Ένας αριθμός σε μια έκθεση βιωσιμότητας προέρχεται από κάπου. Από έναν λογαριασμό ενέργειας, ένα σύστημα HR, ένα υπολογιστικό φύλλο που κάποιος δημιούργησε πριν από τρία χρόνια και το οποίο τώρα συμπληρώνεται από έναν διάδοχο χωρίς αυτός να γνωρίζει γιατί ο τύπος είναι όπως είναι. Όσο κάποιος μπορεί να απαντήσει σε αυτή την ερώτηση, υπάρχει ιδιοκτήτης. Τη στιγμή που κανείς δεν μπορεί να απαντήσει σε αυτή την ερώτηση, υπάρχει ένα κενό. Και ένα κενό σε ένα σημείο δεδομένων δεν είναι τεχνικό ελάττωμα που λύνει ένα εργαλείο. Είναι ένα οργανωτικό γεγονός που πρέπει πρώτα να γίνει ορατό προτού μπορεί να αντιμετωπιστεί.
Πολλοί οργανισμοί ανακαλύπτουν αυτό το κενό μόνο τη στιγμή που ένας λογιστής, ένας ελεγκτής ή μια εποπτική αρχή θέτει μια ερώτηση την οποία κανείς δεν μπορεί να απαντήσει. Ποιος παρέδωσε αυτόν τον αριθμό. Με βάση ποια πηγή. Ποιος έλεγξε αν αυτή η πηγή είναι ακόμα σωστή. Αν η απάντηση είναι "δεν το γνωρίζουμε πλέον", τότε δεν υπήρξε ποτέ ιδιοκτησία. Υπήρχε ένα υπολογιστικό φύλλο που λειτουργούσε, μέχρι κάποιος να ρωτήσει σχετικά με αυτό.
Σε έναν μεμονωμένο οργανισμό, η απόσταση μεταξύ ενός σημείου δεδομένων και του ατόμου που το διαχειρίζεται είναι συνήθως μικρή. Υπάρχει ένα τμήμα οικονομικών, ένας ελεγκτής, ένα άτομο που συντάσσει τα στοιχεία scope 2. Τη στιγμή που ένας όμιλος αποτελείται από πολλές οντότητες, αυτό αλλάζει. Μια θυγατρική παραδίδει δεδομένα σε μια μητρική εταιρεία. Ένα τμήμα εργάζεται με διαφορετικό σύστημα ERP από ένα άλλο τμήμα. Όλοι παραδίδουν ό,τι ζητείται, αλλά κανείς δεν έχει λάβει την εντολή να παρακολουθεί αν ο ορισμός ενός σημείου δεδομένων στη μια οντότητα είναι ο ίδιος με αυτόν στην άλλη. Αυτό είναι ένα ζήτημα που εξετάζεται εκτενέστερα στη σελίδα σχετικά με ποιος καθορίζει τον ορισμό ενός σημείου δεδομένων όταν ένας όμιλος αποτελείται από πολλές οντότητες.
Το ίδιο μοτίβο επαναλαμβάνεται στο επίπεδο της διαδικασίας. Ποιος παρακολουθεί ότι τα βήματα μεταξύ του συστήματος πηγής και του αριθμού της έκθεσης είναι τα ίδια σε κάθε οντότητα, και ποιος παρεμβαίνει όταν δεν είναι. Ούτε αυτό ανατίθεται συχνά ρητά· μεγαλώνει μαζί με την οργανωτική δομή, μέχρι να απαιτηθεί έλεγχος και να αποδειχθεί ότι κανείς δεν επιβλέπει τη διαδικασία στο σύνολό της. Πώς μπορεί αυτή η ευθύνη να ανατεθεί σωστά, εξηγείται στη σελίδα σχετικά με ποιος διαχειρίζεται τη διαδικασία πίσω από ένα σημείο δεδομένων σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες.
