Večina podatkov o trajnostnosti se ne začne v sistemu z revizijsko sledjo. Začne se v preglednici, ki jo vodi nekdo na oddelku za obrate, v izvozu ponudnika energije, ki se ročno prepisuje, ali v zavihku, ki ga trikrat na leto izpolni drug sodelavec. To ni težava, ki jo reši orodje. Gre za vprašanje zapisovanja tega, kaj se dogaja med to preglednico in številko v poročilu, s programsko opremo ali brez nje.
Izvor podatkov je nič drugega kot odgovor na vprašanje: od kod prihaja ta številka in kaj se je z njo zgodilo na poti. Pri avtomatiziranem sistemu del tega zapiše programska opremа. Pri preglednici tega nihče ne zapiše samodejno, zato mora to potekati ročno. To ne pomeni, da je bolj zapleteno, samo da mora biti izrecno navedeno. Za kaj natanko pomeni preslikava od vira do poročila velja enaka logika pri preglednici kot pri sistemu ERP: vsak korak med virom in številko v poročilu se poimenuje, tudi če ta korak obsega ročni izračun v celici.
Med neobdelano preglednico in številko, ki se znajde v poročilu, je navadno več obdelav. Neobdelan račun za energijo se pretvori v porabo za obdobje. Ta poraba se pomnoži z emisijskim faktorjem. Rezultat se sešteje s številkami drugih lokacij. Nekje se preračuna enota, vnese ocena za manjkajoči mesec ali uporabi popravek, ker se je predhoden vnos izkazal za napačnega. Vsak od teh korakov je obdelava, ki spremeni številko, in katere obdelave se nahajajo med virom in poročilom je prav to, kar je treba zapisati, preden lahko kdo preveri številko.
Pri preglednici je tveganje, da so ti koraki skriti v formulah, ki jih nihče več ne preverja. Celica vsebuje izračun, ki ga je pred tremi leti sestavil nekdo, ki medtem opravlja drugo funkcijo. Nihče več ne ve, zakaj je formula tako sestavljena, in nihče si ne upa spremeniti je. To ni težava izvora podatkov, ki izgine, ko se nabavi orodje. Težava je v tem, da manjka zapisan opis, kaj ta formula počne, ne glede na sistem, v katerem se nahaja.
Dve obdelavi se pojavljata skoraj vedno in si zaslužita posebno pozornost. Prva je agregacija: številke več lokacij, oddelkov ali obdobij se združijo v eno številko. Kako se zapisuje agregacija določa, ali lahko kdo naknadno vidi, kateri viri so bili vključeni in kateri niso. V preglednici agregacija pogosto poteka s preprosto formulo SUM prek vrste zavihkov, vendar vprašanje, kateri zavihki so v njej vključeni in kateri so bili namensko izključeni, je redko kje zapisano.
Druga je normalizacija: številke iz različnih virov se naredijo primerljive, na primer s pretvorbo enot ali z uskladitvijo različnih poročevalskih obdobij. Kako se zapisuje normalizacija je pri ročnem procesu enako relevantno kot pri avtomatiziranem sistemu. Preglednica s stolpci v različnih enotah, kjer je pretvorba nekje sredi obdelana v formuli, je korak normalizacije, ki ga nihče ne prepozna kot takega, dokler se o njem ne zastavi vprašanje.
Zapisovanje korakov med virom in poročilom ima malo vrednosti, če nihče ne ve, kdo je odgovoren za pravilnost vsakega koraka. K temu spadata dve vprašanji. Prvo je kdo je lastnik definicije podatkovne točke: kdo določa, kaj se natanko razume pod določeno številko, in s kom se posvetuje, ko se ta definicija spremeni. Drugo je kdo je lastnik osnovnega procesa: kdo je odgovoren za samo preglednico, za njeno vodenje in za opozarjanje, ko se vir spremeni ali izpade.
Brez teh dveh odgovorov izvor podatkov ostane trenutni posnetek. Nekdo danes zapiše, kako se izračuna številka, toda čez šest mesecev se preglednica spremeni, odgovorni sodelavec zamenja delovno mesto ali se zavihek nadomesti z novim izvozom z drugačnim vrstnim redom stolpcev. Če lastništvo ni določeno, nihče ne opazi, da izvor podatkov ne ustreza več dejanskemu stanju.
Orodje, ki se postavi na neurejen proces, zapisuje enake nejasnosti, samo v urejenejšem vmesniku. Če nihče ne ve, katere obdelave se nahajajo med virom in poročilom, kdo je lastnik definicije in kdo upravlja osnovni proces, potem avtomatizacija prinaša predvsem hitrejšo negotovost. Vrstni red je: najprej zapisati korake, lastnike in pravila, šele nato pogledati, kateri del tega je mogoče avtomatizirati.
Ko je to zapisovanje opravljeno, postane tudi jasno, kateri del ročnega dela — prepisovanje računov, vodenje zavihkov, preverjanje formul — je mogoče podpreti z umetno inteligenco. Kdor želi izvedeti, kateri del tega dela pride v poštev za to, lahko uporabi delovno analizo podjetja FTE TO AI. Ta za vsako opravilo izračuna, kateri del dela lahko prevzame umetna inteligenca, na podlagi opravil, kot se trenutno izvajajo.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.