Un control è una regola o un controllo che deve garantire che un punto dati sia corretto: una riconciliazione tra due fonti, un'approvazione prima che una cifra proceda, una verifica su una bandwidth. Sulla carta, il control è descritto in un documento di processo o in un rapporto di audit. Ma un control che nessuno esegue non è un control. È una frase in un documento.
In un gruppo con un'unica entità, questo problema è generalmente contenuto. C'è un solo reparto finance, un solo controller, una sola persona che sa chi guarda cosa. In un gruppo con più entità, questa ovvietà scompare. Ogni entità può avere un proprio sistema contabile, un proprio controller locale, un proprio modo di registrare il consumo energetico o i dati del personale. Il control ideato a livello di gruppo deve essere eseguito separatamente su ogni entità — oppure non viene eseguito affatto.
La proprietà di un control si divide in due parti che non sempre appartengono alla stessa persona. C'è chi ha progettato o approvato il control — spesso a livello di gruppo, dal lato sustainability o finance. E c'è chi esegue effettivamente il control per ogni entità — spesso un controller locale, un manager operativo, qualcuno che aggiorna il foglio di calcolo.
Se questi due ruoli non vengono assegnati esplicitamente, accade qualcosa di prevedibile: il gruppo pensa che il control esista perché è stato progettato, mentre a livello di entità nessuno si sente responsabile della sua esecuzione. È esattamente ciò che descrive cosa fare quando nessuno è proprietario in un gruppo con più entità: la domanda non è solo chi dovrebbe possedere il control, ma cosa va strutturalmente storto quando questa domanda resta senza risposta.
Un modo pratico per assegnare la proprietà non parte dall'entità ma dal punto dati. Per ogni punto dati che ricorre nel reporting — emissioni di CO2 per sede, numero di fte, consumo d'acqua — esiste una catena: una definizione, un processo in cui viene registrato, e un control che deve dimostrare che è corretto. Chi possiede la definizione di un punto dati determina cosa viene esattamente misurato e secondo quale norma. Chi possiede il processo sottostante determina chi registra e fornisce il punto dati. E sopra a questo si pone la domanda chi possiede il control: chi verifica se il risultato di quel processo è plausibile e corretto, e chi ne firma la responsabilità.
In un gruppo con più entità, questo significa che ciascuno di questi tre ruoli può variare per entità, mentre la definizione e il control stesso dovrebbero idealmente essere identici a livello di gruppo. Un control che in un'entità è una riconciliazione manuale e in un'altra è un controllo automatizzato produce dati non comparabili — anche se in entrambe le entità viene chiamato "control sul consumo energetico".
Un control ha valore solo se sa cosa è un risultato accettabile e cosa non lo è. Questo richiede due elementi che spesso restano impliciti. Primo, una risposta a cosa è un valore valido: una bandwidth, un'unità, un formato entro cui una cifra inserita è accettabile. Senza questa norma, un control può solo verificare se qualcosa è stato compilato, non se è corretto. Secondo, un modo per segnalare le deviazioni prima che finiscano nel rapporto finale — come si imposta una deviazione di segnale riguarda le soglie che indicano quando una cifra merita lo sguardo di una persona, invece che ogni control su ogni punto dati riceva la stessa attenzione.
Con più entità, conviene stabilire questi due elementi — valore valido e deviazione di segnale — a livello di gruppo e farli eseguire localmente. Questo evita che ogni entità applichi una propria interpretazione di "normale".
La tentazione, in un gruppo con più entità, è di acquistare un pacchetto software che effettua automaticamente riconciliazioni e segnala deviazioni. Quel pacchetto fa ciò che deve fare solo una volta risolta la domanda sottostante: chi è responsabile di cosa, per punto dati, per entità. Senza quella risposta, uno strumento non organizza nulla — esegue una logica di control su dati di cui nessuno sa esattamente chi vigila.
La proprietà del control non è quindi una domanda a cui si risponde in seguito, durante l'implementazione. È la prima domanda, e quella che determina se tutto ciò che segue si fonda su qualcosa di solido.
Nel momento in cui la proprietà del control per entità e per punto dati è stata definita, emerge anche una visione di ciò che in quel lavoro è ripetibile: la riconciliazione delle cifre, la verifica delle bandwidth, la segnalazione delle deviazioni. Una parte di questi passaggi è sufficientemente definita da poter essere affidata a un computer, un'altra parte richiede una valutazione che deve rimanere a una persona. Lo scan del lavoro di FTE TO AI calcola, per ciascun compito, quale parte di quel lavoro può essere svolta dall'AI, così da chiarire dove l'automazione rafforza il controllo e dove invece rischierebbe di svuotare la proprietà.
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