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Scegliere uno strumento senza rimpianti inizia dall'ordine

La domanda posta troppo presto

Chi vuole scegliere uno strumento, generalmente pone prima la domanda sbagliata. Non "quale strumento si adatta a noi", ma "cosa deve effettivamente essere in grado di fare quello strumento, dato il modo in cui i nostri dati fluiscono ora". Questa seconda risposta spesso non esiste ancora nel momento in cui viene posta la prima domanda. C'è allora un elenco di fornitori, qualche demo, forse un rapporto di consulenza sui leader di mercato. Non c'è una risposta alla domanda su quale punto dato provenga da quale sistema, chi ne sia responsabile, e quali regole di qualità dovrebbero applicarsi.

L'ordine che previene il rimpianto è facile da formulare e difficile da seguire, perché la pressione per acquistare qualcosa è generalmente maggiore della calma necessaria per fare prima l'inventario. Prima il registro dei punti dati, la lineage dalla fonte alla rendicontazione, la titolarità per ciascun punto dato. Solo poi lo strumento, e allora come risposta a requisiti che derivano da quel registro. Quali requisiti funzionali derivano dal proprio processo non è quindi una domanda a cui risponde un fornitore per lei, ma una domanda a cui lei deve già aver risposto prima di parlare con un fornitore.

Cosa costa l'ordine inverso

Uno strumento acquistato prima che il processo sia definito viene configurato su ipotesi. Il team di implementazione del fornitore chiede informazioni sui flussi di dati che nessuno può ricostruire con precisione, e la risposta viene allora compilata sulla base di ciò che probabilmente è corretto. Quelle ipotesi non scompaiono, diventano parte della configurazione. Il risultato è uno strumento che funziona, nel senso che produce report, ma quei report si basano sugli stessi punti in sospeso di prima — ora solo nascosti dietro un'interfaccia che ispira fiducia.

I costi di questo ordine inverso non sono solo la licenza. È il tempo che ci vuole per scoprire, dopo un anno, che una cifra chiave è stata costruita in modo errato, e per indagarlo in un sistema che non è stato costruito per facilitare quel lavoro investigativo. Quanto costa uno strumento rispetto a un processo non organizzato dipende da quanti punti dati ci siano, quanti sistemi siano coinvolti e quanto tempo passi inosservato — ma la voce di costo è reale, anche se diventa visibile solo tardi.

Perché questa non è una questione di preferenza

È tentante vedere l'ordine come una questione di approccio, in cui un'organizzazione preferisce prima testare uno strumento e un'altra preferisce prima indagare. Non è così. Uno strumento può soddisfare bene i requisiti funzionali solo se tali requisiti esistono prima che lo strumento venga scelto. Senza un registro dei punti dati non ci sono requisiti, solo desideri — più veloce, più chiaro, meno Excel. I desideri non sono criteri di selezione, sono immagini d'atmosfera. Un fornitore che soddisfa immagini d'atmosfera soddisfa qualcosa di diverso da ciò di cui l'organizzazione avrà bisogno sei mesi dopo.

Comprare prima uno strumento o organizzare prima il processo non è quindi una domanda con due risposte equivalenti. È una domanda con un ordine determinato dalla natura del problema: dati non mappati non possono essere forniti come requisito a un pacchetto. Questo vale per ogni organizzazione, indipendentemente dal settore o dalle dimensioni, anche se la portata del lavoro investigativo varia. In un'organizzazione dove i dati di sostenibilità nel settore delle costruzioni sono sparsi tra amministrazioni di progetto, subcontraenti e fogli di calcolo isolati, quel lavoro investigativo è più ampio che in un'organizzazione con pochi sistemi centrali. Ma l'ordine non cambia: prima vedere dove si trovano i dati e chi ne è responsabile, solo poi uno strumento che vi si adatti.

Il rimpianto è di solito un rinvio, non una scelta sbagliata

Il rimpianto dopo l'acquisto di uno strumento viene spesso descritto come una scelta sbagliata tra fornitori. Di solito è qualcosa di diverso: è il rimpianto di un'organizzazione che ha spostato un problema invece di risolverlo. Lo strumento funziona esattamente come acquistato, e questo è il problema — funziona sulla base di una configurazione che non è mai stata verificata rispetto ai flussi di dati reali. Come scegliere uno strumento senza rimpianti non dipende allora da una shortlist più lunga o da un processo di demo più ampio, ma dalla risposta a una domanda che precede l'acquisto: esiste un registro di punti dati, lineage e titolarità rispetto al quale lo strumento può essere verificato. Senza quel registro, ogni scelta è un azzardo con un bell'abito.

Il ponte verso il lavoro stesso

Scegliere uno strumento sulla base di un processo ben organizzato è un passo. L'altro passo è sapere quale parte del lavoro al suo interno deve rimanere svolta da persone e quale parte può essere assunta dall'automazione, senza che l'attendibilità delle cifre ne risenta. Questa domanda esula dall'ambito di un registro dei punti dati, ma ne consegue logicamente: solo quando è chiaro quali siano i compiti — raccogliere dati, validare, ricondurre alla fonte, rendicontare — si può stabilire per ciascun compito quale parte possa essere affidata all'IA. La werkscan di FTE TO AI calcola questo compito per compito, come passo successivo dopo che i dati e il processo sono a posto.