Uno strumento viene spesso acquistato come primo passo: c'è pressione, c'è una scadenza, c'è un fornitore con una demo convincente. La domanda che raramente viene posta: esiste già qualcosa su cui questo strumento può essere collocato? Uno strumento non organizza nulla di per sé. Mostra, calcola e struttura ciò che vi inserite. Se i dati sottostanti non sono stati registrati — nessun registro dei punti dati, nessuna provenienza documentata, nessun proprietario designato per cifra — allora ottenete uno strumento che rappresenta ordinatamente ciò che in realtà sono ancora fogli di calcolo sparsi e presupposti sparsi.
Lo strumento in sé di solito funziona bene. Il problema sta in ciò che ci entra dentro. Un dashboard che mostra il consumo energetico per sede vale quanto l'input che riceve. Se nessuno ha stabilito quale reparto fornisce quelle cifre, con quali file di origine, secondo quale regola di calcolo, allora lo strumento riempie una lacuna con una stima, un collegamento errato, o una cifra che un collega ha inserito una tantum tre anni fa e che non è mai più stata aggiornata. Lo strumento stesso non lo segnala. Semplicemente continua a calcolare.
I costi di questo ordine non sono racchiudibili in un unico numero, e questo è esattamente il punto: sono diffusi e sparsi. Tempo speso di nuovo a capire da dove proviene una cifra, dopo che era già presente nello strumento. Discussioni tra finance e sustainability su chi ha fornito quale numero. Un controller che al primo audit esterno deve ammettere che la provenienza di un indicatore chiave non è ricostruibile. Un'implementazione che viene rifatta, parzialmente o completamente, perché la struttura dei dati non era predisposta per questo. In questa pagina la domanda centrale stessa è approfondita: quale ordine è logico e perché esattamente quello.
Uno strumento viene scelto in base alla funzionalità: riesce a gestire i punti dati corretti, si allinea allo standard di rendicontazione corretto, la struttura di rendicontazione è sufficientemente flessibile per ciò che cambierà ancora. Questi requisiti non sono formulabili in astratto. Derivano da ciò che già esiste in termini di dati, da chi gestisce quei dati e da quali sono le lacune. Senza quella panoramica, lo strumento viene scelto in base a ciò che il fornitore mostra in una demo, non in base a ciò di cui la vostra organizzazione ha bisogno. Quali requisiti funzionali derivano effettivamente dalla vostra situazione specifica è illustrato in questa pagina sui requisiti funzionali derivati dal proprio processo.
L'ordine inverso — prima lo strumento, poi il processo — porta a un secondo acquisto, una migrazione, o uno strumento che viene permanentemente integrato con i fogli di calcolo che avrebbe dovuto sostituire. Chi si trova in questa spirale nota che lo strumento non risolve il problema che dovrebbe risolvere: dati non attendibili, non reperibili o non gestiti. Sposta semplicemente il problema verso un'interfaccia più elegante.
Organizzare in anticipo non è un esercizio burocratico. È un registro: quali punti dati sono necessari per la rendicontazione, da dove provengono, attraverso quali sistemi o fogli di calcolo si muovono verso la cifra finale, chi è responsabile della loro correttezza, e quale regola di qualità vale per segnalare un errore in tempo. Quel registro esiste indipendentemente da quale strumento verrà poi collocato sopra. È la base su cui uno strumento funziona, indipendentemente dal fornitore scelto.
Per evitare che il secondo errore sia identico al primo, è utile sapere come scegliere invece uno strumento senza rimpianti: quali passaggi ne fanno parte è illustrato in questa pagina sulla selezione di strumenti senza rimpianti. Per le organizzazioni in settori specifici, è inoltre utile vedere concretamente da dove provengono i dati di sostenibilità: nel settore edile sono spesso sparsi tra le amministrazioni di progetto e i subappaltatori, come descritto in questa pagina sui dati di sostenibilità nel settore edile, e nel settore degli impianti sono distribuiti in modo diverso, come illustrato in questa pagina sui dati di sostenibilità nel settore degli impianti.
La Data Readiness Scan crea quel registro prima ancora che si parli di uno strumento: per ogni punto dati la provenienza, il proprietario e la regola di qualità. Non un rapporto, non un questionario compilato, ma la struttura su cui un rapporto o un questionario potranno poggiare in seguito. Lo strumento è in fase di sviluppo; chi è interessato può iscriversi alla lista d'attesa.
Non appena è chiaro quali punti dati esistono, da dove provengono e chi li gestisce, si ottiene anche un quadro più preciso del lavoro circostante: chi raccoglie, chi controlla, chi registra. Questo lavoro non è ovunque altrettanto idoneo all'automazione. Lo scan del lavoro di FTE TO AI calcola per ogni compito quale parte può effettivamente essere ripresa dall'AI, sulla base di ciò che quel compito comporta esattamente e non sulla base di una stima generale relativa al settore.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
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