Quando os dados de sustentabilidade estão dispersos por sistemas, planilhas e e-mails soltos, o primeiro impulso costuma ser: certamente existe uma ferramenta que resolve isso. Esse impulso é compreensível. Uma ferramenta parece progresso, enquanto organizar um processo parece lento e administrativo. Ainda assim, a ordem em que estas duas etapas são executadas determina em grande medida se a aquisição de uma ferramenta traz algum resultado ou apenas custa dinheiro.
Uma ferramenta processa, exibe e reporta dados. Ela não determina quais dados existem, de onde vêm, quem é responsável por eles e quais regras de qualidade se aplicam. Essas questões antecedem o processo. Se ninguém as respondeu antes da aquisição de uma ferramenta, a ferramenta terá de improvisar a resposta, ou pior, assumir que a resposta já existe.
Quando uma ferramenta é colocada acima de um processo desorganizado, surge um padrão específico. A ferramenta recebe dados dos quais já ninguém sabe exatamente de qual sistema vieram, quem ajustou os números ou qual definição foi usada. A ferramenta em si funciona perfeitamente; o problema está no que entra nela. O resultado é um relatório com aparência cuidada, enquanto os números subjacentes são tão pouco confiáveis quanto antes da aquisição. Quem quiser saber quanto isso custa encontra uma análise em o que custa uma ferramenta acima de um processo desorganizado e em o que custa a ordem errada entre ferramenta e processo. Ambas descrevem de onde vêm os custos: não da licença, mas de ter de investigar novamente coisas que já haviam sido apuradas, só que nunca registradas.
Organizar o processo significa: registrar quais pontos de dados são necessários, onde cada ponto de dados se origina, por quais sistemas e planilhas ele passa até chegar ao relatório, quem é o proprietário de cada ponto de dados e qual regra determina se um valor é confiável. Esse trabalho exige tempo, mas produz algo independente de qual ferramenta você venha a escolher. Um registro de pontos de dados com rastreabilidade (lineage) e propriedade definida continua utilizável, mesmo que você troque de fornecedor de software. Uma ferramenta sem esse registro tem de descobrir novamente, a cada troca, o que a ferramenta anterior aparentemente já havia resolvido, quando na realidade isso nunca foi registrado.
Esta é também a razão pela qual os requisitos funcionais de uma ferramenta não vêm de um folheto, mas do seu próprio processo. Só quando estiver claro quais pontos de dados você tem, de onde vêm e quem decide sobre eles, torna-se visível quais requisitos uma ferramenta realmente precisa cumprir. Mais sobre isso em quais requisitos funcionais vêm do seu próprio processo, e o lado do custo disso em o que custa quando os requisitos funcionais não vêm do seu processo.
Organizar o processo não impede que você escolha a ferramenta errada, mas evita que você escolha uma ferramenta com base numa demonstração em vez de com base no que os seus dados realmente exigem. Selecionar uma ferramenta sem esse fundamento significa escolher por intuição, por conversa de venda, pelo que os concorrentes usam. Como fazer isso de forma ordenada está detalhado em como escolher uma ferramenta sem arrependimentos depois, com o outro lado em o que custa em arrependimento a ordem errada entre ferramenta e processo.
Um processo organizado não garante um relatório perfeito nem uma auditoria sem problemas. Mas traz algo concreto: um registro em que cada ponto de dados pode ser rastreado até a sua origem, um proprietário identificável por ponto de dados e regras de qualidade acordadas de antemão em vez de inventadas depois. Essa é a base sobre a qual uma ferramenta pode fazer um trabalho útil, em vez de uma base que a própria ferramenta deveria ter estabelecido.
A análise (scan) que detalha isso existe como um registro de pontos de dados com rastreabilidade source-to-report por ponto de dados, propriedade e regras de qualidade: os dados por trás do relatório, não o relatório em si. Esta ferramenta está em construção. Quem já quiser começar com isso pode inscrever-se na lista de espera; nada é vendido que ainda não exista.
Uma vez que o processo esteja definido e esteja claro quais pontos de dados vêm de onde e quem é responsável por eles, surge uma pergunta subsequente: quanto desse trabalho, como copiar dados de fontes, verificar regras de qualidade ou compilar a rastreabilidade, pode ser transferido para a IA, e quanto ainda exige um ser humano que avalia e decide. A FTE TO AI calcula isso por tarefa com uma análise de trabalho (werkscan), que indica precisamente qual parte do trabalho pode ser assumida pela IA e qual parte não pode. Para os dados de sustentabilidade, isso é uma continuação lógica da organização do processo: primeiro saber o que precisa ser feito, só depois decidir quem ou o quê o executa.
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