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Escolher uma ferramenta sem arrependimento começa pela ordem

A pergunta que é feita demasiado cedo

Quem quer escolher uma ferramenta coloca geralmente primeiro a pergunta errada. Não "que ferramenta se adequa a nós", mas "o que é que essa ferramenta deve efetivamente ser capaz de fazer, dado como os nossos dados atualmente circulam". Essa segunda resposta muitas vezes ainda não existe no momento em que a primeira pergunta é feita. Nessa altura há uma lista de fornecedores, algumas demonstrações, talvez um relatório de consultoria sobre líderes de mercado. Não há resposta à pergunta de que ponto de dados provém de que sistema, quem é responsável por isso, e que regras de qualidade lhe deveriam ser aplicadas.

A ordem que evita arrependimentos é fácil de formular e difícil de seguir, porque a pressão para comprar algo é geralmente maior do que a calma para primeiro fazer um levantamento. Primeiro o registo de pontos de dados, a rastreabilidade da origem até ao relatório, a titularidade por ponto de dados. Só depois a ferramenta, e então como resposta a exigências que resultam desse registo. Que exigências funcionais resultam do seu próprio processo não é, portanto, uma pergunta que um fornecedor responde por si, mas uma pergunta que já deve ter respondido antes de falar com um fornecedor.

O que custa a ordem inversa

Uma ferramenta comprada antes de o processo estar definido é configurada com base em suposições. A equipa de implementação do fornecedor pergunta sobre fluxos de dados que ninguém consegue reconstruir com exatidão, e a resposta é então preenchida com base no que provavelmente está certo. Essas suposições não desaparecem, tornam-se parte da configuração. O resultado é uma ferramenta que funciona, no sentido de que produz relatórios, mas esses relatórios apoiam-se nas mesmas pontas soltas de antes — agora apenas escondidas atrás de uma interface que inspira confiança.

Os custos dessa ordem inversa não são apenas a licença. É o tempo que leva a descobrir, um ano depois, que um número-chave foi construído incorretamente, e a resolver isso num sistema que não foi construído para facilitar essa investigação. O que custa uma ferramenta acima de um processo desorganizado depende de quantos pontos de dados existem, quantos sistemas estão envolvidos e quanto tempo passa sem ser notado — mas o custo é real, mesmo que só se torne visível tarde.

Por que isto não é uma questão de preferência

É tentador ver a ordem como uma questão de abordagem, em que uma organização prefere primeiro testar uma ferramenta e outra prefere primeiro investigar. Não é isso. Uma ferramenta só pode cumprir bem as exigências funcionais se essas exigências existirem antes de a ferramenta ser escolhida. Sem um registo de pontos de dados não há exigências, apenas desejos — mais rápido, mais organizado, menos Excel. Desejos não são critérios de seleção, são impressões de ambiente. Um fornecedor que corresponde a impressões de ambiente corresponde a algo diferente daquilo de que a organização precisará seis meses depois.

Primeiro comprar uma ferramenta ou primeiro organizar o processo não é, por isso, uma pergunta com duas respostas equivalentes. É uma pergunta com uma ordem determinada pela natureza do problema: dados que não foram mapeados não podem ser transmitidos como exigência a um pacote. Isto aplica-se a qualquer organização, independentemente do setor ou dimensão, embora a dimensão do trabalho de investigação varie. Numa organização onde os dados de sustentabilidade na construção estão dispersos por administrações de projetos, subcontratados e folhas de cálculo isoladas, esse trabalho de investigação é maior do que numa organização com alguns sistemas centrais. Mas a ordem não muda: primeiro ver onde estão os dados e quem é responsável por eles, só depois uma ferramenta que se ajuste a isso.

Arrependimento é geralmente adiamento, não uma escolha errada

O arrependimento após a compra de uma ferramenta é muitas vezes descrito como uma escolha errada entre fornecedores. Geralmente é outra coisa: é o arrependimento de uma organização que deslocou um problema em vez de o resolver. A ferramenta funciona exatamente como foi comprada, e esse é o problema — funciona com base numa configuração que nunca foi confrontada com os fluxos de dados reais. Como escolher uma ferramenta sem arrependimento não depende então de uma lista de finalistas mais longa ou de um processo de demonstração mais extenso, mas da resposta a uma pergunta que precede a compra: existe um registo de pontos de dados, rastreabilidade e titularidade contra o qual a ferramenta possa ser testada. Sem esse registo, cada escolha é uma aposta com uma boa aparência.

A ponte para o trabalho em si

Escolher uma ferramenta com base num processo bem organizado é um passo. O outro passo é saber que parte do trabalho dentro disso deve continuar a ser feita por pessoas e que parte pode ser assumida pela automação, sem que a fiabilidade dos números seja afetada. Essa pergunta está fora do âmbito de um registo de pontos de dados, mas resulta logicamente dele: só quando estiver claro quais são as tarefas — recolher dados, validar, rastrear até à origem, elaborar relatórios — é que se pode determinar, tarefa a tarefa, que parte pode ser deixada à IA. A werkscan (análise de tarefas) da FTE TO AI calcula isso tarefa a tarefa, como passo seguinte depois de os dados e o processo estarem organizados.