Lielākā daļa ilgtspējas datu nesākas sistēmā ar audita pierakstu. Tie sākas izklājlapā, ko uztur kāds no saimnieciskās nodaļas, eksportā no energoapgādes uzņēmuma, kas tiek ar roku pārrakstīts, vai lapā, ko trīs reizes gadā aizpilda cits kolēģis. Tā nav problēma, ko atrisina rīks. Tas ir jautājums par to, lai fiksētu, kas notiek starp šo izklājlapu un skaitli pārskatā, ar programmatūru vai bez tās.
Izcelsme nav nekas citāds kā atbilde uz jautājumu: no kurienes šis skaitlis nāk un kas ar to ceļā ir darīts. Automatizētā sistēmā programmatūra daļu no tā fiksē. Izklājlapā to automātiski nedara neviens, tāpēc tas jādara manuāli. Tas nenozīmē, ka tas ir sarežģītāk, tikai to, ka tam jābūt skaidri norādītam. Kas precīzi ietilpst source-to-report kartēšanā darbojas pēc tās pašas loģikas izklājlapā un ERP sistēmā: katrs solis starp avotu un pārskata skaitli tiek nosaukts, arī tad, ja šis solis ir manuāls aprēķins šūnā.
Starp neapstrādāto izklājlapu un skaitli, kas nonāk pārskatā, parasti ir vairākas apstrādes. Neapstrādāts energorēķins tiek pārvērsts patēriņā par periodu. Šis patēriņš tiek reizināts ar emisijas faktoru. Rezultāts tiek summēts ar citu filiāļu skaitļiem. Kaut kur tiek pārrēķināta mērvienība, aizpildīta aplēse par trūkstošu mēnesi, vai piemērota korekcija, jo iepriekšējais ieraksts izrādījās kļūdains. Katrs no šiem soļiem ir apstrāde, kas maina skaitli, un kādas apstrādes atrodas starp avotu un pārskatu ir tieši tas, kas jāfiksē, pirms kāds var pārbaudīt skaitli.
Izklājlapas gadījumā risks ir, ka šie soļi ir noslēpti formulās, ko vairs neviens nepārbauda. Šūnā ir aprēķins, kas izveidots trīs gadus atpakaļ kāda cita, kas tagad strādā citā funkcijā. Neviens vairs nezina, kāpēc formula tā ir izveidota, un neviens neuzdrīkstas to mainīt. Tā nav izcelsmes problēma, kas pazūd, tiklīdz tiek iegādāts rīks. Problēma ir fiksēta aprakstā, ko šī formula dara, neatkarīgi no sistēmas, kurā tā atrodas.
Divas apstrādes sastopamas gandrīz vienmēr un ir pelnījušas atsevišķu uzmanību. Pirmā ir agregācija: vairāku filiāļu, nodaļu vai periodu skaitļi tiek apkopoti vienā skaitlī. Kā agregācija tiek fiksēta nosaka, vai kāds pēc tam var redzēt, kuri avoti tika ieskaitīti un kuri nē. Izklājlapā agregācija bieži notiek ar vienkāršu SUM formulu virs vairākām lapām, bet jautājums par to, kuras lapas tur ietilpst un kuras apzināti izslēgtas, gandrīz nekur netiek aprakstīts.
Otrā ir normalizācija: skaitļi no dažādiem avotiem tiek padarīti salīdzināmi, piemēram, pārrēķinot mērvienības vai saskaņojot dažādus pārskata periodus. Kā normalizācija tiek fiksēta ir tikpat svarīgi manuālam procesam kā automatizētai sistēmai. Izklājlapa ar kolonnām dažādās mērvienībās, kur pārrēķins kaut kur pa vidu ir iestrādāts formulā, ir normalizācijas solis, ko neviens neatpazīst kā tādu, kamēr par to netiek uzdots jautājums.
Soļu fiksēšanai starp avotu un pārskatu ir maza vērtība, ja neviens nezina, kurš ir atbildīgs par katra soļa pareizību. Šai ziņā ir divi būtiski jautājumi. Pirmais ir kam pieder datu punkta definīcija: kurš nosaka, ko precīzi saprast ar noteiktu skaitli, un ar kuru konsultējas, ja šī definīcija mainās. Otrais ir kam pieder pamatā esošais process: kurš ir atbildīgs par izklājlapu pašu, par tās uzturēšanu un par signalizēšanu, ja avots mainās vai izzūd.
Bez šīm divām atbildēm izcelsme paliek momentuzņēmums. Kāds šodien fiksē, kā skaitlis tiek aprēķināts, bet pēc sešiem mēnešiem izklājlapa mainās, atbildīgais darbinieks pāriet uz citu darbu, vai lapa tiek nomainīta ar jaunu eksportu ar citu kolonnu secību. Ja atbildība nav noteikta, neviens nepamana, ka izcelsme vairs neatbilst realitātei.
Rīks, kas tiek uzstādīts nesakārtotam procesam, reģistrē tās pašas neskaidrības, tikai glītākā saskarnē. Ja neviens nezina, kādas apstrādes atrodas starp avotu un pārskatu, kam pieder definīcija un kas pārvalda pamatā esošo procesu, tad automatizācija galvenokārt sniedz ātrāku nenoteiktību. Secība ir šāda: vispirms fiksēt soļus, atbildīgos un noteikumus, tikai tad skatīties, kuru daļu no tā var automatizēt.
Tiklīdz šī fiksācija ir izveidota, kļūst arī skaidrs, kuru daļu no manuālā darba — rēķinu pārrakstīšanu, lapu uzturēšanu, formulu pārbaudi — var atbalstīt ar AI. Kas vēlas zināt, kura šī darba daļa ir tam piemērota, var izmantot FTE TO AI darba skenēšanu (werkscan). Tā katram uzdevumam aprēķina, kuru darba daļu var pārņemt AI, pamatojoties uz uzdevumiem tā, kā tie tagad tiek veikti.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.