Num grupo com múltiplas entidades, os dados de sustentabilidade são geralmente recolhidos por unidade, por país ou por unidade de negócio. Alguém na unidade preenche uma folha de cálculo, envia-a para a sede, e aí tudo é agregado num relatório. Esse processo funciona, até algo correr mal. Então verifica-se que ninguém sabe exatamente quem era responsável pelo passo intermédio: a conversão de leituras brutas de contadores num fator de emissão, a escolha de a que ano fiscal um número pertence, a correção de uma contagem duplicada entre duas entidades.
A pergunta "quem é o proprietário deste processo" é diferente da pergunta "quem fornece este número". A entrega é visível: alguém envia um ficheiro. A propriedade do processo é invisível, até faltar. Quem decide qual definição é válida quando duas entidades seguem uma abordagem diferente? Quem sinaliza que um valor está fora do intervalo esperado antes de este chegar ao relatório? Quem pode ser contactado quando um auditor pergunta como um número foi construído?
Com uma única entidade, há geralmente uma pessoa que tem uma visão geral de tudo, mesmo que essa visão seja informal. Com múltiplas entidades, essa cobertura informal desaparece. Cada unidade tem a sua própria forma de trabalhar, os seus próprios sistemas, as suas próprias pessoas que sempre fizeram assim. A sede vê o resultado final, não o processo por detrás dele. Sem uma atribuição explícita de propriedade, surge um grupo onde todos pensam que outra pessoa vigia a ponte entre os dados brutos e o número reportado.
Isto acontece em vários níveis simultaneamente. Há a questão de quem é o proprietário da definição de um ponto de dados: que entidade determina exatamente o que significa "consumo do âmbito 2" quando o fornecedor de energia varia por país. Há a questão de quem é o proprietário do controlo: quem verifica que um valor foi aprovado antes de avançar. E há a questão subjacente que este artigo aborda: quem é o proprietário do processo em si, desde o sistema de origem até à linha do relatório.
Sem proprietário, o processo torna-se um conjunto de hábitos. Alguém ajusta uma fórmula numa folha de cálculo porque parecia mais conveniente, e ninguém verifica se esse ajuste também foi aplicado noutro lugar. Uma unidade muda de sistema de contabilidade e a nova exportação tem uma ordem de colunas diferente, o que ninguém nota até os números deixarem de somar. Um novo colaborador assume o relatório e segue as instruções de um predecessor que entretanto saiu, sem saber por que motivo um determinado passo está configurado assim.
As consequências geralmente só se tornam visíveis quando há um olhar externo: numa auditoria, numa pergunta de uma entidade reguladora, na primeira vez que um número precisa de ser fundamentado. Aí verifica-se que ninguém consegue reconstruir como um número surgiu, porque ninguém tinha essa responsabilidade formalmente. Este é precisamente o tema de o que fazer quando ninguém é proprietário num grupo com múltiplas entidades: não uma questão de culpa, mas um vazio estrutural criado pelo crescimento, por fusões ou simplesmente pelo tempo.
É tentador resolver este problema com um organograma: um nome ao lado de um departamento. Isso não funciona, porque o processo subjacente aos dados de sustentabilidade não consiste num único passo. Há o registo na origem, a conversão para uma unidade ou fator, a verificação de valores válidos, a agregação entre entidades, e o registo final no relatório. Cada passo pode ter um proprietário diferente, desde que isso esteja explicitamente definido e não seja apenas presumido.
O que ajuda nisto não é uma divisão de tarefas vaga, mas um registo concreto: por ponto de dados, a pergunta de quem gere a fonte, quem executa a conversão, quem aprova o resultado. A isso pertence também a pergunta do que constitui um valor válido, pois sem uma definição partilhada de o que é um valor válido, nenhum proprietário pode verificar se um número está correto antes de este avançar. E sem uma forma de sinalizar valores que se desviam, como descrito em como configurar um desvio de sinal, o controlo continua dependente de quem, por acaso, ainda revê o número.
Uma vez atribuída a propriedade do processo, por ponto de dados e por passo, surge um tipo diferente de perceção: exatamente quem executa cada ação, com que frequência, e com base em que fonte. Essa visão global torna possível uma pergunta subsequente que vai além de quem é responsável, nomeadamente que parte desse trabalho pode depois ser assumida pela automação. O scan de trabalho da FTE TO AI calcula, por tarefa, que parte do trabalho pode ser assumida por IA, partindo das tarefas conforme se tornaram visíveis após a atribuição de propriedade. Sem essa atribuição, não há tarefa para analisar, apenas um processo que ninguém consegue explicar.
A Data Readiness Scan, que mapeia o registo de pontos de dados, a linhagem por ponto de dados e a propriedade, está atualmente a ser construída. Quem quiser entrar na lista de espera para ter acesso quando o scan estiver disponível pode inscrever-se. Não há atualmente nenhuma ferramenta para encomendar, mas há um lugar para ser o primeiro a ser notificado quando estiver pronta.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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