Ένας έλεγχος είναι το βήμα που επαληθεύει αν ένα σημείο δεδομένων είναι σωστό, όχι το βήμα που παραδίδει το σημείο δεδομένων. Αυτή η διάκριση φαίνεται λεπτή, αλλά είναι ακριβώς εκεί όπου η ιδιοκτησία συχνά χάνεται. Το άτομο που εισάγει τον αριθμό αισθάνεται υπεύθυνο για την εισαγωγή. Κανείς δεν αισθάνεται υπεύθυνος για τον έλεγχο. Σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες, αυτή η διαφορά είναι ακόμα μεγαλύτερη, επειδή ο έλεγχος συχνά θα έπρεπε να βρίσκεται σε διαφορετικό επίπεδο από την παράδοση. Ποιος γίνεται ιδιοκτήτης αυτού του ελέγχου, και γιατί αυτό είναι διαφορετική ερώτηση από το ποιος παραδίδει τα δεδομένα, περιγράφεται στη σελίδα σχετικά με ποιος κατέχει τον έλεγχο ενός σημείου δεδομένων σε έναν όμιλο με πολλές οντότητες.
Μια συγκεκριμένη παραλλαγή του κενού προκύπτει μεταξύ δύο τμημάτων που έχουν και τα δύο μια αξίωση σε ένα σημείο δεδομένων, αλλά κανένα από τα δύο δεν έχει την πλήρη ευθύνη. Τα οικονομικά διαχειρίζονται τα συστήματα από όπου προέρχονται πολλά υποκείμενα δεδομένα· η βιωσιμότητα διαχειρίζεται τους ορισμούς και τη λογική αναφοράς. Ανάμεσα σε αυτές τις δύο θέσεις πέφτουν σημεία δεδομένων που κανείς δεν αγγίζει πρώτος. Πώς μπορεί να γίνει σωστά αυτή η κατανομή, εξετάζεται στη σελίδα σχετικά με πώς να διαμοιράσετε την ιδιοκτησία μεταξύ οικονομικών και βιωσιμότητας.
Όταν κανείς δεν είναι ιδιοκτήτης, συνήθως δεν συμβαίνει τίποτα ορατό, μέχρι τη στιγμή που κάτι συμβαίνει. Ένας αριθμός δεν ενημερώνεται επειδή κανείς δεν γνώριζε ότι έπρεπε. Ένας ορισμός αλλάζει στη μια οντότητα αλλά όχι στην άλλη, και κανείς δεν το προσέχει μέχρι οι αριθμοί να μη συμφωνούν πλέον. Ένα υπολογιστικό φύλλο παραλαμβάνεται από κάποιον που δεν γνωρίζει τη λογική του, και το σφάλμα που προκύπτει από αυτό παραμένει απαρατήρητο μέχρι ένας εξωτερικός φορέας να ρωτήσει σχετικά με αυτό. Αυτά δεν είναι περιστατικά που προκύπτουν από αμέλεια. Προκύπτουν από την απουσία ενός ονόματος σε μια εργασία.
Γι' αυτό ακριβώς, η ανάθεση ιδιοκτησίας δεν είναι δευτερεύον ζήτημα κατά τη δημιουργία μιας διαδικασίας αναφοράς, αλλά το πρώτο βήμα. Προτού αποκτηθεί ένα εργαλείο, προτού δημιουργηθεί ένας πίνακας ελέγχου, η ερώτηση "ποιος είναι ο ιδιοκτήτης αυτού" είναι η ερώτηση που καθορίζει αν όλα τα υπόλοιπα θα είναι σωστά. Ένα εργαλείο πάνω από μια κενή ιδιοκτησία παράγει μια πιο τακτοποιημένη έκθεση για τους ίδιους μη διαχειριζόμενους αριθμούς.
Τη στιγμή που η ιδιοκτησία έχει ανατεθεί με σαφήνεια, ανά σημείο δεδομένων, ανά διαδικασία και ανά έλεγχο, προκύπτει ένα δεύτερο ερώτημα: ποιο μέρος της εργασίας που καταλήγει σε αυτόν τον ιδιοκτήτη είναι αρκετά επαναλαμβανόμενο για να μεταβιβαστεί. Η σύνταξη ενός αριθμού, ο έλεγχος μιας πηγής, η τήρηση ενός μητρώου — ένα μέρος αυτού είναι χειρωνακτική εργασία που συνεχίζει να επαναλαμβάνεται. Το FTE TO AI υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος αυτής της εργασίας μπορεί να αναλάβει η AI, ώστε ο ιδιοκτήτης που έχετε ορίσει να μην κολλάει στην επανάληψη αλλά να παραμένει με την αξιολόγηση που πρέπει να κάνει ένας άνθρωπος.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.