Какво струва грешната последователност

Последователността, която повечето организации избират

Възниква изискване за отчитане, и първата реакция е да се търси инструмент. Табло, платформа, модул към съществуващия софтуер. Това се усеща като напредък: появява се нещо ново, харчат се пари, има доставчик, с когото може да се обсъжда.

Въпросът, който се пропуска, е откъде инструментът взема своите цифри. Инструментът смята, визуализира и отчита, но не измисля нищо. Данните, които влизат в него, идват от същите таблици, същите имейли до фасилити мениджъра, същите оценки, които вече съществуваха. Само че сега тези данни се намират зад интерфейс, който изглежда подреден.

Защо последователността има значение

Избирането на инструмент, преди да се знае какви данни имате, кой отговаря за тях и колко надеждни са, означава избор на инструмент по предположение. Доставчикът пита каква функционалност ви е необходима, а вие отговаряте въз основа на това, което мислите, че имате — не въз основа на това, какви точки на данни, източници и собственици действително съществуват. Кои функционални изисквания произтичат от собствения ви процес е въпрос, на който може да се отговори само ако процесът вече е изграден; без тази основа инструментът се избира по списък с изисквания, съставен от някой друг, или който впоследствие се оказва, че липсва точно това, което е било необходимо.

Обратната последователност — първо да се уреди регистърът на данните, произходът (lineage) и собствеността, а след това да се избере инструмент — отнема повече време в началото. Няма табло, към което да се посочи, няма напредък, който да се покаже на среща. Но въпросите, които впоследствие се поставят на инструмент, са въпроси, основани на онова, което действително се случва в предприятието, а не на списък, преписан от демонстрация.

Какво действително струва грешната последователност

Разходите от подхода „инструмент първо“ не могат да се уловят в една позиция, но могат да се разпознаят.

Има самият инструмент, който след една година се оказва, че липсва онова, което е било необходимо — връзка с изходна система, която не съществува, структура на отчитане, която не съответства на начина, по който работи организацията, модул, който прави нещо, от което никой не се нуждаеше. Има времето на хората, които трябваше да попълват инструмента: ако регистърът на данните не е бил налице, инструментът е попълнен със същите разпръснати Excel-извлечения както преди, само че сега в рамките на система, която внушава, че е контролирана.

Има и мнимата сигурност, която е най-скъпа. Инструмент с убедително табло създава усещане, че данните са наред. Това усещане се задържа до момента на процес по одит (assurance), одитор или въпрос от надзорния съвет относно произхода на дадена цифра. Тогава се оказва, че никой не може да посочи кой е предоставил източника, каква предположение е вложено в нея, дали цифрата от тази година е изчислена по същия начин както миналата година. Инструментът не е знаел това, защото инструментът никога не е поставял този въпрос — той е приемал за даденост онова, което е било въведено.

И има замяната. Инструмент, избран без представа за процеса отдолу, с времето се заменя с друг инструмент, с надеждата, че той ще се справи по-добре. Проблемът се премества, но не изчезва: първо да се купи инструмент или първо да се изгради процесът е точно изборът, който отново стои при всяка замяна, и който без отговор от страна на процеса отново се разрешава по същия грешен начин.

Защо това се проявява различно по сектори

Колко тежко натоварва грешната последователност зависи от къде възникват данните. В строителна фирма голяма част от данните за устойчивост се намират при подизпълнители, на строителната площадка и в проектна администрация, която не е създадена за отчитане — откъде идват данните за устойчивост в строителството определя от какви връзки всъщност се нуждае инструментът. В инсталационния бранш данните са разпръснати по сервизни разписки, регистрации на материали и договори за поддръжка, и къде се намират данните за устойчивост в инсталационния бранш показва, че генеричен инструмент, изграден за офис организация, тук бързо се оказва недостатъчен. Инструмент, който не познава тези разлики, не може и да ги реши — колкото и добър да е интерфейсът. Тези, които все пак искат първо да изберат инструмент, добре ще направят да прочетат как да изберете инструмент без разкаяние впоследствие, макар че същината остава същата: инструмент не решава процес, който не съществува.

Какво е необходимо първо

Последователността, която остава, не е сложна, но е по-малко привлекателна за предлагане: първо да се фиксира какви точки на данни съществуват, откъде идват, кой отговаря за тях и какви правила за качество се прилагат. Това е работата, за която е създаден Data Readiness Scan на CSRDready.net — регистър на точките на данни, source-to-report lineage за всяка точка на данни, собственост и правила за качество, без да е свързан вече с инструмент или форма на отчитане. Инструментът е в процес на изграждане; тези, които искат да започнат с това още сега, могат да се запишат за списъка на изчакване.