In een groep met meerdere entiteiten wordt duurzaamheidsdata meestal per vestiging, per land of per bedrijfsonderdeel verzameld. Iemand op de vestiging vult een spreadsheet in, stuurt die door naar het hoofdkantoor, en daar wordt alles samengevoegd tot een rapport. Dat proces werkt, tot er iets misgaat. Dan blijkt dat niemand precies weet wie verantwoordelijk was voor de stap ertussen: de omzetting van ruwe meterstanden naar een emissiefactor, de keuze welk boekjaar een cijfer toebehoort, de correctie van een dubbeltelling tussen twee entiteiten.
De vraag "wie bezit dit proces" is anders dan de vraag "wie levert dit cijfer aan". Aanlevering is zichtbaar: iemand stuurt een bestand. Eigenaarschap van het proces is onzichtbaar, tot het ontbreekt. Wie beslist welke definitie geldig is als twee entiteiten een andere aanpak volgen? Wie signaleert dat een waarde buiten het verwachte bereik valt voordat die het rapport bereikt? Wie is aanspreekbaar wanneer een accountant vraagt hoe een getal is opgebouwd?
Bij één entiteit is er meestal één persoon die alles overziet, ook als dat overzicht informeel is. Bij meerdere entiteiten valt die informele dekking weg. Elke vestiging heeft een eigen manier van werken, eigen systemen, eigen mensen die het altijd al zo deden. Het hoofdkantoor ziet het eindresultaat, niet het proces daarachter. Zonder een expliciete toewijzing van eigenaarschap ontstaat een groep waarin iedereen denkt dat een ander de brug bewaakt tussen ruwe data en gerapporteerd cijfer.
Dit speelt op meerdere niveaus tegelijk. Er is de vraag wie de definitie van een datapunt bezit: welke entiteit bepaalt wat "scope 2-verbruik" precies inhoudt als de energieleverancier per land verschilt. Er is de vraag wie de control bezit: wie controleert dat een waarde is goedgekeurd voordat die verder gaat. En er is de onderliggende vraag die dit artikel behandelt: wie het proces zelf bezit, van bronsysteem tot rapportregel.
Zonder eigenaar wordt het proces een verzameling gewoontes. Iemand past een formule aan in een spreadsheet omdat het handiger leek, en niemand controleert of die aanpassing ergens anders ook is doorgevoerd. Een vestiging wisselt van boekhoudsysteem en de nieuwe export heeft een andere kolomvolgorde, wat niemand opmerkt tot de cijfers niet meer optellen. Een nieuwe medewerker neemt de rapportage over en volgt de instructies van een voorganger die intussen is vertrokken, zonder te weten waarom een bepaalde stap zo is ingericht.
De gevolgen worden meestal pas zichtbaar op het moment dat er extern naar wordt gekeken: bij een audit, bij een vraag van een toezichthouder, bij de eerste keer dat een cijfer moet worden onderbouwd. Dan blijkt dat niemand kan reconstrueren hoe een getal is ontstaan, omdat niemand die verantwoordelijkheid formeel had. Dit is precies het onderwerp van wat u doet als niemand eigenaar is in een groep met meerdere entiteiten: niet een schuldvraag, maar een structurele leegte die is ontstaan door groei, fusies of gewoon tijd.
Het is verleidelijk om dit probleem op te lossen met een organisatieschema: één naam naast één afdeling. Dat werkt niet, omdat het proces onder duurzaamheidsdata niet uit één stap bestaat. Er is de bronregistratie, de omzetting naar een eenheid of factor, de controle op geldige waarden, de samenvoeging over entiteiten heen, en de uiteindelijke vastlegging in het rapport. Elke stap kan een andere eigenaar hebben, zolang dat expliciet is vastgelegd en niet wordt aangenomen.
Wat daarbij helpt, is niet een vage taakverdeling maar een concreet register: per datapunt de vraag wie de bron beheert, wie de omzetting uitvoert, wie de uitkomst goedkeurt. Daarbij hoort ook de vraag wat een geldige waarde is, want zonder een gedeelde definitie van wat een geldige waarde is, kan geen eigenaar controleren of een cijfer klopt voordat het verder gaat. En zonder een manier om af te wijken cijfers te signaleren, zoals beschreven bij het instellen van een signaalafwijking, blijft controle afhankelijk van wie toevallig het cijfer nog eens naleest.
Als eigenaarschap van het proces eenmaal is toegewezen, per datapunt en per stap, ontstaat een ander soort inzicht: precies wie welke handeling uitvoert, hoe vaak, en op basis van welke bron. Dat overzicht maakt een vervolgvraag mogelijk die verder gaat dan wie verantwoordelijk is, namelijk welk deel van dat werk vervolgens over te nemen is door automatisering. De werkscan van FTE TO AI rekent per taak uit welk deel van het werk door AI over te nemen is, uitgaande van de taken zoals die na het toewijzen van eigenaarschap zichtbaar zijn geworden. Zonder die toewijzing is er geen taak om te scannen, alleen een proces dat niemand kan uitleggen.
De Data Readiness Scan die het datapuntregister, de lineage per datapunt en het eigenaarschap in kaart brengt, wordt nu gebouwd. Wie op de wachtlijst wil voor toegang zodra de scan beschikbaar is, kan zich aanmelden. Er is nu geen tool te bestellen, wel een plek om als eerste bericht te krijgen wanneer die klaar is.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.