Enamik jätkusuutlikkuse andmeid ei alga süsteemis, kus on olemas auditijälg. Need algavad tabelarvutusest, mida peab haldusosakonna töötaja, energiatarnija väljavõttest, mis käsitsi ümber kirjutatakse, või vahekaardist, mida kolm korda aastas täidab teine kolleeg. See ei ole probleem, mille lahendab tööriist. See on küsimus selle jäädvustamisest, mis toimub selle tabelarvutuse ja aruandes oleva numbri vahel, tarkvaraga või ilma.
Päritoluahel on ei midagi enamat kui vastus küsimusele: kust see number pärineb ja mida sellega teel on tehtud. Automatiseeritud süsteemi puhul jäädvustab tarkvara osa sellest. Tabelarvutuse puhul ei jäädvusta sellest keegi automaatselt, seega peab see toimuma käsitsi. See ei tähenda, et see on keerulisem, ainult et see peab olema selgesõnaline. Mida täpselt tähendab source-to-report mapping kehtib tabelarvutuse puhul samamoodi kui ERP-süsteemi puhul: iga etapp allika ja aruande numbri vahel tuleb nimetada, ka kui see etapp koosneb käsitsi tehtud arvutusest lahtris.
Toore tabelarvutuse ja aruandes oleva numbri vahel on tavaliselt mitu töötlust. Toores energiaarve teisendatakse tarbimiseks perioodi kohta. See tarbimine korrutatakse heitefaktoriga. Tulemus liidetakse teiste asukohtade numbritega. Kuskil teisendatakse ühik, täidetakse hinnang puuduva kuu jaoks või tehakse korrektsioon, kuna varasem sisestus osutus valeks. Igaüks nendest etappidest on töötlus, mis muudab numbrit, ja millised töötlused jäävad allika ja aruande vahele on täpselt see, mis tuleb jäädvustada enne, kui keegi saab numbrit kontrollida.
Tabelarvutuse puhul on oht, et need etapid peituvad valemites, mida keegi enam üle ei vaata. Lahter sisaldab arvutust, mille koostas kolm aastat tagasi töötaja, kellel on nüüdseks teine ametikoht. Keegi ei mäleta enam, miks valem on nii koostatud, ja keegi ei julge seda muuta. See ei ole päritoluahela probleem, mis kaob niipea, kui ostetakse tööriist. Probleem seisneb jäädvustatud kirjelduse puudumises selle kohta, mida see valem teeb, sõltumata süsteemist, milles see asub.
Kaks töötlust esinevad praktiliselt alati ja väärivad eraldi tähelepanu. Esimene on agregeerimine: mitme asukoha, osakonna või perioodi numbrid liidetakse üheks arvuks. Kuidas agregeerimine jäädvustatakse määrab, kas keegi saab tagantjärele näha, millised allikad on kaasa arvatud ja millised mitte. Tabelarvutuses toimub agregeerimine sageli lihtsa SUMMA-valemiga üle rea vahekaartide, kuid küsimus, millised vahekaardid seal sees on ja millised on teadlikult välja jäetud, on harva kuskil kirjeldatud.
Teine on normaliseerimine: erinevatest allikatest pärinevad numbrid muudetakse omavahel võrreldavaks, näiteks ühikuid teisendades või erinevaid aruandlusperioode omavahel ühildades. Kuidas normaliseerimine jäädvustatakse on käsitsi protsessi puhul samavõrd asjakohane kui automatiseeritud süsteemi puhul. Tabelarvutus, mille veerud on erinevates ühikutes ja kus teisendus on kuskil valemi keskel sisse töötatud, on normaliseerimise etapp, mida keegi sellisena ei tunnista, enne kui selle kohta küsimus tekib.
Allika ja aruande vaheliste etappide jäädvustamisel on vähe väärtust, kui keegi ei tea, kes vastutab iga etapi õigsuse eest. Sellega käivad kaasas kaks küsimust. Esimene on kes omab andmepunkti definitsiooni: kes määrab, mida täpselt teatud numbri all mõistetakse, ja kellega konsulteeritakse, kui see definitsioon muutub. Teine on kes omab aluseks olevat protsessi: kes vastutab tabelarvutuse enda eest, selle haldamise eest ning selle märkamise eest, kui allikas muutub või kaob.
Ilma nende kahe vastuseta jääb päritoluahel hetketõmmiseks. Keegi jäädvustab täna, kuidas number arvutatakse, kuid kuue kuu pärast muutub tabelarvutus, vastutav töötaja vahetab ametit või asendatakse vahekaart uue väljavõttega, milles on teine veergude järjekord. Kui omanikuvastutust ei ole määratud, ei pane keegi tähele, et päritoluahel ei vasta enam tegelikkusele.
Tööriist, mis rakendatakse korrastamata protsessile, registreerib samad ebaselgused, ainult korralikumas kasutajaliideses. Kui keegi ei tea, millised töötlused jäävad allika ja aruande vahele, kes omab definitsiooni ja kes haldab aluseks olevat protsessi, siis toob automatiseerimine eelkõige kiirema ebakindluse. Järjekord on: kõigepealt jäädvustada etapid, omanikud ja reeglid, alles siis vaadata, milline osa sellest saab automatiseerida.
Niipea kui see jäädvustus olemas on, saab selgeks ka, milline osa käsitsi tööst — arvete ümberkirjutamine, vahekaartide haldamine, valemite ülekontrollimine — on AI abil toetatav. Kes soovib teada, milline osa sellest tööst selleks kvalifitseerub, saab kasutada FTE TO AI töövoo skanni. See arvutab ülesande kaupa välja, milline osa tööst on AI-le üle antav, lähtudes ülesannetest, nagu neid praegu täidetakse.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.