Lineage σε πηγές υπολογιστικών φύλλων: τι καταγράφετε και γιατί

Τα περισσότερα δεδομένα βιωσιμότητας δεν ξεκινούν σε ένα σύστημα με audit trail. Ξεκινούν σε ένα υπολογιστικό φύλλο που κάποιος στο τμήμα εγκαταστάσεων ενημερώνει, σε μια εξαγωγή από έναν πάροχο ενέργειας που αντιγράφεται με το χέρι, ή σε μια καρτέλα που συμπληρώνεται τρεις φορές τον χρόνο από κάποιον άλλο συνάδελφο. Αυτό δεν είναι πρόβλημα που λύνει ένα εργαλείο. Είναι ζήτημα καταγραφής του τι συμβαίνει ανάμεσα σε αυτό το υπολογιστικό φύλλο και τον αριθμό στην αναφορά, με ή χωρίς λογισμικό.

Τι σημαίνει lineage χωρίς σύστημα

Το lineage δεν είναι τίποτε άλλο από την απάντηση στο ερώτημα: από πού προέρχεται αυτός ο αριθμός και τι έγινε μαζί του στην πορεία. Σε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα, το λογισμικό καταγράφει μέρος αυτού. Σε ένα υπολογιστικό φύλλο, κανείς δεν το κάνει αυτόματα, οπότε πρέπει να γίνεται χειροκίνητα. Αυτό δεν σημαίνει ότι είναι πιο περίπλοκο, μόνο ότι πρέπει να είναι ρητό. Για τι σημαίνει ακριβώς η αντιστοίχιση source-to-report ισχύει η ίδια λογική σε ένα υπολογιστικό φύλλο όπως και σε ένα σύστημα ERP: κάθε βήμα μεταξύ πηγής και αριθμού αναφοράς προσδιορίζεται, ακόμη και όταν αυτό το βήμα αποτελείται από μια χειροκίνητη πράξη σε ένα κελί.

Τα βήματα μεταξύ πηγής και αναφοράς

Ανάμεσα στο ανεπεξέργαστο υπολογιστικό φύλλο και τον αριθμό που εμφανίζεται στην αναφορά, υπάρχουν συνήθως πολλαπλές επεξεργασίες. Ένα ανεπεξέργαστο τιμολόγιο ενέργειας μετατρέπεται σε κατανάλωση ανά περίοδο. Αυτή η κατανάλωση πολλαπλασιάζεται με έναν συντελεστή εκπομπών. Το αποτέλεσμα προστίθεται σε αριθμούς από άλλες εγκαταστάσεις. Κάπου μετατρέπεται μια μονάδα μέτρησης, συμπληρώνεται μια εκτίμηση για έναν μήνα που λείπει, ή εφαρμόζεται μια διόρθωση επειδή μια προηγούμενη καταχώρηση αποδείχθηκε λανθασμένη. Κάθε ένα από αυτά τα βήματα είναι μια επεξεργασία που μεταβάλλει τον αριθμό, και ποιες επεξεργασίες βρίσκονται μεταξύ πηγής και αναφοράς είναι ακριβώς αυτό που πρέπει να καταγράφεται πριν κάποιος μπορέσει να ελέγξει τον αριθμό.

Σε ένα υπολογιστικό φύλλο, ο κίνδυνος είναι ότι αυτά τα βήματα βρίσκονται κρυμμένα σε τύπους που κανείς δεν επανεξετάζει πλέον. Ένα κελί περιέχει έναν υπολογισμό που καταρτίστηκε πριν από τρία χρόνια από κάποιον που πλέον έχει διαφορετική θέση. Κανείς δεν γνωρίζει πλέον γιατί ο τύπος έχει αυτή τη δομή, και κανείς δεν τολμά να τον τροποποιήσει. Αυτό δεν είναι πρόβλημα lineage που εξαφανίζεται μόλις αποκτηθεί ένα εργαλείο. Το πρόβλημα έγκειται στην απουσία καταγεγραμμένης περιγραφής του τι κάνει αυτός ο τύπος, ανεξάρτητα από το σύστημα στο οποίο βρίσκεται.

