Cele mai multe date de sustenabilitate nu începe într-un sistem cu audit trail. Începe într-un spreadsheet pe care îl ține la zi cineva de la departamentul facilitar, într-un export de la un furnizor de energie care este copiat manual, sau într-o foaie de calcul completată de trei ori pe an de un alt coleg. Aceasta nu este o problemă pe care o rezolvă un instrument. Este o chestiune de a consemna ce se întâmplă între acel spreadsheet și cifra din raport, cu sau fără software.
Lineage nu este altceva decât răspunsul la întrebarea: de unde vine această cifră și ce s-a făcut cu ea pe parcurs. La un sistem automatizat, software-ul consemnează o parte din acest lucru. La un spreadsheet, nimeni nu face asta automat, deci trebuie să se facă manual. Aceasta nu înseamnă că este mai complicat, ci doar că trebuie să fie explicit. Pentru ce înseamnă exact cartografierea source-to-report se aplică aceeași logică la un spreadsheet ca la un sistem ERP: fiecare pas dintre sursă și cifra din raport este numit, chiar dacă acel pas constă într-un calcul manual într-o celulă.
Între spreadsheetul brut și cifra care apare în raport se află de obicei mai multe operațiuni. O factură de energie brută este convertită într-un consum pe perioadă. Acel consum este înmulțit cu un factor de emisie. Rezultatul este adunat cu cifre de la alte sedii. Undeva se convertește o unitate, se completează o estimare pentru o lună lipsă, sau se aplică o corecție pentru că o introducere anterioară s-a dovedit greșită. Fiecare dintre acești pași este o operațiune care modifică cifra, și ce operațiuni se află între sursă și raport este exact ceea ce trebuie consemnat înainte ca cineva să poată verifica cifra.
La un spreadsheet, riscul este că acești pași sunt ascunși în formule pe care nimeni nu le mai verifică. O celulă conține un calcul întocmit acum trei ani de cineva care în prezent are altă funcție. Nimeni nu mai știe de ce formula este construită astfel, și nimeni nu are curajul să o modifice. Aceasta nu este o problemă de lineage care dispare de îndată ce se achiziționează un instrument. Problema constă în absența unei descrieri consemnate a ceea ce face acea formulă, indiferent de sistemul în care se află.
Două operațiuni apar aproape întotdeauna și merită atenție separată. Prima este agregarea: cifre de la mai multe sedii, departamente sau perioade sunt combinate într-o singură cifră. Modul în care se consemnează agregarea determină dacă se poate constata ulterior care surse au fost incluse și care nu. Într-un spreadsheet, agregarea se face frecvent printr-o formulă SUM simplă peste o serie de foi de calcul, dar întrebarea care foi sunt incluse și care au fost excluse în mod deliberat rareori este descrisă undeva.
A doua este normalizarea: cifre din surse diferite sunt făcute comparabile, de exemplu prin convertirea unităților sau prin alinierea unor perioade de raportare diferite. Modul în care se consemnează normalizarea este la fel de relevant într-un proces manual ca într-un sistem automatizat. Un spreadsheet cu coloane în unități diferite, în care conversia este integrată undeva la mijloc într-o formulă, este un pas de normalizare pe care nimeni nu îl recunoaște ca atare până nu se pune o întrebare despre el.
Consemnarea pașilor dintre sursă și raport are puțină valoare dacă nimeni nu știe cine este responsabil pentru corectitudinea fiecărui pas. Aici sunt relevante două întrebări. Prima este cine deține definiția unui punct de date: cine stabilește exact ce se înțelege printr-o anumită cifră, și cine este consultat atunci când această definiție se modifică. A doua este cine deține procesul de bază: cine este responsabil pentru spreadsheetul propriu-zis, pentru actualizarea lui, și pentru semnalarea situației în care sursa se modifică sau dispare.
Fără aceste două răspunsuri, lineage-ul rămâne o fotografie de moment. Cineva consemnează astăzi cum se calculează cifra, dar șase luni mai târziu spreadsheetul se modifică, angajatul responsabil se mută, sau o foaie de calcul este înlocuită cu un export nou cu o altă ordine a coloanelor. Dacă proprietatea nu este atribuită, nimeni nu observă că lineage-ul nu mai corespunde realității.
Un instrument aplicat unui proces neorganizat înregistrează aceleași neclarități, doar într-o interfață mai ordonată. Dacă nimeni nu știe ce operațiuni se află între sursă și raport, cine deține definiția și cine gestionează procesul de bază, atunci automatizarea produce mai degrabă o incertitudine mai rapidă. Ordinea este: mai întâi se consemnează pașii, proprietarii și regulile, abia apoi se analizează ce parte din acestea poate fi automatizată.
De îndată ce această consemnare există, devine clar și ce parte din munca manuală — copierea facturilor, actualizarea foilor de calcul, verificarea formulelor — poate fi susținută cu AI. Cei care doresc să știe ce parte din această muncă este eligibilă pentru acest lucru pot folosi scanul de muncă al FTE TO AI. Acesta calculează, pe fiecare sarcină, ce parte din muncă poate fi preluată de AI, pe baza sarcinilor așa cum sunt executate în prezent.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.