De horeca verschilt van veel andere sectoren doordat de bedrijfsvoering verspreid is over locaties die elk hun eigen meters, contracten en leveranciers hebben. Een keten met meerdere vestigingen heeft niet één energieaansluiting maar tientallen, niet één afvalcontract maar een lappendeken van lokale afspraken. Waar een fabriek de meeste van zijn uitstoot op één plek meet, verdeelt de horeca zich over keukens, koelinstallaties, terrasverwarming en wasserijen die elk apart geregistreerd staan, vaak bij een andere partij dan het hoofdkantoor.
Daarbij komt dat een groot deel van de relevante data niet bij het bedrijf zelf ontstaat, maar bij leveranciers: de groothandel die voedsel levert, de wasserij die linnen verwerkt, de brouwerij die vaten aanvoert. De verhouding tussen wat een horecaonderneming zelf meet en wat zij via de keten moet ophalen, valt daardoor structureel anders uit dan bij een sector met eigen productie. Het grootste deel van de klimaatimpact zit niet in het pand, maar in wat erin en eruit gaat.
Energieverbruik is meestal het eerste datapunt dat men wil rapporteren, en meteen het punt waar de spreiding begint. Een restaurant met een eigen keuken heeft een ander verbruiksprofiel dan een hotel met wasserij en zwembad, en een keten met huurpanden heeft vaak geen directe toegang tot de meterstanden omdat de verhuurder het contract beheert. Facturen komen op naam van de vestiging, van de holding, of van een derde partij die de meter beheert. Wie het totaalverbruik van een keten wil optellen, moet eerst uitzoeken welke meter bij welke vestiging hoort en wie de rekening daarvan ontvangt.
Voedselinkoop is voor veel horecabedrijven de grootste bron van keten-emissies, en tegelijk de minst gestructureerde databron. Bestellingen lopen via groothandels, lokale leveranciers en soms rechtstreeks bij producenten, elk met een eigen manier van factureren en een eigen mate van detail over herkomst en verwerking. Een pakbon vertelt wat er geleverd is, niet noodzakelijk waar het vandaan komt of hoe het geproduceerd is. Wie hier een datapunt uit wil halen, ontdekt dat de bron van de emissiefactor vaak ontbreekt en dat verschillende vestigingen dezelfde grondstof bij verschillende leveranciers inkopen, met verschillende onderliggende aannames.
Afvalinzameling wordt in de horeca meestal lokaal georganiseerd: elke vestiging heeft zijn eigen contract met een inzamelaar, soms zelfs meerdere voor gft, glas en restafval. Voedselverspilling wordt in het beste geval per vestiging bijgehouden in een kassasysteem of een apart registratieformulier, in het minder gunstige geval helemaal niet. Wanneer een rapportageverplichting om een cijfer over verspilling of afvalscheiding vraagt, moet dat cijfer eerst uit al die losse, lokale registraties worden samengesteld, met het risico dat de definitie van "afval" van vestiging tot vestiging verschilt.
HR-systemen houden gegevens bij over medewerkers, roosters en verloop, terwijl facilitaire of vastgoedsystemen de gegevens over het pand beheren: vierkante meters, verwarmingsinstallaties, isolatie. Beide zijn relevant voor duurzaamheidsrapportage, maar worden zelden gekoppeld. Een keten die wil weten hoeveel vierkante meter per medewerker verwarmd wordt, ontdekt dat die twee gegevens in twee systemen zitten die niet voor dit doel zijn ingericht en dus niet automatisch samenkomen.
De optelsom van deze bronnen is een landschap van meters, facturen, pakbonnen en lokale registraties die stuk voor stuk ergens anders staan, met eigenaarschap dat niet altijd is toegewezen. Niemand is er per definitie mee bezig deze bronnen te ordenen; ze bestaan gewoon, verspreid over vestigingen en systemen. Voordat een cijfer over energie, voedsel of afval betrouwbaar is, moet eerst duidelijk zijn welk systeem de bron is, wie daar verantwoordelijk voor is en welke regel bepaalt of een waarde plausibel is. Dat geldt voor de horeca net zo goed als voor andere sectoren; wie de vergelijking wil maken, kan ook lezen waar de duurzaamheidsdata in de agrarische sector vandaan komt, waar de keten van leveranciers een vergelijkbare rol speelt, of hoe de vastgoedsector met verspreide pandgegevens omgaat, gezien de overlap in huisvestingsdata. Wie precies wil weten welke datapunten voor de eigen bedrijfsvoering daadwerkelijk nodig zijn in plaats van wat een standaardlijst voorschrijft, vindt daar meer over op de pagina over welke datapunten u werkelijk nodig heeft bij meerdere vestigingen of bedrijfsonderdelen.
De verleiding is om een rapportagetool aan te schaffen zodra de vraag om cijfers binnenkomt. Een tool boven een ongeorganiseerd geheel van meters, facturen en lokale registraties levert een netter rapport op over dezelfde onzekere cijfers. De Data Readiness Scan is bedoeld voor het stuk daarvoor: een register van de datapunten die een horecabedrijf nodig heeft, met per datapunt vastgelegd waar het vandaan komt, wie het beheert en welke regel bepaalt of de waarde klopt. Die scan is in ontwikkeling; wie hier belangstelling voor heeft, kan zich aanmelden voor de wachtlijst.
Zodra duidelijk is welke datapunten er zijn en waar ze vandaan moeten komen, volgt vanzelf de vraag wie het verzamelen, controleren en invoeren van die gegevens voortaan uitvoert. Dat werk bestaat uit een reeks herkennbare taken, van het uitlezen van facturen tot het samenvoegen van vestigingsgegevens, en niet elke taak vraagt evenveel menselijk oordeel. De werkscan van FTE TO AI rekent per taak uit welk deel daarvan door AI over te nemen is, zodat helder wordt waar mensen nodig blijven en waar het werk zich laat automatiseren.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Antwoorden komen uit de kennisbank van deze site. Geen advies op maat, en geen scan van uw bedrijf.