Συγκέντρωση και κανονικοποίηση σε υπολογιστικό φύλλο

Δύο επεξεργασίες εμφανίζονται σχεδόν πάντα και αξίζουν ξεχωριστή προσοχή. Η πρώτη είναι η συγκέντρωση (aggregatie): αριθμοί από πολλαπλές εγκαταστάσεις, τμήματα ή περιόδους συγκεντρώνονται σε έναν αριθμό. Το πώς καταγράφεται η συγκέντρωση καθορίζει αν κάποιος μπορεί εκ των υστέρων να δει ποιες πηγές συνυπολογίστηκαν και ποιες όχι. Σε ένα υπολογιστικό φύλλο, η συγκέντρωση γίνεται συχνά με έναν απλό τύπο ΑΘΡΟΙΣΜΑ σε μια σειρά καρτελών, αλλά το ερώτημα ποιες καρτέλες περιλαμβάνονται σε αυτό και ποιες αποκλείστηκαν σκόπιμα, σπάνια περιγράφεται κάπου.

Η δεύτερη είναι η κανονικοποίηση (normalisatie): αριθμοί από διαφορετικές πηγές γίνονται συγκρίσιμοι, για παράδειγμα με τη μετατροπή μονάδων μέτρησης ή με την ευθυγράμμιση διαφορετικών περιόδων αναφοράς. Το πώς καταγράφεται η κανονικοποίηση είναι εξίσου σχετικό σε μια χειροκίνητη διαδικασία όσο και σε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα. Ένα υπολογιστικό φύλλο με στήλες σε διαφορετικές μονάδες, όπου η μετατροπή είναι ενσωματωμένη κάπου στη μέση ενός τύπου, είναι ένα βήμα κανονικοποίησης που κανείς δεν αναγνωρίζει ως τέτοιο μέχρι να τεθεί μια σχετική ερώτηση.

Γιατί η ιδιοκτησία είναι εξίσου σημαντική με τα ίδια τα βήματα

Η καταγραφή των βημάτων μεταξύ πηγής και αναφοράς έχει μικρή αξία αν κανείς δεν γνωρίζει ποιος είναι υπεύθυνος για την ορθότητα κάθε βήματος. Δύο ερωτήματα ανήκουν σε αυτό το πλαίσιο. Το πρώτο είναι ποιος κατέχει τον ορισμό ενός σημείου δεδομένων: ποιος καθορίζει τι ακριβώς εννοείται με έναν συγκεκριμένο αριθμό, και ποιος συμβουλεύεται όταν αυτός ο ορισμός αλλάζει. Το δεύτερο είναι ποιος κατέχει την υποκείμενη διαδικασία: ποιος είναι υπεύθυνος για το ίδιο το υπολογιστικό φύλλο, για την ενημέρωσή του, και για την επισήμανση αν η πηγή αλλάζει ή εκλείπει.

Χωρίς αυτές τις δύο απαντήσεις, το lineage παραμένει μια στιγμιαία καταγραφή. Κάποιος καταγράφει σήμερα πώς υπολογίζεται ο αριθμός, αλλά έξι μήνες αργότερα το υπολογιστικό φύλλο αλλάζει, ο υπεύθυνος υπάλληλος μετακινείται, ή μια καρτέλα αντικαθίσταται από μια νέα εξαγωγή με διαφορετική σειρά στηλών. Αν η ιδιοκτησία δεν έχει ανατεθεί, κανείς δεν παρατηρεί ότι το lineage δεν αντιστοιχεί πλέον στην πραγματικότητα.

Γιατί αυτό πρώτα, πριν σκεφτούμε ένα εργαλείο

Ένα εργαλείο που εφαρμόζεται σε μια μη οργανωμένη διαδικασία καταγράφει τις ίδιες ασάφειες, μόνο σε μια πιο τακτοποιημένη διεπαφή. Αν κανείς δεν γνωρίζει ποιες επεξεργασίες βρίσκονται μεταξύ πηγής και αναφοράς, ποιος κατέχει τον ορισμό και ποιος διαχειρίζεται την υποκείμενη διαδικασία, τότε ο αυτοματισμός παράγει κυρίως ταχύτερη αβεβαιότητα. Η σειρά είναι: πρώτα καταγράφονται τα βήματα, οι ιδιοκτήτες και οι κανόνες, και μόνο μετά εξετάζεται ποιο μέρος αυτών μπορεί να αυτοματοποιηθεί.