A maioria dos dados de sustentabilidade não começa num sistema com trilho de auditoria. Começa numa folha de cálculo que alguém do departamento de instalações mantém, numa exportação de um fornecedor de energia que é transcrita à mão, ou numa aba que é preenchida três vezes por ano por outro colega. Isto não é um problema que uma ferramenta resolve. É uma questão de registar o que acontece entre essa folha de cálculo e o número que aparece no relatório, com ou sem software.
A linhagem não é mais do que a resposta à pergunta: de onde vem este número e o que lhe foi feito no caminho. Num sistema automatizado, o software regista parte disso. Numa folha de cálculo, ninguém faz isso automaticamente, por isso tem de ser feito manualmente. Isso não significa que seja mais complicado, apenas que tem de ser explícito. Para o que exatamente implica o mapeamento source-to-report aplica-se a mesma lógica a uma folha de cálculo e a um sistema ERP: cada passo entre a fonte e o número do relatório é identificado, mesmo que esse passo consista num cálculo manual numa célula.
Entre a folha de cálculo bruta e o número que consta no relatório, existem normalmente várias operações. Uma fatura de energia bruta é convertida num consumo por período. Esse consumo é multiplicado por um fator de emissão. O resultado é somado com números de outras unidades. Em algum ponto, uma unidade é convertida, uma estimativa é preenchida para um mês em falta, ou é aplicada uma correção porque uma entrada anterior se revelou incorreta. Cada um destes passos é uma operação que altera o número, e quais as operações que existem entre a fonte e o relatório é exatamente o que precisa de ser registado antes que alguém possa verificar o número.
Numa folha de cálculo, o risco é que estes passos fiquem escondidos em fórmulas que já ninguém revê. Uma célula contém um cálculo criado há três anos por alguém que entretanto mudou de função. Já ninguém sabe porque é que a fórmula foi construída assim, e ninguém se atreve a alterá-la. Isto não é um problema de linhagem que desaparece assim que se adquire uma ferramenta. O problema está na ausência de uma descrição registada do que essa fórmula faz, independentemente do sistema em que se encontra.
Duas operações ocorrem quase sempre e merecem atenção separada. A primeira é a agregação: números de várias unidades, departamentos ou períodos são combinados num único número. A forma como a agregação é registada determina se alguém consegue verificar, mais tarde, quais as fontes que foram incluídas e quais não foram. Numa folha de cálculo, a agregação é muitas vezes feita através de uma simples fórmula SOMA sobre uma série de abas, mas a pergunta sobre quais as abas incluídas e quais foram deliberadamente excluídas raramente está descrita em algum lugar.
A segunda é a normalização: números de fontes diferentes são tornados comparáveis, por exemplo através da conversão de unidades ou do alinhamento de diferentes períodos de reporte. A forma como a normalização é registada é tão relevante num processo manual como num sistema automatizado. Uma folha de cálculo com colunas em unidades diferentes, em que a conversão está incorporada a meio de uma fórmula, é um passo de normalização que ninguém reconhece como tal até que alguém faça uma pergunta sobre isso.
Registar os passos entre a fonte e o relatório tem pouco valor se ninguém souber quem é responsável pela exatidão de cada passo. Duas perguntas fazem parte disso. A primeira é quem detém a definição de um ponto de dados: quem determina exatamente o que se entende por um determinado número, e quem é consultado quando essa definição muda. A segunda é quem detém o processo subjacente: quem é responsável pela própria folha de cálculo, pela sua manutenção, e por assinalar quando a fonte muda ou deixa de existir.
Sem essas duas respostas, a linhagem continua a ser uma fotografia de um momento. Alguém regista hoje como o número é calculado, mas seis meses depois a folha de cálculo muda, o colaborador responsável muda de função, ou uma aba é substituída por uma nova exportação com uma ordem de colunas diferente. Se a propriedade não estiver atribuída, ninguém repara que a linhagem já não corresponde à realidade.
Uma ferramenta aplicada a um processo desorganizado regista as mesmas ambiguidades, apenas numa interface mais arrumada. Se ninguém souber quais as operações que existem entre a fonte e o relatório, quem detém a definição e quem gere o processo subjacente, a automatização traduz-se sobretudo numa incerteza mais rápida. A ordem é: primeiro registar os passos, os proprietários e as regras, só depois analisar que parte disso pode ser automatizada.
Uma vez feito esse registo, torna-se também claro que parte do trabalho manual — transcrever faturas, manter abas, verificar fórmulas — pode ser apoiada por IA. Quem quiser saber que parte desse trabalho se qualifica para isso pode utilizar o werkscan da FTE TO AI. Esse calcula, por tarefa, que parte do trabalho pode ser assumida pela IA, com base nas tarefas tal como são atualmente executadas.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.