Als u vraagt wie het cijfer voor scope 2-emissies heeft aangeleverd, krijgt u meestal een naam. Als u vraagt wie heeft vastgelegd wat er wel en niet in dat cijfer hoort — welke vestigingen, welke energiebronnen, welke periode, welke conversiefactor — wordt het stiller. Het cijfer heeft een afzender. De definitie erachter vaak niet.
Dat onderscheid is niet spitsvondig. Een datapunt is meer dan een waarde in een cel. Het is een waarde plus een set keuzes: wat telt mee, wat telt niet mee, volgens welke bron, met welke aannames bij ontbrekende gegevens. Wie het cijfer invoert is niet automatisch degene die die keuzes heeft gemaakt, en al helemaal niet degene die ze zou moeten kunnen wijzigen.
Zonder aangewezen eigenaar van de definitie ontstaat een vast patroon. De persoon die het dichtst bij het cijfer staat — vaak een controller of een medewerker duurzaamheid met tijdsdruk — maakt de keuze zelf, ter plekke, zonder die vast te leggen. Volgend jaar zit er een andere persoon op die plek, of dezelfde persoon herinnert het zich anders. De definitie verschuift zonder dat iemand het besluit heeft genomen om te verschuiven.
De schade wordt pas zichtbaar bij vergelijking. Een cijfer van dit jaar naast een cijfer van vorig jaar, of een cijfer van de ene vestiging naast dat van de andere, en de vraag komt: zijn dit dezelfde definities? Vaak is het antwoord niet ja of nee, maar niemand weet het, omdat niemand die vraag als zijn taak zag om te beantwoorden.
Dit is een ander probleem dan wie bezit het proces eronder. Het proces gaat over de stappen: wie verzamelt, wie controleert, wie levert aan. De definitie gaat over de betekenis van wat er door dat proces heen stroomt. U kunt een waterdicht proces hebben rond een datapunt dat niemand eenduidig heeft gedefinieerd, en dan stroomt er consistent iets door dat niet consistent is.
De definitie van een datapunt valt tussen de gebruikelijke rollen. Finance bezit doorgaans de cijfers en de controle daarop, wat een andere vraag is dan wie bezit de control — controle checkt of een waarde correct is verwerkt, niet of de onderliggende definitie klopt. Sustainability bezit doorgaans de inhoudelijke kennis van wat een indicator zou moeten meten, maar niet altijd de bevoegdheid om een definitie group-wide vast te leggen. Beide partijen kunnen ernaar wijzen zonder dat een van beide zich verantwoordelijk voelt voor het uiteindelijke vastleggen. Hoe u die verdeling wel maakt, hangt af van waar de feitelijke kennis zit en waar de bevoegdheid om te beslissen ligt — een verdeling die per organisatie verschilt en die nader wordt uitgewerkt op de pagina over de verdeling van eigenaarschap tussen finance en sustainability.
In een groep met meerdere entiteiten wordt dit gat groter, niet kleiner. Een moedermaatschappij kan een definitie vaststellen, maar of die definitie ook zo wordt toegepast bij een dochteronderneming in een ander land, met een ander boekhoudsysteem en een andere lokale interpretatie van wat 'personeel' of 'omzet' betekent, is een aparte vraag. Die specifieke complicatie komt terug op de pagina over wie de definitie van een datapunt bezit binnen een groep met meerdere entiteiten.
Het aanwijzen van een eigenaar voor een definitie voelt voor sommige organisaties als extra laag administratie boven een proces dat al zwaar genoeg is. Het omgekeerde is waar. Zonder die eigenaar wordt elke discussie over een afwijkend cijfer een discussie zonder scheidsrechter — iedereen heeft een mening over wat het datapunt zou moeten betekenen, niemand heeft het laatste woord.
Een eigenaar van de definitie hoeft niet degene te zijn die de data verzamelt of invoert. De rol is smal: deze persoon of functie legt vast wat het datapunt precies omvat, keurt wijzigingen goed, en is het aanspreekpunt als twee afdelingen een cijfer verschillend interpreteren. Zonder die rol blijft de vraag wat u doet als niemand eigenaar is onbeantwoord tot iemand — een auditor, een toezichthouder, een investeerder — de vraag stelt op een moment dat een snel antwoord niet meer volstaat.
De eerste stap is niet het aanwijzen van een naam bij een functietitel, maar het zichtbaar maken van elk datapunt en de keuzes die erin verscholen zitten. Pas als die keuzes op papier staan, is er iets om eigenaarschap aan te hangen. Dat is precies waar de Data Readiness Scan begint: een register per datapunt met de herkomst, de aannames en de plek waarin die keuzes zijn gemaakt, zodat eigenaarschap kan worden toegewezen aan iets concreets in plaats van aan een vage verantwoordelijkheid.
Wie zich afvraagt hoeveel van het werk rond het bijhouden en actualiseren van die definities met ondersteuning van AI kan worden gedaan, vindt bij FTE TO AI een werkscan die per taak berekent welk deel daarvan overdraagbaar is aan AI — een aparte vraag, die pas relevant wordt zodra de taken en de eigenaren ervan zijn vastgelegd.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.