Quando os dados de sustentabilidade estão dispersos por sistemas ERP, faturas de energia, ficheiros de RH e folhas de cálculo isoladas, o primeiro reflexo é muitas vezes: qual ferramenta resolve isto. Essa pergunta parece prática, mas salta o passo que determina se uma ferramenta resolve algo ou apenas o deslocaliza. Uma ferramenta trabalha com o que lhe é introduzido. Se ninguém registou qual o ponto de dados que vem de qual fonte, quem é responsável por ele e quais as regras de qualidade aplicáveis, então a ferramenta importa essa falta de clareza tal e qual. O ecrã fica mais organizado, os números subjacentes não.
Os custos de comprar primeiro e só depois organizar não são sempre imediatamente visíveis, mas são previsíveis. Uma ferramenta adquirida antes de existir o registo de pontos de dados terá de ser reconfigurada mais tarde com base em conhecimentos que, na realidade, deveriam ter vindo primeiro: que campos existem, quem os fornece, onde estão os pontos de rutura na linhagem entre a fonte e a linha do relatório. Essa reconfiguração custa tempo, e entretanto a organização continua a trabalhar com números cuja origem exata ninguém consegue afirmar com certeza. Em o que uma ferramenta acima de um processo desorganizado realmente custa, esse mecanismo está desenvolvido em mais detalhe: não se trata de uma escolha errada, mas de uma ferramenta que assume um problema em vez de o resolver.
Existe ainda um segundo custo, que tem menos a ver com dinheiro e mais com confiança. Uma vez que uma ferramenta de reporte está em uso, surge a impressão de que o lado dos dados está resolvido. As perguntas sobre origem e propriedade deixam então de ser feitas, porque o sistema parece respondê-las. É precisamente esse o risco: um relatório com bom aspeto sobre números que ninguém consegue fundamentar quando um auditor ou regulador questiona mais a fundo.
A razão pela qual organizar primeiro o processo e só depois escolher uma ferramenta funciona é simples. Se o registo de pontos de dados existir primeiro — com fonte, proprietário e regra de qualidade por ponto de dados — então já sabe, antes da aquisição, o que uma ferramenta deve conseguir fazer. Avalia uma ferramenta com base na sua própria situação, não com base numa demonstração construída em torno de um exemplo genérico. Quais as ligações necessárias, quais os campos que devem ser obrigatórios, quem pode alterar que ecrã: tudo isso decorre do trabalho já realizado antes de qualquer fornecedor entrar em cena. Mais informação sobre isto encontra-se na página sobre quais os requisitos funcionais que decorrem do seu próprio processo antes de selecionar uma ferramenta.
Esta ordem também evita um erro comum na própria seleção. Sem uma visão clara dos próprios fluxos de dados, uma ferramenta é muitas vezes escolhida com base em funcionalidades que parecem impressionantes, sem que ninguém possa verificar se essas funcionalidades se ajustam ao próprio cenário de sistemas e folhas de cálculo. A forma como essa verificação deve ser feita está descrita na página sobre como escolher uma ferramenta sem se arrepender posteriormente da aquisição. O essencial é sempre o mesmo: primeiro saber o que tem, só depois escolher o que precisa para isso.
Os locais onde surgem os dados de sustentabilidade variam muito de setor para setor, o que torna difícil selecionar, sem inventário próprio, uma ferramenta que se adeque a todos. Na construção, os números relevantes encontram-se frequentemente dispersos por administrações de projeto, compras de materiais e relatórios de subcontratados, como se pode ler na página sobre onde se encontram exatamente os dados de sustentabilidade no setor da construção. No setor das instalações, as fontes são muitas vezes diferentes, por exemplo em ordens de serviço, dados de veículos e consumo de energia por localização, tal como desenvolvido na página sobre onde se encontram os dados de sustentabilidade no setor das instalações. Quem não mapeia primeiro estas fontes corre o risco de escolher uma ferramenta configurada para um tipo de cenário de dados diferente do seu.
A pergunta sobre se deve primeiro comprar uma ferramenta ou primeiro organizar o processo é, na realidade, uma única pergunta vista de dois lados. Em ambos os casos surge a mesma resposta: sem visão sobre onde os dados surgem, quem é responsável por eles e quais as regras que determinam a qualidade, qualquer ferramenta é uma aposta. É precisamente aqui que um registo de pontos de dados com linhagem source-to-report, propriedade e regras de qualidade por ponto de dados faz a diferença — não como substituto de uma ferramenta, mas como a base sobre a qual uma escolha de ferramenta só então pode ser feita de forma responsável.
Uma vez claro que dados existem e de onde devem vir, surge uma pergunta seguinte: quanto do trabalho de recolher, verificar e estruturar esses dados pode ser deixado a apoio automatizado. A werkscan da FTE TO AI calcula, por tarefa, que parte pode ser assumida pela IA, tornando visível onde as pessoas continuam a ser necessárias e onde o trabalho repetitivo pode ser retirado das mãos. Essa análise encaixa no momento em que o processo já está organizado: torna-se então visível não só o que precisa de ser feito, mas também quem ou o que o pode fazer melhor.
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