Lineage táblázatos forrásoknál: mit rögzít, és miért

A legtöbb fenntarthatósági adat nem egy audit trail-lel rendelkező rendszerben kezdődik. Egy táblázatban kezdődik, amelyet valaki a facilitaire osztályon vezet, egy energiaszolgáltatótól származó exportban, amelyet kézzel írnak át, vagy egy fülben, amelyet évente háromszor tölt ki egy másik kollega. Ez nem olyan probléma, amelyet egy eszköz megold. Kérdés, hogy rögzítik-e, mi történik a táblázat és a jelentésben szereplő szám között, szoftverrel vagy nélküle.

Mit jelent a lineage rendszer nélkül

A lineage nem más, mint a válasz a kérdésre: honnan származik ez a szám, és mit tettek vele útközben. Egy automatizált rendszernél a szoftver ennek egy részét rögzíti. Egy táblázatnál ezt senki nem teszi automatikusan, tehát kézzel kell megtörténnie. Ez nem jelenti azt, hogy bonyolultabb, csak azt, hogy explicitté kell tenni. Mit jelent pontosan a source-to-report mapping esetében ugyanaz a logika érvényes egy táblázatnál, mint egy ERP-rendszernél: minden lépést a forrás és a jelentésben szereplő szám között meg kell nevezni, még akkor is, ha az a lépés egy kézi számításból áll egy cellában.

A lépések a forrás és a jelentés között

A nyers táblázat és a jelentésben szereplő szám között általában több művelet is van. Egy nyers energiaszámlát egy időszakra vonatkozó fogyasztássá alakítanak át. Ezt a fogyasztást egy kibocsátási tényezővel szorozzák meg. Az eredményt más telephelyek számaival összeadják. Valahol egy mértékegységet átszámítanak, egy hiányzó hónapra becslést adnak meg, vagy egy korrekciót alkalmaznak, mert egy korábbi bevitel hibásnak bizonyult. Ezen lépések mindegyike egy művelet, amely megváltoztatja a számot, és milyen műveletek vannak a forrás és a jelentés között pontosan az, amit rögzíteni kell, mielőtt valaki ellenőrizhetné a számot.

Egy táblázatnál az a kockázat, hogy ezek a lépések formulákban rejtőznek, amelyeket már senki nem néz át. Egy cella egy számítást tartalmaz, amelyet három évvel ezelőtt állított össze valaki, aki mára már más pozícióban dolgozik. Már senki sem tudja, miért van így felépítve a formula, és senki nem meri megváltoztatni. Ez nem egy olyan lineage-probléma, amely eltűnik, amint beszereznek egy eszközt. A probléma abban van, hogy nincs rögzített leírás arról, mit csinál az a formula, függetlenül attól, milyen rendszerben található.

Aggregáció és normalizáció egy táblázatban

Két művelet szinte mindig előfordul, és külön figyelmet érdemel. Az első az aggregáció: több telephely, osztály vagy időszak számait egyetlen számmá vonják össze. Az, hogy hogyan rögzítik az aggregációt, határozza meg, hogy utólag látható-e, mely forrásokat vették figyelembe, és melyeket nem. Egy táblázatban az aggregáció gyakran egy egyszerű SZUM-formulával történik egy sor fül fölött, de az a kérdés, hogy mely fülek szerepelnek benne, és melyeket zártak ki szándékosan, ritkán van bárhol leírva.

A második a normalizáció: különböző forrásokból származó számokat összehasonlíthatóvá tesznek, például mértékegységek átszámításával vagy különböző jelentési időszakok egymáshoz igazításával. Az, hogy hogyan rögzítik a normalizációt, egy kézi folyamatnál éppolyan releváns, mint egy automatizált rendszernél. Egy táblázat, amelyben az oszlopok különböző mértékegységben vannak, és az átszámítás valahol félúton egy formulába van beépítve, egy normalizációs lépés, amelyet senki nem ismer fel ilyenként, amíg fel nem merül róla egy kérdés.

Miért ugyanolyan fontos a felelősség, mint a lépések maguk

A forrás és a jelentés közötti lépések rögzítésének kevés értéke van, ha senki nem tudja, ki felel az egyes lépések helyességéért. Két kérdés tartozik ehhez. Az első, hogy ki birtokolja egy adatpont definícióját: ki határozza meg pontosan, mit értenek egy bizonyos szám alatt, és kit kérdeznek meg, ha ez a definíció megváltozik. A második, hogy ki birtokolja az alatta lévő folyamatot: ki felel a táblázatért magáért, annak vezetéséért, és annak jelzéséért, ha a forrás megváltozik vagy megszűnik.

Ezen két válasz nélkül a lineage csak egy pillanatfelvétel marad. Valaki ma rögzíti, hogyan számítják ki a számot, de hat hónap múlva megváltozik a táblázat, a felelős munkatárs máshova kerül, vagy egy fület egy új export vált fel más oszlopsorrenddel. Ha a felelősség nincs kijelölve, senki nem veszi észre, hogy a lineage már nem felel meg a valóságnak.

Miért ez legyen az első lépés, mielőtt egy eszközön gondolkodnának

Egy eszköz, amelyet egy szervezetlen folyamatra telepítenek, ugyanazokat a bizonytalanságokat rögzíti, csak egy szebb felületben. Ha senki nem tudja, milyen műveletek vannak a forrás és a jelentés között, ki birtokolja a definíciót, és ki kezeli az alatta lévő folyamatot, akkor az automatizálás elsősorban gyorsabb bizonytalanságot eredményez. A sorrend a következő: először a lépéseket, a felelősöket és a szabályokat kell rögzíteni, csak azután érdemes megnézni, mely rész automatizálható.