Een cijfer in een duurzaamheidsrapport komt ergens vandaan. Uit een energiefactuur, een HR-systeem, een spreadsheet die iemand drie jaar geleden heeft opgezet en die nu door een opvolger wordt ingevuld zonder dat die opvolger weet waarom de formule is zoals ze is. Zolang iemand die vraag kan beantwoorden, is er een eigenaar. Zodra niemand die vraag kan beantwoorden, is er een leegte. En een leegte in een datapunt is geen technisch mankement dat een tool oplost. Het is een organisatorisch feit dat eerst zichtbaar moet worden voordat er iets aan te doen is.
Veel organisaties ontdekken die leegte pas op het moment dat een accountant, een auditor of een toezichthouder een vraag stelt die niemand kan beantwoorden. Wie heeft dit cijfer aangeleverd. Op basis van welke bron. Wie heeft gecontroleerd of die bron nog klopt. Als het antwoord "dat weten we niet meer" is, dan was er nooit eigenaarschap. Er was een spreadsheet die werkte, tot iemand ernaar vroeg.
In een enkelvoudige organisatie is de afstand tussen een datapunt en de persoon die het beheert meestal klein. Er is één finance-afdeling, één controller, één iemand die de scope 2-cijfers samenstelt. Zodra een groep uit meerdere entiteiten bestaat, verandert dat. Een dochteronderneming levert data aan een moederbedrijf. Een divisie werkt met een ander ERP-systeem dan een andere divisie. Iedereen levert wat gevraagd wordt, maar niemand heeft de opdracht gekregen om te bewaken of de definitie van een datapunt in de ene entiteit dezelfde is als in de andere. Dat is een vraag die uitgebreider aan de orde komt op de pagina over wie de definitie van een datapunt bepaalt wanneer een groep uit meerdere entiteiten bestaat.
Datzelfde patroon herhaalt zich op het niveau van het proces. Wie bewaakt dat de stappen tussen bronsysteem en rapportcijfer bij elke entiteit dezelfde zijn, en wie grijpt in als dat niet zo is. Ook dat wordt zelden expliciet toegewezen; het groeit mee met de organisatiestructuur, tot er een controle nodig is en blijkt dat niemand het proces als geheel overziet. Hoe die verantwoordelijkheid wel te beleggen is, staat uitgewerkt op de pagina over wie het proces achter een datapunt beheert in een groep met meerdere entiteiten.
Een control is de stap die controleert of een datapunt klopt, niet de stap die het datapunt aanlevert. Dat onderscheid lijkt subtiel, maar het is precies waar eigenaarschap vaak wegvalt. De persoon die het cijfer invoert, voelt zich verantwoordelijk voor het invoeren. Niemand voelt zich verantwoordelijk voor het checken. In een groep met meerdere entiteiten is dat verschil nog groter, omdat de controle vaak op een ander niveau zou moeten liggen dan de aanlevering. Wie die controle eigenaar maakt, en waarom dat een andere vraag is dan wie de data aanlevert, staat beschreven op de pagina over wie de control op een datapunt bezit in een groep met meerdere entiteiten.
Een specifieke variant van de leegte ontstaat tussen twee afdelingen die allebei een claim op een datapunt hebben, maar geen van beide de volledige verantwoordelijkheid. Finance beheert de systemen waar veel onderliggende data vandaan komt; sustainability beheert de definities en de rapportagelogica. Tussen die twee posities vallen datapunten die niemand als eerste aanraakt. Hoe die verdeling wel te maken is, komt aan de orde op de pagina over hoe eigenaarschap tussen finance en sustainability te verdelen is.
Als niemand eigenaar is, gebeurt er meestal niets zichtbaar, tot het moment dat er wel iets gebeurt. Een cijfer wordt niet bijgewerkt omdat niemand wist dat het moest. Een definitie wijzigt in de ene entiteit maar niet in de andere, en niemand merkt het tot de cijfers niet meer optellen. Een spreadsheet wordt overgenomen door iemand die de logica niet kent, en de fout die daaruit ontstaat blijft onopgemerkt tot een externe partij ernaar vraagt. Dit zijn geen incidenten die uit onzorgvuldigheid ontstaan. Ze ontstaan uit afwezigheid van een naam bij een taak.
Precies daarom is eigenaarschap toewijzen geen bijzaak bij het opzetten van een rapportageproces, maar de eerste stap. Voordat een tool wordt aangeschaft, voordat een dashboard wordt ingericht, is de vraag "wie is hiervan eigenaar" de vraag die bepaalt of alles daarna nog klopt. Een tool boven een leeg eigenaarschap levert een netter rapport op over dezelfde onbeheerde cijfers.
Zodra eigenaarschap helder is toegewezen, per datapunt, per proces en per control, ontstaat een tweede vraag: wat van het werk dat bij die eigenaar terechtkomt, is repetitief genoeg om over te dragen. Het samenstellen van een cijfer, het controleren van een bron, het bijhouden van een register — een deel daarvan is handwerk dat blijft terugkomen. FTE TO AI rekent per taak uit welk deel van dat werk door AI over te nemen is, zodat de eigenaar die u heeft aangewezen niet vastloopt in herhaling maar overblijft met de beoordeling die een mens moet doen.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.