Dauguma tvarumo duomenų nepradeda savo kelio sistemoje su audito seka. Jie pradeda kelią skaičiuoklėje, kurią pildo kažkas ūkio skyriuje, energijos tiekėjo eksporte, kuris ranka perrašomas, arba lakšte, kurį trys kartus per metus užpildo kitas kolega. Tai nėra problema, kurią sprendžia įrankis. Tai klausimas, kaip fiksuoti, kas vyksta tarp tos skaičiuoklės ir skaičiaus ataskaitoje, su programine įranga ar be jos.
Kilmė yra tiesiog atsakymas į klausimą: iš kur šis skaičius kilęs ir kas su juo buvo daroma pakeliui. Automatizuotoje sistemoje programinė įranga fiksuoja dalį to. Skaičiuoklėje niekas tai daro automatiškai, todėl tai turi būti atliekama rankiniu būdu. Tai nereiškia, kad tai sudėtingiau, tik kad tai turi būti aiškiai išreikšta. Kas tiksliai yra source-to-report susiejimas veikia pagal tą pačią logiką skaičiuoklei kaip ir ERP sistemai: kiekvienas žingsnis tarp šaltinio ir ataskaitos skaičiaus turi būti įvardytas, net jei tas žingsnis yra tik rankinis apskaičiavimas ląstelėje.
Tarp neapdorotos skaičiuoklės ir skaičiaus, kuris atsiduria ataskaitoje, dažniausiai yra keletas operacijų. Neapdorota energijos sąskaita paverčiama suvartojimu per laikotarpį. Tas suvartojimas dauginamas iš išmetimų faktoriaus. Rezultatas sudedamas su kitų padalinių skaičiais. Kur nors konvertuojamas vienetas, įrašomas trūkstamo mėnesio įvertinimas arba taikoma korekcija, nes ankstesnis įvedimas pasirodė neteisingas. Kiekvienas iš šių žingsnių yra operacija, kuri pakeičia skaičių, ir kokios operacijos yra tarp šaltinio ir ataskaitos yra tiksliai tai, kas turi būti užfiksuota, kol kas nors gali patikrinti skaičių.
Skaičiuoklėje rizika yra ta, kad šie žingsniai slepiami formulėse, kurių niekas nebeperžiūri. Ląstelėje yra apskaičiavimas, sudarytas prieš tris metus žmogaus, kuris tuo metu jau dirba kitose pareigose. Niekas nebežino, kodėl formulė sudaryta taip, kaip sudaryta, ir niekas nedrįsta jos keisti. Tai nėra kilmės problema, kuri išnyksta, kai perkamas įrankis. Problema yra tai, kad trūksta užfiksuoto aprašymo, ką ta formulė daro, nepriklausomai nuo sistemos, kurioje ji yra.
Dvi operacijos pasitaiko beveik visada ir joms verta skirti atskirą dėmesį. Pirmoji yra agregavimas: skaičiai iš kelių padalinių, skyrių ar laikotarpių sujungiami į vieną skaičių. Tai, kaip agregavimas fiksuojamas, nulemia, ar kas nors vėliau gali matyti, kurie šaltiniai buvo įskaityti, o kurie ne. Skaičiuoklėje agregavimas dažnai vyksta naudojant paprastą SUM formulę per keletą lakštų, tačiau klausimas, kurie lakštai į tai patenka ir kurie sąmoningai buvo pašalinti, retai kur yra aprašytas.
Antroji operacija yra normalizavimas: skaičiai iš skirtingų šaltinių paverčiami palyginamais, pavyzdžiui, konvertuojant vienetus arba sulyginant skirtingus ataskaitų laikotarpius. Tai, kaip normalizavimas fiksuojamas, yra tiek pat reikšminga rankiniame procese, kiek ir automatizuotoje sistemoje. Skaičiuoklė su skirtingų vienetų stulpeliais, kur konvertavimas kažkur pusiaukelėje įtrauktas į formulę, yra normalizavimo žingsnis, kurio niekas nepripažįsta tokiu, kol kas neuždeda apie tai klausimo.
Žingsnių tarp šaltinio ir ataskaitos fiksavimas turi mažai vertės, jei niekas nežino, kas atsakingas už kiekvieno žingsnio tikslumą. Tam turi būti du klausimai. Pirmasis – kas turi duomenų taško apibrėžimo nuosavybę: kas nustato, kas tiksliai priskiriama konkrečiam skaičiui, ir su kuo konsultuojamasi, kai ta apibrėžtis keičiasi. Antrasis – kas turi pagrindinio proceso nuosavybę: kas atsakingas už pačią skaičiuoklę, jos priežiūrą ir signalizavimą, kai šaltinis keičiasi ar nustoja egzistuoti.
Be šių dviejų atsakymų kilmė lieka tik momentine nuotrauka. Šiandien kažkas užfiksuoja, kaip skaičius apskaičiuojamas, tačiau po šešių mėnesių skaičiuoklė pasikeičia, atsakingas darbuotojas pereina į kitas pareigas, arba lakštas pakeičiamas naujuoju eksportu su kitokia stulpelių tvarka. Jei nuosavybė nepriskirta, niekas nepastebi, kad kilmė nebeatitinka realybės.
Įrankis, pritaikytas neorganizuotam procesui, tiesiog registruoja tuos pačius neaiškumus, tik tvarkingesnėje sąsajoje. Jei niekas nežino, kokios operacijos yra tarp šaltinio ir ataskaitos, kas turi apibrėžimo nuosavybę ir kas valdo pagrindinį procesą, automatizavimas visų pirma sukuria greitesnį netikrumą. Tvarka turėtų būti tokia: pirmiausia fiksuojami žingsniai, savininkai ir taisyklės, o tik tada žiūrima, kurią dalį iš to galima automatizuoti.
Kai tas fiksavimas atliktas, taip pat aiškiau pasidaro, kurią dalį rankinio darbo — sąskaitų perrašymą, lakštų priežiūrą, formulių perskaičiavimą — gali paremti dirbtinis intelektas. Kas norėtų sužinoti, kuri to darbo dalis šiam tikslui tinka, gali naudoti FTE TO AI darbo skenavimo įrankį. Jis kiekvienai užduočiai apskaičiuoja, kurią darbo dalį galima perduoti dirbtiniam intelektui, remiantis dabar vykdomomis užduotimis.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.