Kun kestävyysdata on hajallaan järjestelmissä, laskentataulukoissa ja irrallisissa sähköposteissa, ensimmäinen mielijohde on usein: on varmasti työkalu, joka ratkaisee tämän. Se mielijohde on ymmärrettävä. Työkalu tuntuu edistykseltä, kun prosessin järjestäminen tuntuu hitaalta ja hallinnolliselta. Silti se järjestys, jossa nämä kaksi askelta otetaan, ratkaisee suurelta osin sen, tuottaako työkalun hankinta jotain vai maksaako se vain rahaa.
Työkalu käsittelee, näyttää ja raportoi dataa. Se ei määrittele, mitä dataa on olemassa, mistä se tulee, kuka siitä vastaa ja mitä laatusääntöjä siihen sovelletaan. Näihin kysymyksiin vastataan prosessissa, joka edeltää työkalua. Jos kukaan ei ole vastannut niihin ennen työkalun hankintaa, työkalun on improvisoitava vastaus, tai pahempaa, oletettava, että vastaus on jo olemassa.
Kun työkalu asetetaan järjestämättömän prosessin päälle, syntyy tietty kaava. Työkaluun syötetään dataa, jonka alkuperäisestä järjestelmästä, muokkaajasta tai käytetystä määritelmästä kukaan ei enää tarkalleen tiedä. Työkalu itsessään toimii moitteettomasti; ongelma on siinä, mitä siihen syötetään. Tuloksena on raportti, joka näyttää huolitellulta, vaikka taustalla olevat luvut ovat yhtä epäluotettavia kuin ennen hankintaa. Kuka haluaa tietää, kuinka kalliiksi tämä käy, löytää tarkemman erittelyn kohdista mitä työkalu järjestämättömän prosessin päällä maksaa ja mitä väärä järjestys työkalun ja prosessin välillä maksaa. Molemmat kuvaavat, mistä kustannukset todella syntyvät: ei lisenssistä, vaan siitä, että joudutaan selvittämään uudelleen asioita, jotka on kerran selvitetty, mutta ei koskaan kirjattu.
Prosessin järjestäminen tarkoittaa: kirjataan, mitä datapisteitä tarvitaan, missä kukin datapiste syntyy, minkä järjestelmien ja laskentataulukoiden kautta se kulkeutuu raporttiin, kuka omistaa kunkin datapisteen ja mikä sääntö määrittää, on arvo uskottava. Tämä työ vie aikaa, mutta se tuottaa jotain, joka on riippumaton siitä, minkä työkalun lopulta valitsette. Datapisterekisteri, jossa on jäljitettävyys ja omistajuus, pysyy käyttökelpoisena, vaikka vaihtaisitte ohjelmistotoimittajaa. Työkalu, jolla ei ole tätä rekisteriä, joutuu selvittämään uudelleen aina vaihdon yhteydessä sen, minkä edellinen työkalu ilmeisesti oli jo ratkaissut, vaikka sitä ei todellisuudessa koskaan kirjattu.
Tämä on myös syy siihen, miksi työkalun toiminnalliset vaatimukset eivät tule esitteestä vaan omasta prosessistanne. Vasta kun on selvää, mitä datapisteitä teillä on, mistä ne tulevat ja kuka niistä päättää, käy ilmi, mitkä vaatimukset työkalun on todella täytettävä. Lisää tästä kohdassa mitkä toiminnalliset vaatimukset tulevat omasta prosessistanne, ja siihen liittyvä kustannuspuoli kohdassa mitä maksaa, jos toiminnalliset vaatimukset eivät tule prosessistanne.
Prosessin järjestäminen ei estä väärän työkalun valintaa, mutta se estää valitsemasta työkalua demon perusteella sen sijaan, että valitsisitte sen perusteella, mitä datanne todella vaatii. Työkalun valitseminen ilman tätä perustaa tarkoittaa valintaa fiiliksen, myyntipuheen tai kilpailijoiden käytön perusteella. Kuinka tämän tekee järjestelmällisesti, on kuvattu kohdassa miten valitsette työkalun jäljikkeen katumatta, ja kääntöpuoli kohdassa mitä väärä järjestys työkalun ja prosessin välillä maksaa katumuksena.
Järjestetty prosessi ei takaa täydellistä raporttia eikä ongelmatonta auditointia. Se tuottaa kuitenkin jotain konkreettista: rekisterin, jossa kukin datapiste on jäljitettävissä lähteeseensä, nimetyn omistajan kullekin datapisteelle ja laatusäännöt, jotka on sovittu etukäteen sen sijaan, että ne olisi keksitty jälkikäteen. Tämä on perusta, jonka päällä työkalu voi tehdä mielekästä työtä, sen sijaan että perusta olisi jotain, jonka työkalun itsensä olisi pitänyt luoda.
Tämä kokonaisuus toteutuu datapisterekisterinä, jossa on lähteestä raporttiin ulottuva jäljitettävyys per datapiste, omistajuus ja laatusäännöt: raportin alla oleva data, ei raportti itse. Tämä työkalu on rakenteilla. Kuka haluaa ryhtyä tähän jo nyt, voi ilmoittautua jonotuslistalle; mitään ei myydä, mitä ei vielä ole olemassa.
Kun prosessi on kunnossa ja on selvää, mitkä datapisteet tulevat mistä ja kuka niistä vastaa, syntyy jatkokysymys: kuinka suuri osa tästä työstä, kuten lähteiden uudelleenkirjoittaminen, laatusääntöjen tarkistaminen tai jäljitettävyyden kokoaminen, on siirrettävissä tekoälylle ja kuinka suuri osa vaatii edelleen ihmisen, joka arvioi ja päättää. FTE TO AI laskee tämän tehtävittäin työskannauksella, joka osoittaa tarkasti, mikä osa työstä on siirrettävissä tekoälylle ja mikä ei. Kestävyysdatan kohdalla tämä on looginen jatko prosessin järjestämiselle: ensin tiedetään, mitä on tehtävä, ja vasta sitten päätetään, kuka tai mikä sen tekee.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.