Co stojí špatné pořadí

Pořadí, které si vybírá většina organizací

Objeví se povinnost reportování a první reakcí je hledání nástroje. Dashboard, platforma, modul ke stávajícímu softwaru. To působí jako pokrok: objeví se něco nového, vydávají se na to peníze, existuje dodavatel, se kterým lze jednat.

Otázka, která se přeskočí, je, odkud nástroj získává svá čísla. Nástroj počítá, vizualizuje a reportuje, ale nic nevymýšlí. Data, která do něj vstupují, pocházejí ze stejných tabulek, stejných e-mailů facility manažerovi, stejných odhadů, které tam už byly. Jen tato data jsou nyní za rozhraním, které vypadá přehledně.

Proč na pořadí záleží

Výběr nástroje předtím, než víte, jaká data máte, kdo za ně odpovídá a jak jsou spolehlivá, znamená výběr nástroje na základě předpokladu. Dodavatel se zeptá, jakou funkcionalitu potřebujete, a vy odpovíte na základě toho, co si myslíte, že máte — nikoli na základě toho, jaké datové body, zdroje a vlastníci skutečně existují. Jaké funkční požadavky vycházejí z vašeho vlastního procesu je otázka, na kterou lze odpovědět jen tehdy, pokud proces už existuje; bez tohoto základu se nástroj vybírá podle seznamu požadavků, který sestavil někdo jiný, nebo který se dodatečně ukáže jako neúplný právě v tom, co bylo potřeba.

Obrácené pořadí — nejprve zavést registr datových bodů, lineage a vlastnictví, teprve poté vybrat nástroj — stojí na začátku více času. Není žádný dashboard, na který by se dalo ukázat, žádný pokrok, který by se dal předvést na schůzce. Ale otázky, které se poté kladou nástroji, jsou otázky vycházející z toho, co se ve firmě skutečně děje, nikoli ze seznamu převzatého z demoverze.

Co špatné pořadí skutečně stojí

Náklady na přístup nejprve-nástroj nelze zachytit v jedné položce, ale lze je rozpoznat.

Je tu samotný nástroj, u kterého se po roce ukáže, že postrádá to, co bylo potřeba — napojení na zdrojový systém, které chybí, struktura reportování, která neodpovídá způsobu, jakým organizace funguje, modul, který dělá něco, co nikdo nepotřeboval. Je tu čas lidí, kteří nástroj museli naplnit: pokud registr datových bodů neexistoval, nástroj je naplněn stejnými roztroušenými exporty z Excelu jako dříve, jen nyní v rámci systému, který budí zdání, že je to pod kontrolou.

Je tu zdánlivá jistota, která je nejnákladnější. Nástroj s přesvědčivým dashboardem vyvolává pocit, že data jsou v pořádku. Tento pocit vydrží až do assurance procesu, auditora nebo dotazu dozorčí rady na původ nějakého čísla. Pak se ukáže, že nikdo nedokáže určit, kdo dodal zdroj, jaký předpoklad je v tom zapracován, zda letošní číslo bylo vypočítáno stejným způsobem jako loňské. Nástroj to nevěděl, protože nástroj tuto otázku nikdy nepoložil — přijal, co bylo zadáno.

A je tu náhrada. Nástroj vybraný bez znalosti procesu pod ním se po čase vymění za jiný nástroj, s nadějí, že ten to zvládne lépe. Problém se přesune, ale nezmizí: zda nejprve koupit nástroj, nebo nejprve zavést proces je přesně ta volba, která se znovu objevuje při každé náhradě, a která bez odpovědi na procesní stránku znovu vychází stejným špatným způsobem.

Proč to v jednotlivých sektorech vychází jinak

Jak silně špatné pořadí váží, závisí na tom, kde data vznikají. Ve stavební firmě se velká část dat o udržitelnosti nachází u subdodavatelů, na stavbě a v projektových administracích, které nebyly vytvořeny pro reportování — odkud pocházejí data o udržitelnosti ve stavebnictví určuje, jaká napojení nástroj vlastně potřebuje. V instalatérském oboru jsou data rozptýlena mezi servisní lístky, evidenci materiálu a smlouvy o údržbě, a kde se nacházejí data o udržitelnosti v instalatérském oboru ukazuje, že obecný nástroj postavený pro kancelářskou organizaci tu rychle nedostačuje. Nástroj, který tyto rozdíly nezná, je ani nemůže vyřešit — jakkoli je jeho rozhraní dobré. Kdo přesto chce nejprve vybrat nástroj, udělá dobře, když si přečte jak vybrat nástroj bez následné lítosti, přičemž podstata zůstává stejná: nástroj nevyřeší proces, který neexistuje.

Co je potřeba nejdřív

Pořadí, které zbývá, není složité, ale je méně lákavé nabízet: nejprve zaznamenat, jaké datové body existují, odkud pocházejí, kdo za ně odpovídá a jaká pravidla kvality k nim patří. To je práce, pro kterou byl vytvořen Data Readiness Scan od CSRDready.net — registr datových bodů, lineage source-to-report pro každý datový bod, vlastnictví a pravidla kvality, aniž by k tomu už patřil nástroj nebo forma reportu. Nástroj se právě vyvíjí; kdo s tím chce začít už nyní, může se přihlásit na čekací listinu.