Een groothandel produceert doorgaans weinig zelf. Het grootste deel van de omzet komt van goederen die worden ingekocht, opgeslagen en weer doorverkocht. Dat verandert de aard van de duurzaamheidsdata volledig ten opzichte van een fabriek. Er is geen productieproces om te meten, geen machinepark met energieverbruik dat de kern van de rapportage vormt. In plaats daarvan draait het om twee dingen: wat er door het pand heen beweegt (transport, opslag, verpakking) en wat er in de keten vóór de deur gebeurt (de productie bij leveranciers, vaak in andere landen). Voor een groothandel liggen de zwaarste emissies vrijwel altijd bij de ingekochte producten zelf, niet bij de eigen bedrijfsvoering. Dat maakt de eigen scope 1 en 2 relatief beperkt, en scope 3 verhoudingsgewijs des te groter en moeilijker te vullen.
De fysieke voetafdruk van een groothandel concentreert zich in het distributiecentrum: energieverbruik van koeling, verlichting, laadpalen voor het wagenpark, en het brandstofverbruik van eigen of ingehuurde vrachtwagens. Die gegevens zijn vaak wel te vinden, maar niet altijd op één plek. Facilitair beheert de energiefacturen van het pand, de transportafdeling beheert kilometers en brandstofbonnen (of laat dat over aan een logistiek dienstverlener), en de wagenparkbeheerder heeft weer een eigen registratie voor leasecontracten en verbruik. Wie voor eigen transport en opslag wil rapporteren, moet dus minstens drie afdelingen raadplegen die elk een deel van hetzelfde plaatje bijhouden, zonder dat er één overzicht bestaat van welke ritten, welke voertuigen en welke energiestromen waar horen.
Het grootste deel van de duurzaamheidsdata van een groothandel zit niet in het eigen bedrijf, maar bij de leveranciers. Dat kunnen honderden partijen zijn, verspreid over verschillende landen, elk met een ander niveau van rapportagevolwassenheid. Sommige leveranciers leveren een CO2-cijfer per product, andere geven alleen een gewicht en een land van herkomst, en weer andere geven niets. Die informatie komt binnen via inkoopcontracten, orderbevestigingen, e-mails en soms een los Excel-bestand dat een leverancier ooit heeft toegestuurd. Er is zelden een systeem waarin per product of per leverancier wordt vastgelegd welke duurzaamheidsdata beschikbaar is, wie die heeft aangeleverd en hoe oud die is. Zonder dat overzicht is niet te zien welk deel van de inkoop wél gedekt is met bruikbare cijfers en welk deel op een schatting of een generieke sectorfactor moet terugvallen.
Het WMS (warehouse management system) en het ERP-systeem van een groothandel zijn ingericht op volumes, locaties en doorlooptijden, niet op duurzaamheidskenmerken. Een artikel heeft daarin een SKU, een gewicht en een leverancier, maar zelden een gekoppeld CO2-cijfer of een materiaalsamenstelling. Wie die informatie wil combineren, moet het productbestand uit het ERP-systeem koppelen aan een los bestand met leveranciersdata, dat op zijn beurt weer regelmatig wordt bijgewerkt zonder dat duidelijk is welke versie de laatste is. Bij groothandels met een breed assortiment loopt dat snel op tot duizenden artikelregels die handmatig of via een kwetsbare koppeling aan elkaar moeten worden geplakt, telkens opnieuw bij elke rapportageperiode.
Groothandels die internationaal inkopen, hebben er nog een laag data bovenop: import- en douanegegevens over herkomst en transportmodaliteit (zeevracht, luchtvracht, wegtransport), die relevant zijn voor de berekening van transportemissies maar meestal beheerd worden door een logistiek of customs-afdeling die niet gewend is aan duurzaamheidsvragen. Daarnaast is verpakking een terugkerend punt: het materiaal en gewicht van dozen, pallets en folie wordt vaak bijgehouden voor kostenberekening, niet voor milieurapportage, waardoor de eenheden en definities niet aansluiten op wat een duurzaamheidsrapport nodig heeft. En bij groothandels met een eigen bezorgdienst komt de laatste kilometer naar de klant er nog bovenop, met eigen route- en voertuigdata die los staan van de rest.
De combinatie van beperkte eigen operatie en een zware, versnipperde keten erbuiten is wat een groothandel onderscheidt van bijvoorbeeld de duurzaamheidsdata in de maakindustrie, waar juist de eigen productieprocessen de hoofdmoot vormen, of van de duurzaamheidsdata in de detailhandel, waar de winkelvloer en de consument een extra laag toevoegen. Groothandels die zelf ook transport organiseren, herkennen daarnaast veel in de duurzaamheidsdata in de transportsector, waar kilometers, brandstof en voertuigdata eveneens over meerdere systemen en partijen verspreid liggen. Een goed startpunt is dan niet een tool die alles moet verzamelen, maar een register waarin per datapunt staat waar het vandaan komt, wie erover gaat en hoe actueel het is, zodat duidelijk wordt welk deel van de keten al gedekt is en welk deel nog een schatting is.
Zodra dat overzicht er is, ontstaat ook een beeld van hoeveel van dit verzamel- en koppelwerk herhaaldelijk en handmatig gebeurt, van leveranciersmails uitpluizen tot Excel-bestanden samenvoegen. Dat is precies het type werk waarvan de werkscan van FTE TO AI per taak berekent welk deel daarvan door AI is over te nemen, zodat duidelijk wordt waar mensen tijd besteden aan werk dat systematischer kan worden ingericht.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.