Wanneer duurzaamheidsdata over systemen, spreadsheets en losse e-mails verspreid ligt, is de eerste opwelling vaak: er is zeker een tool die dit oplost. Die opwelling is begrijpelijk. Een tool voelt als vooruitgang, terwijl het inrichten van een proces traag en administratief aanvoelt. Toch bepaalt de volgorde waarin u deze twee stappen zet in grote mate of de aanschaf van een tool iets oplevert of alleen geld kost.
Een tool verwerkt, toont en rapporteert data. Hij bepaalt niet welke data er is, waar die vandaan komt, wie er verantwoordelijk voor is en welke kwaliteitsregels erop van toepassing zijn. Die vragen liggen aan het proces vooraf. Als niemand ze heeft beantwoord voordat een tool wordt aangeschaft, moet de tool het antwoord improviseren, of erger, aannemen dat het antwoord er al is.
Wanneer een tool boven een ongeorganiseerd proces wordt gezet, ontstaat een specifiek patroon. De tool krijgt data aangeleverd waarvan niemand meer precies weet uit welk systeem die komt, wie de cijfers heeft aangepast, of welke definitie is gebruikt. De tool zelf functioneert prima; het probleem zit in wat erin gaat. Het resultaat is een rapport dat er verzorgd uitziet, terwijl de onderliggende cijfers net zo onbetrouwbaar zijn als voor de aanschaf. Wie wil weten hoe duur dat wordt, vindt een uitwerking in wat kost een tool boven een ongeorganiseerd proces en in wat de verkeerde volgorde tussen tool en proces kost. Beide beschrijven waar de kosten vandaan komen: niet uit de licentie, maar uit het opnieuw moeten uitzoeken van dingen die al eens waren uitgezocht, alleen niet vastgelegd.
Het proces inrichten betekent: vastleggen welke datapunten nodig zijn, waar elk datapunt ontstaat, via welke systemen en spreadsheets het naar het rapport loopt, wie eigenaar is van elk datapunt en welke regel bepaalt of een waarde geloofwaardig is. Dat werk kost tijd, maar het levert iets op dat onafhankelijk is van welke tool u uiteindelijk kiest. Een datapuntregister met lineage en eigenaarschap blijft bruikbaar, ook als u van softwareleverancier wisselt. Een tool zonder dat register moet bij elke wisseling opnieuw uitzoeken wat de vorige tool blijkbaar al had opgelost, terwijl dat in werkelijkheid nooit is vastgelegd.
Dit is ook de reden dat functionele eisen aan een tool niet uit een brochure komen, maar uit uw eigen proces. Pas wanneer duidelijk is welke datapunten u heeft, waar ze vandaan komen en wie erover beslist, wordt zichtbaar welke eisen een tool werkelijk moet vervullen. Meer daarover staat in welke functionele eisen uit uw eigen proces komen, en in de kostenkant daarvan in wat het kost als functionele eisen niet uit uw proces komen.
Het inrichten van het proces voorkomt niet dat u de verkeerde tool kiest, maar het voorkomt dat u een tool kiest op basis van een demo in plaats van op basis van wat uw data daadwerkelijk vraagt. Een tool selecteren zonder dat fundament betekent kiezen op gevoel, op verkoopgesprek, op wat concurrenten gebruiken. Hoe u dat wel ordentelijk doet, staat uitgewerkt in hoe u een tool kiest zonder spijt achteraf, met de keerzijde in wat de verkeerde volgorde bij tool en proces kost aan spijt.
Een ingericht proces garandeert geen perfect rapport en geen probleemloze audit. Het levert wel iets concreets op: een register waarin elk datapunt te herleiden is tot zijn bron, een aanwijsbare eigenaar per datapunt en kwaliteitsregels die vooraf zijn afgesproken in plaats van achteraf verzonnen. Dat is de basis waarop een tool zinvol werk kan doen, in plaats van een basis die de tool zelf had moeten leggen.
De scan die dit uitwerkt, bestaat als datapuntregister met source-to-report lineage per datapunt, eigenaarschap en kwaliteitsregels: de data onder het rapport, niet het rapport zelf. Deze tool is in aanbouw. Wie hier nu al mee aan de slag wil, kan zich aanmelden voor de wachtlijst; er wordt niets verkocht dat nog niet bestaat.
Zodra het proces staat en duidelijk is welke datapunten waar vandaan komen en wie ervoor verantwoordelijk is, ontstaat een vervolgvraag: hoeveel van dat werk, zoals het overtypen van bronnen, het controleren van kwaliteitsregels of het samenstellen van lineage, is over te dragen aan AI en hoeveel vraagt nog altijd een mens die beoordeelt en beslist. FTE TO AI rekent dat per taak uit met een werkscan, die precies aangeeft welk deel van het werk door AI over te nemen is en welk deel niet. Voor duurzaamheidsdata is dat een logisch vervolg op het inrichten van het proces: eerst weten wat er moet gebeuren, dan pas beslissen wie of wat het uitvoert.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.