La mayoría de los datos de sostenibilidad no empieza en un sistema con registro de auditoría. Empieza en una hoja de cálculo que alguien del departamento de instalaciones mantiene, en una exportación de un proveedor de energía que se copia a mano, o en una pestaña que rellena un compañero distinto tres veces al año. Eso no es un problema que resuelva una herramienta. Es una cuestión de registrar lo que sucede entre esa hoja de cálculo y la cifra del informe, con o sin software.
El linaje no es más que la respuesta a la pregunta: de dónde viene esta cifra y qué se ha hecho con ella en el camino. En un sistema automatizado, el software registra una parte de eso. En una hoja de cálculo, nadie lo hace automáticamente, así que debe hacerse a mano. Eso no significa que sea más complicado, solo que debe ser explícito. Para lo que implica exactamente el mapeo de origen a informe se aplica la misma lógica en una hoja de cálculo que en un sistema ERP: cada paso entre la fuente y la cifra del informe se nombra, incluso si ese paso consiste en un cálculo manual en una celda.
Entre la hoja de cálculo en bruto y la cifra que aparece en el informe suele haber varias operaciones. Una factura de energía en bruto se convierte en un consumo por periodo. Ese consumo se multiplica por un factor de emisión. El resultado se suma con cifras de otras sedes. En algún punto se convierte una unidad, se rellena una estimación para un mes que falta, o se aplica una corrección porque un dato introducido anteriormente resultó ser erróneo. Cada uno de esos pasos es una operación que cambia la cifra, y qué operaciones se encuentran entre la fuente y el informe es precisamente lo que hay que registrar antes de que alguien pueda comprobar la cifra.
En una hoja de cálculo, el riesgo es que estos pasos queden escondidos en fórmulas que ya nadie revisa. Una celda contiene un cálculo elaborado hace tres años por alguien que ahora tiene otra función. Ya nadie sabe por qué la fórmula está construida así, y nadie se atreve a modificarla. Eso no es un problema de linaje que desaparezca en cuanto se adquiere una herramienta. El problema reside en la falta de una descripción registrada de lo que hace esa fórmula, independientemente del sistema en el que se encuentre.
Casi siempre aparecen dos operaciones que merecen atención por separado. La primera es la agregación: cifras de varias sedes, departamentos o periodos se combinan en una sola cifra. Cómo se registra la agregación determina si más adelante alguien puede ver qué fuentes se incluyeron y cuáles no. En una hoja de cálculo, la agregación suele hacerse con una simple fórmula SUMA sobre una serie de pestañas, pero la pregunta de qué pestañas están incluidas y cuáles se han excluido deliberadamente rara vez está descrita en ningún sitio.
La segunda es la normalización: cifras de distintas fuentes se hacen comparables, por ejemplo convirtiendo unidades o alineando distintos periodos de informe. Cómo se registra la normalización es igual de relevante en un proceso manual que en un sistema automatizado. Una hoja de cálculo con columnas en distintas unidades, donde la conversión está incorporada a mitad de camino en una fórmula, es un paso de normalización que nadie reconoce como tal hasta que alguien hace una pregunta al respecto.
Registrar los pasos entre la fuente y el informe tiene poco valor si nadie sabe quién es responsable de la corrección de cada paso. Hay dos preguntas que deben acompañarlo. La primera es quién posee la definición de un punto de datos: quién determina exactamente qué se entiende por una cifra determinada, y a quién se consulta cuando esa definición cambia. La segunda es quién posee el proceso subyacente: quién es responsable de la hoja de cálculo en sí, de mantenerla, y de señalar cuando la fuente cambia o desaparece.
Sin esas dos respuestas, el linaje sigue siendo una fotografía puntual. Hoy alguien registra cómo se calcula la cifra, pero seis meses después la hoja de cálculo cambia, el empleado responsable cambia de puesto, o una pestaña se sustituye por una nueva exportación con un orden de columnas distinto. Si no se ha asignado la propiedad, nadie se da cuenta de que el linaje ya no coincide con la realidad.
Una herramienta que se aplica sobre un proceso desorganizado registra las mismas ambigüedades, solo que en una interfaz más ordenada. Si nadie sabe qué operaciones hay entre la fuente y el informe, quién posee la definición y quién gestiona el proceso subyacente, la automatización produce sobre todo una incertidumbre más rápida. El orden es: primero registrar los pasos, los propietarios y las reglas, y solo entonces ver qué parte de eso puede automatizarse.
Una vez que ese registro existe, también queda claro qué parte del trabajo manual —copiar facturas, mantener pestañas, recalcular fórmulas— se puede apoyar con IA. Quien quiera saber qué parte de ese trabajo es apta para ello puede usar el escáner de trabajo de FTE TO AI. Este calcula, por tarea, qué parte del trabajo puede asumir la IA, a partir de las tareas tal como se realizan actualmente.
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