Většina dat o udržitelnosti nezačíná v systému s auditní stopou. Začíná v tabulce, kterou vede někdo na facility oddělení, ve výstupu od energetického dodavatele, který se ručně přepisuje, nebo v listu, který třikrát za rok vyplní jiný kolega. To není problém, který vyřeší nástroj. Je to otázka zaznamenání toho, co se mezi tabulkou a číslem v reportu skutečně děje, se softwarem nebo bez něj.
Lineage není nic jiného než odpověď na otázku: odkud toto číslo pochází a co se s ním cestou dělo. U automatizovaného systému software část z toho zaznamená sám. U tabulky to automaticky nedělá nikdo, takže se to musí zaznamenat ručně. To neznamená, že je to komplikovanější, jen to musí být explicitní. Pro to, co přesně obsahuje source-to-report mapping platí u tabulky stejná logika jako u ERP systému: každý krok mezi zdrojem a číslem v reportu se pojmenuje, i když tento krok tvoří jen ruční výpočet v buňce.
Mezi surovou tabulkou a číslem, které se objeví v reportu, obvykle proběhne několik úprav. Surová faktura za energii se převede na spotřebu za období. Tato spotřeba se vynásobí emisním faktorem. Výsledek se sečte s čísly z jiných poboček. Někde se přepočítá jednotka, doplní se odhad za chybějící měsíc nebo se provede korekce, protože se dřívější zadaný údaj ukázal jako chybný. Každý z těchto kroků je úprava, která číslo mění, a jaké úpravy se nacházejí mezi zdrojem a reportem je přesně to, co je třeba zaznamenat, než může někdo číslo ověřit.
U tabulky je riziko, že tyto kroky jsou skryté ve vzorcích, které už nikdo nekontroluje. Buňka obsahuje výpočet, který před třemi lety vytvořil někdo, kdo mezitím zastává jinou funkci. Nikdo už neví, proč je vzorec postaven zrovna takto, a nikdo se ho neodváží změnit. To není problém s lineage, který zmizí, jakmile se pořídí nástroj. Problém je v absenci zaznamenaného popisu toho, co tento vzorec dělá, nezávisle na systému, ve kterém se nachází.
Dvě úpravy se vyskytují téměř vždy a zasluhují samostatnou pozornost. První je agregace: čísla z více poboček, oddělení nebo období se sloučí do jednoho čísla. To, jak se agregace zaznamenává, určuje, zda může někdo zpětně zjistit, které zdroje byly zahrnuty a které ne. V tabulce probíhá agregace často pomocí jednoduchého vzorce SUMA přes řadu listů, ale otázka, které listy jsou do toho zahrnuty a které byly vědomě vyloučeny, je zřídka kde popsána.
Druhá je normalizace: čísla z různých zdrojů se zpřístupní pro srovnání, například přepočtem jednotek nebo sladěním různých vykazovaných období. To, jak se normalizace zaznamenává, je stejně relevantní u ručního procesu jako u automatizovaného systému. Tabulka se sloupci v různých jednotkách, kde je přepočet zapracován někde uprostřed vzorce, je normalizační krok, který nikdo nepozná jako takový, dokud na něj někdo nevznese otázku.
Zaznamenání kroků mezi zdrojem a reportem má malou hodnotu, pokud nikdo neví, kdo je odpovědný za správnost každého kroku. K tomu patří dvě otázky. První je kdo vlastní definici datového bodu: kdo určuje, co se přesně rozumí pod určitým číslem, a kdo je konzultován, když se tato definice změní. Druhá je kdo vlastní podkladový proces: kdo je odpovědný za samotnou tabulku, za její vedení a za signalizování, když se zdroj změní nebo zanikne.
Bez těchto dvou odpovědí zůstává lineage jen momentkou. Někdo dnes zaznamená, jak se číslo počítá, ale za šest měsíců se tabulka změní, odpovědný pracovník se přesune na jinou pozici, nebo je list nahrazen novým výstupem s jiným pořadím sloupců. Pokud vlastnictví není přiděleno, nikdo si nevšimne, že lineage už neodpovídá skutečnosti.
Nástroj nasazený na neuspořádaný proces zaznamená stejné nejasnosti, jen v přehlednějším rozhraní. Pokud nikdo neví, jaké úpravy se nacházejí mezi zdrojem a reportem, kdo vlastní definici a kdo řídí podkladový proces, přinese automatizace především rychlejší nejistotu. Správné pořadí je: nejprve zaznamenat kroky, vlastníky a pravidla, a teprve poté se dívat, kterou část z toho lze automatizovat.
Jakmile je toto zaznamenání hotové, ukáže se také, kterou část ruční práce — přepisování faktur, vedení listů, přepočítávání vzorců — lze podpořit pomocí AI. Kdo chce zjistit, která část této práce na to připadá, může použít pracovní scan od FTE TO AI. Ten pro každou úlohu vypočítá, jakou část práce lze převést na AI, na základě úloh tak, jak se v současnosti vykonávají.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.