Većina podataka o održivosti ne počinje u sustavu s revizijskim tragom. Počinje u proračunskoj tablici koju vodi netko iz odjela za opće poslove, u izvozu od opskrbljivača energijom koji se ručno prekucava, ili u kartici koju tri puta godišnje popunjava drugi kolega. To nije problem koji rješava alat. Riječ je o zapisivanju onoga što se događa između te proračunske tablice i brojke u izvještaju, sa softverom ili bez njega.
Lineage nije ništa drugo nego odgovor na pitanje: odakle dolazi ovaj broj i što je s njim rađeno na putu. Kod automatiziranog sustava, softver dio toga zapisuje sam. Kod proračunske tablice to nitko ne radi automatski, pa se to mora učiniti ručno. To ne znači da je kompliciranije, samo da mora biti izričito. Za ono što source-to-report mapiranje točno znači vrijedi ista logika kod proračunske tablice kao i kod ERP sustava: svaki korak između izvora i brojke u izvještaju se imenuje, i onda kada se taj korak sastoji od ručnog izračuna u ćeliji.
Između sirove proračunske tablice i brojke koja se nalazi u izvještaju obično se odvija više obrada. Sirov račun za energiju se pretvara u potrošnju po razdoblju. Ta se potrošnja množi s emisijskim faktorom. Rezultat se zbraja s brojkama iz drugih lokacija. Negdje se preračunava jedinica, upisuje se procjena za nedostajući mjesec, ili se primjenjuje korekcija jer se prethodni unos pokazao pogrešnim. Svaki od tih koraka je obrada koja mijenja brojku, a koje se obrade nalaze između izvora i izvještaja upravo je ono što treba zapisati prije nego što netko može provjeriti brojku.
Kod proračunske tablice rizik je da su ovi koraci skriveni u formulama koje nitko više ne provjerava. Ćelija sadrži izračun koji je prije tri godine izradio netko koji sada radi na drugoj funkciji. Nitko više ne znа zašto je formula sastavljena na taj način, i nitko se ne usudi mijenjati je. To nije problem lineage-a koji nestaje čim se nabavi alat. Problem je u nedostatku zapisanog opisa onoga što ta formula radi, neovisno o sustavu u kojem se nalazi.
Dvije obrade se javljaju gotovo uvijek i zaslužuju posebnu pažnju. Prva je agregacija: brojke iz više lokacija, odjela ili razdoblja spajaju se u jedan broj. Način na koji se agregacija zapisuje određuje može li netko naknadno vidjeti koji su izvori uračunati a koji nisu. U proračunskoj tablici agregacija se često provodi jednostavnom formulom SUM preko niza kartica, ali pitanje koje su kartice u tome uključene i koje su svjesno isključene rijetko je negdje opisano.
Druga je normalizacija: brojke iz različitih izvora čine se usporedivima, na primjer preračunavanjem jedinica ili usklađivanjem različitih razdoblja izvještavanja. Način na koji se normalizacija zapisuje jednako je relevantan kod ručnog procesa kao i kod automatiziranog sustava. Proračunska tablica sa stupcima u različitim jedinicama, gdje je preračunavanje negdje na pola puta ugrađeno u formulu, korak normalizacije koji nitko ne prepoznaje kao takav dok se o njemu ne postavi pitanje.
Zapisivanje koraka između izvora i izvještaja ima malu vrijednost ako nitko ne zna tko je odgovoran za točnost svakog koraka. Uz to idu dva pitanja. Prvo je tko posjeduje definiciju podatkovne točke: tko određuje što se točno podrazumijeva pod određenom brojkom, i s kim se savjetuje kada se ta definicija promijeni. Drugo je tko posjeduje temeljni proces: tko je odgovoran za samu proračunsku tablicu, za njezino održavanje, i za signaliziranje kada se izvor promijeni ili prestane postojati.
Bez ta dva odgovora, lineage ostaje snimka trenutka. Danas netko zapiše kako se brojka izračunava, ali šest mjeseci kasnije proračunska tablica se promijeni, odgovorni zaposlenik promijeni radno mjesto, ili se kartica zamijeni novim izvozom s drugačijim redoslijedom stupaca. Ako vlasništvo nije dodijeljeno, nitko ne primijeti da lineage više ne odgovara stvarnosti.
Alat postavljen na neorganiziran proces registrira iste nejasnosti, samo u urednijem sučelju. Ako nitko ne zna koje se obrade nalaze između izvora i izvještaja, tko posjeduje definiciju i tko upravlja temeljnim procesom, automatizacija uglavnom donosi bržu nesigurnost. Redoslijed je: prvo zapisati korake, vlasnike i pravila, a tek nakon toga razmotriti koji se dio toga može automatizirati.
Čim to zapisivanje postoji, postaje jasno i koji dio ručnog rada — prekucavanje računa, održavanje kartica, provjeravanje formula — može se podržati uz pomoć AI-a. Onaj koji želi znati koji dio tog rada za to dolazi u obzir, može koristiti radnu skenu tvrtke FTE TO AI. Ona po zadatku izračunava koji se dio posla može prepustiti AI-u, na temelju zadataka kako se trenutno izvode.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.