Uma ferramenta é frequentemente comprada como primeiro passo: há pressão, há um prazo, há um fornecedor com uma demonstração convincente. A pergunta que raramente se faz nesse momento: já existe algo sobre o qual esta ferramenta possa ser colocada? Uma ferramenta não organiza nada por si própria. Mostra, calcula e estrutura o que lhe é introduzido. Se os dados subjacentes não estiverem registados — nenhum registo de pontos de dados, nenhuma origem documentada, nenhum proprietário designado por indicador — então obtém uma ferramenta que apresenta de forma organizada aquilo que, na prática, continua a ser um conjunto de folhas de cálculo soltas e pressupostos avulsos.
A ferramenta em si funciona, normalmente, sem problemas. O problema está no que lhe é introduzido. Um painel que apresenta o consumo de energia por instalação é tão bom quanto os dados que recebe. Se ninguém tiver registado qual o departamento que fornece esses números, com que ficheiros de origem, segundo que regra de cálculo, então a ferramenta preenche uma lacuna com uma estimativa, uma associação incorreta, ou um número que um colega introduziu uma vez, há três anos, e que nunca mais foi atualizado. A ferramenta não sinaliza isso por si própria. Simplesmente continua a calcular.
Os custos dessa ordem inversa não se traduzem num único número, e é precisamente esse o ponto: são difusos e dispersos. Tempo gasto novamente a apurar de onde vem um número, depois de já estar na ferramenta. Discussões entre finanças e sustentabilidade sobre quem forneceu qual número. Um controller que, na primeira verificação externa, tem de admitir que a origem de um indicador-chave não pode ser reconstituída. Uma implementação que é refeita, parcial ou totalmente, porque a estrutura de dados não estava preparada para tal. Em esta página a questão central em si está desenvolvida com mais detalhe: que ordem é lógica e por que motivo é precisamente essa.
Uma ferramenta é escolhida com base na funcionalidade: consegue tratar os pontos de dados corretos, está alinhada com a norma de reporte correta, a estrutura de reporte é suficientemente flexível para o que ainda vai mudar. Esses requisitos não podem ser formulados em abstrato. Decorrem daquilo que já existe em termos de dados, de quem gere esses dados e de quais são as lacunas existentes. Sem essa visão de conjunto, a ferramenta é escolhida com base no que o fornecedor mostra numa demonstração, não com base no que a sua organização precisa. Quais os requisitos funcionais que efetivamente decorrem da sua própria situação está explicado em esta página sobre requisitos funcionais decorrentes do próprio processo.
A ordem inversa — primeiro a ferramenta, depois o processo — leva a uma segunda aquisição, a uma migração, ou a uma ferramenta que é permanentemente complementada pelas folhas de cálculo que deveria ter substituído. Quem entra nessa espiral constata que a ferramenta não resolve o problema que deveria resolver: dados não fiáveis, não localizáveis ou não geridos. Apenas transfere o problema para uma interface mais bonita.
Organizar antecipadamente não é um exercício burocrático. É um registo: quais os pontos de dados necessários para o reporte, de onde provêm, através de que sistemas ou folhas de cálculo se movem até ao número final, quem é responsável pela sua exatidão, e que regra de qualidade se aplica para sinalizar um erro a tempo. Esse registo existe independentemente da ferramenta que venha a ser colocada por cima. É a base sobre a qual uma ferramenta funciona, independentemente do fornecedor escolhido.
Para evitar que o segundo erro seja igual ao primeiro, é útil saber como escolher efetivamente uma ferramenta sem arrependimentos: que passos isso implica está descrito em esta página sobre a seleção de ferramentas sem arrependimentos. Para organizações em setores específicos, é também útil ver concretamente de onde vêm os dados de sustentabilidade: na construção, esses dados encontram-se frequentemente dispersos por administrações de projeto e subcontratados, como descrito em esta página sobre dados de sustentabilidade na construção, e no setor das instalações essa distribuição é diferente, como explicado em esta página sobre dados de sustentabilidade no setor das instalações.
O Data Readiness Scan estabelece esse registo antes de se falar de qualquer ferramenta: por ponto de dados, a origem, o proprietário e a regra de qualidade. Não é um relatório, nem um questionário preenchido, mas a estrutura sobre a qual um relatório ou questionário pode, mais tarde, apoiar-se. A ferramenta está em desenvolvimento; quem tiver interesse pode inscrever-se na lista de espera.
A partir do momento em que fica claro quais os pontos de dados existentes, de onde provêm e quem os gere, surge também uma visão mais precisa do trabalho em torno deles: quem recolhe, quem verifica, quem regista. Esse trabalho não é igualmente adequado à automatização em todos os casos. O scan de trabalho da FTE TO AI calcula, por tarefa, que parte pode efetivamente ser assumida pela IA, com base no que essa tarefa exatamente implica e não numa estimativa genérica sobre o setor.
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