Lineage con fonti da foglio di calcolo: cosa si documenta e perché

La maggior parte dei dati di sostenibilità non nasce in un sistema con audit trail. Nasce in un foglio di calcolo che qualcuno del reparto facility mantiene, in un'esportazione di un fornitore di energia che viene ritrascritta a mano, o in una scheda compilata tre volte l'anno da un collega diverso. Non è un problema che uno strumento risolve. È una questione di documentare cosa succede tra quel foglio di calcolo e la cifra nel rapporto, con o senza software.

Cosa significa lineage senza un sistema

La lineage non è altro che la risposta alla domanda: da dove viene questo numero e cosa gli è stato fatto lungo il percorso. Con un sistema automatizzato, il software ne documenta una parte. Con un foglio di calcolo, nessuno lo fa automaticamente, quindi deve essere fatto manualmente. Questo non significa che sia più complicato, solo che deve essere esplicito. Per cosa comporta esattamente il source-to-report mapping vale la stessa logica con un foglio di calcolo che con un sistema ERP: ogni passaggio tra fonte e cifra di rendicontazione viene indicato, anche se quel passaggio consiste in un calcolo manuale in una cella.

I passaggi tra fonte e rapporto

Tra il foglio di calcolo grezzo e la cifra che compare nel rapporto ci sono di solito più elaborazioni. Una fattura energetica grezza viene convertita in un consumo per periodo. Quel consumo viene moltiplicato per un fattore di emissione. Il risultato viene sommato con cifre di altre sedi. Da qualche parte viene convertita un'unità, viene inserita una stima per un mese mancante, oppure viene applicata una correzione perché un inserimento precedente si è rivelato errato. Ciascuno di questi passaggi è un'elaborazione che modifica la cifra, e quali elaborazioni si trovano tra fonte e rapporto è esattamente ciò che deve essere documentato prima che qualcuno possa verificare la cifra.

Con un foglio di calcolo, il rischio è che questi passaggi siano nascosti in formule che nessuno rilegge più. Una cella contiene un calcolo impostato tre anni fa da qualcuno che ora ha un'altra funzione. Nessuno sa più perché la formula è costruita così, e nessuno osa modificarla. Non è un problema di lineage che scompare non appena si acquista uno strumento. Il problema sta nella mancanza di una descrizione documentata di cosa fa quella formula, indipendentemente dal sistema in cui si trova.

Aggregazione e normalizzazione in un foglio di calcolo

Due elaborazioni si presentano quasi sempre e meritano un'attenzione separata. La prima è l'aggregazione: cifre di più sedi, reparti o periodi vengono riunite in un unico numero. Come viene documentata l'aggregazione determina se qualcuno può in seguito verificare quali fonti sono state incluse e quali no. In un foglio di calcolo l'aggregazione avviene spesso con una semplice formula SOMMA su una serie di schede, ma la domanda su quali schede vi siano incluse e quali siano state deliberatamente escluse raramente è descritta da qualche parte.

La seconda è la normalizzazione: cifre provenienti da fonti diverse vengono rese comparabili, ad esempio convertendo unità o allineando periodi di rendicontazione diversi. Come viene documentata la normalizzazione è altrettanto rilevante in un processo manuale quanto in un sistema automatizzato. Un foglio di calcolo con colonne in unità diverse, dove la conversione è inserita da qualche parte a metà di una formula, è un passaggio di normalizzazione che nessuno riconosce come tale finché non viene posta una domanda in merito.

Perché la titolarità è tanto importante quanto i passaggi stessi

Documentare i passaggi tra fonte e rapporto ha poco valore se nessuno sa chi è responsabile della correttezza di ciascun passaggio. Vi appartengono due domande. La prima è chi possiede la definizione di un punto dati: chi determina esattamente cosa si intende per una certa cifra, e chi viene consultato quando quella definizione cambia. La seconda è chi possiede il processo sottostante: chi è responsabile del foglio di calcolo stesso, del suo aggiornamento, e della segnalazione quando la fonte cambia o viene meno.

Senza queste due risposte, la lineage rimane una fotografia di un momento. Oggi qualcuno documenta come viene calcolata la cifra, ma sei mesi dopo il foglio di calcolo cambia, il dipendente responsabile cambia ruolo, oppure una scheda viene sostituita da una nuova esportazione con un ordine di colonne diverso. Se la titolarità non è stata assegnata, nessuno si accorge che la lineage non corrisponde più alla realtà.

Perché prima questo, prima di pensare a uno strumento

Uno strumento applicato a un processo disorganizzato registra le stesse ambiguità, solo in un'interfaccia più ordinata. Se nessuno sa quali elaborazioni si trovano tra fonte e rapporto, chi possiede la definizione e chi gestisce il processo sottostante, l'automazione produce soprattutto un'incertezza più veloce. L'ordine è: prima documentare i passaggi, i proprietari e le regole, solo poi valutare quale parte di questo può essere automatizzata.