Kennisbank

Cosa costa l'ordine sbagliato

L'ordine che sceglie la maggior parte delle organizzazioni

Si presenta un obbligo di rendicontazione, e la prima reazione è cercare uno strumento. Una dashboard, una piattaforma, un modulo aggiuntivo al software esistente. Sembra un progresso: appare qualcosa di nuovo, si spende del denaro, c'è un fornitore con cui poter discutere.

La domanda che viene saltata è da dove il tool ricava le sue cifre. Un tool calcola, visualizza e rendiconta, ma non inventa nulla. I dati che vi entrano provengono dagli stessi foglie di calcolo, dalle stesse e-mail al facility manager, dalle stesse stime che c'erano già. Solo che ora quei dati si trovano dietro un'interfaccia che appare organizzata.

Perché l'ordine conta

Scegliere un tool prima di sapere quali dati avete, chi ne è responsabile e quanto sono attendibili, significa scegliere un tool basandosi su presupposti. Il fornitore chiede quali funzionalità vi servono, e voi rispondete in base a quello che pensate di avere — non in base a quello che effettivamente esiste in termini di punti dati, fonti e proprietari. Quali requisiti funzionali derivano dal proprio processo è una domanda a cui si può rispondere solo se il processo è già stato definito; senza quel fondamento, il tool viene scelto sulla base di un elenco di requisiti stilato da qualcun altro, o che in seguito risulta mancante di ciò che era proprio necessario.

L'ordine inverso — sistemare prima il registro dei punti dati, la tracciabilità (lineage) e la proprietà, e solo dopo selezionare un tool — richiede all'inizio più tempo. Non c'è una dashboard da mostrare, nessun progresso che si possa esibire in una riunione. Ma le domande che vengono poi poste a un tool sono domande basate su ciò che effettivamente accade nell'azienda, non su un elenco ripreso da una demo.

Cosa costa realmente l'ordine sbagliato

I costi del tool-prima non si possono racchiudere in una sola voce, ma sono riconoscibili.

C'è il tool stesso, che dopo un anno risulta mancante di ciò che era necessario — un collegamento con un sistema di origine che non esiste, una struttura di rendicontazione che non corrisponde al modo in cui l'organizzazione lavora, un modulo che fa qualcosa di cui nessuno aveva bisogno. C'è il tempo delle persone che dovevano popolare il tool: se il registro dei punti dati non esisteva, il tool viene riempito con gli stessi export Excel isolati di prima, solo che ora all'interno di un sistema che suggerisce di essere sotto controllo.

C'è la falsa sicurezza, che è la più costosa. Un tool con una dashboard convincente dà la sensazione che i dati siano in ordine. Quella sensazione resiste fino a un percorso di assurance, un revisore o una domanda del consiglio di sorveglianza sulla provenienza di una cifra. A quel punto risulta che nessuno riesce a indicare chi ha fornito la fonte, quale ipotesi vi è incorporata, se la cifra di quest'anno è stata calcolata nello stesso modo di quella dello scorso anno. Il tool non lo sapeva, perché il tool non ha mai posto quella domanda — ha semplicemente accettato quanto veniva inserito.

E c'è la sostituzione. Un tool scelto senza una visione del processo sottostante viene, dopo un certo periodo, sostituito con un altro tool, nella speranza che funzioni meglio. Il problema si sposta, ma non scompare: comprare prima un tool o organizzare prima il processo è esattamente la scelta che si ripresenta a ogni sostituzione, e che senza una risposta sul lato del processo si risolve di nuovo nello stesso modo sbagliato.

Perché questo varia per settore

Quanto pesi l'ordine sbagliato dipende da dove nascono i dati. In un'impresa di costruzioni, una gran parte dei dati di sostenibilità si trova presso i subappaltatori, in cantiere e in amministrazioni di progetto non create per la rendicontazione — da dove provengono i dati di sostenibilità nel settore delle costruzioni determina di quali collegamenti un tool ha effettivamente bisogno. Nel settore degli impianti, i dati sono distribuiti tra bollettini di servizio, registrazioni di materiali e contratti di manutenzione, e dove si trovano i dati di sostenibilità nel settore degli impianti dimostra che un tool generico costruito per un'organizzazione da ufficio qui risulta rapidamente insufficiente. Un tool che non conosce queste differenze non può nemmeno risolverle — per quanto buona sia l'interfaccia. Chi vuole comunque scegliere prima un tool, farebbe bene a leggere come scegliere un tool senza pentirsene in seguito, anche se il nocciolo resta lo stesso: un tool non risolve un processo che non esiste.

Cosa serve prima

L'ordine che resta non è complicato, ma è meno attraente da proporre: registrare prima quali punti dati esistono, da dove provengono, chi ne è responsabile e quali regole di qualità vi si applicano. È il lavoro per cui è stata creata la Data Readiness Scan di CSRDready.net — un registro dei punti dati, la tracciabilità source-to-report per ogni punto dato, la proprietà e le regole di qualità, senza che vi sia già abbinato un tool o una forma di rendicontazione. Il tool è in fase di sviluppo; chi vuole già iniziare con questo, può iscriversi alla lista d'attesa.

Una volta che il registro dei punti dati è pronto, resta ancora una domanda che non è necessario porre a un fornitore di software: quanta parte di questo lavoro — raccogliere, controllare e ripetere gli stessi punti dati — deve restare lavoro umano, e quale parte si può far svolgere altrove. Per questo è stata creata la scansione del lavoro di FTE TO AI: essa calcola, per ciascun compito, quale parte del lavoro può essere trasferita all'IA, sulla base dei compiti come effettivamente vengono svolti nella vostra organizzazione.