financeiro, um controller, uma pessoa que compila os números do scope 2. A partir do momento em que um grupo é composto por várias entidades, isso muda. Uma subsidiária fornece dados a uma empresa-mãe. Uma divisão trabalha com um sistema ERP diferente de outra divisão. Todos fornecem o que é pedido, mas ninguém recebeu a incumbência de garantir que a definição de um ponto de dados numa entidade é a mesma que noutra. Esta é uma questão que é abordada de forma mais aprofundada na página sobre quem determina a definição de um ponto de dados quando um grupo é composto por várias entidades.
Esse mesmo padrão repete-se ao nível do processo. Quem garante que as etapas entre o sistema de origem e o número do relatório são as mesmas em cada entidade, e quem intervém se não for esse o caso. Também isso raramente é atribuído explicitamente; cresce junto com a estrutura organizacional, até ser necessário um controlo e se descobrir que ninguém tem uma visão do processo como um todo. Como essa responsabilidade pode efetivamente ser atribuída está explicado na página sobre quem gere o processo por detrás de um ponto de dados num grupo com várias entidades.
Um control é o passo que verifica se um ponto de dados está correto, não o passo que fornece o ponto de dados. Essa distinção parece subtil, mas é precisamente onde a responsabilidade frequentemente desaparece. A pessoa que introduz o número sente-se responsável por essa introdução. Ninguém se sente responsável pela verificação. Num grupo com várias entidades, essa diferença é ainda maior, porque o controlo deveria muitas vezes situar-se num nível diferente do fornecimento. Quem torna esse controlo responsável, e porque é essa uma questão diferente de quem fornece os dados, está descrito na página sobre quem detém o control sobre um ponto de dados num grupo com várias entidades.
Uma variante específica do vazio surge entre dois departamentos que ambos têm uma pretensão sobre um ponto de dados, mas nenhum dos dois tem a responsabilidade total. O departamento financeiro gere os sistemas de onde provém grande parte dos dados subjacentes; a sustentabilidade gere as definições e a lógica de relato. Entre essas duas posições ficam pontos de dados que ninguém aborda em primeiro lugar. Como essa divisão pode efetivamente ser feita é abordado na página sobre como dividir a responsabilidade entre finance e sustentabilidade.
Se ninguém for responsável, normalmente não acontece nada visível, até ao momento em que algo acontece. Um número não é atualizado porque ninguém sabia que devia ser. Uma definição muda numa entidade mas não noutra, e ninguém repara até os números deixarem de somar. Uma folha de cálculo é assumida por alguém que não conhece a lógica, e o erro que daí resulta permanece inobservado até uma parte externa fazer perguntas sobre ele. Estes não são incidentes que surgem da falta de cuidado. Surgem da ausência de um nome associado a uma tarefa.
É precisamente por isso que atribuir responsabilidade não é um aspeto secundário na criação de um processo de relato, mas sim o primeiro passo. Antes de adquirir uma ferramenta, antes de configurar um painel de controlo, a pergunta "quem é responsável por isto" é a pergunta que determina se tudo o que se segue ainda está correto. Uma ferramenta colocada sobre uma responsabilidade vazia resulta num relatório mais organizado sobre os mesmos números não geridos.
A partir do momento em que a responsabilidade está claramente atribuída, por ponto de dados, por processo e por control, surge uma segunda pergunta: que parte do trabalho que chega a esse responsável é suficientemente repetitiva para ser transferida. A compilação de um número, a verificação de uma fonte, a manutenção de um registo — parte disso é trabalho manual que continua a repetir-se. A FTE TO AI calcula, por tarefa, que parte desse trabalho pode ser assumida por IA, para que o responsável que designou não fique bloqueado na repetição, mas fique com a avaliação que só um humano deve fazer.
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