Kennisbank

Τι κοστίζει η λάθος σειρά

Η σειρά που επιλέγουν οι περισσότερες οργανώσεις

Μια υποχρέωση αναφοράς παρουσιάζεται, και η πρώτη αντίδραση είναι να αναζητηθεί ένα εργαλείο. Ένα dashboard, μια πλατφόρμα, μια μονάδα στο υπάρχον λογισμικό. Αυτό δίνει την αίσθηση πρόοδου: εμφανίζεται κάτι νέο, ξοδεύονται χρήματα, υπάρχει ένας προμηθευτής με τον οποίο μπορείτε να συζητήσετε.

Το ερώτημα που παραλείπεται είναι από πού αντλεί το εργαλείο τα στοιχεία του. Ένα εργαλείο υπολογίζει, οπτικοποιεί και αναφέρει, αλλά δεν επινοεί τίποτα. Τα δεδομένα που εισέρχονται προέρχονται από τα ίδια υπολογιστικά φύλλα, τα ίδια e-mail προς τον διευθυντή εγκαταστάσεων, τις ίδιες εκτιμήσεις που ήδη υπήρχαν. Μόνο που αυτά τα δεδομένα βρίσκονται τώρα πίσω από μια διεπαφή που φαίνεται τακτοποιημένη.

Γιατί η σειρά έχει σημασία

Η επιλογή ενός εργαλείου προτού γνωρίζετε ποια δεδομένα έχετε, ποιος είναι υπεύθυνος γι' αυτά και πόσο αξιόπιστα είναι, σημαίνει επιλογή εργαλείου με βάση υποθέσεις. Ο προμηθευτής ρωτά ποια λειτουργικότητα χρειάζεστε, και εσείς απαντάτε με βάση τι πιστεύετε ότι έχετε — όχι με βάση τι πραγματικά υπάρχει σε σημεία δεδομένων, πηγές και ιδιοκτήτες. Ποιες λειτουργικές απαιτήσεις προκύπτουν από τη δική σας διαδικασία είναι ένα ερώτημα που μπορεί να απαντηθεί μόνο όταν η διαδικασία υπάρχει ήδη· χωρίς αυτό το θεμέλιο, το εργαλείο επιλέγεται βάσει μιας λίστας απαιτήσεων που έχει συντάξει κάποιος άλλος, ή που τελικά αποδεικνύεται ότι δεν καλύπτει ακριβώς αυτό που ήταν απαραίτητο.

Η αντίστροφη σειρά — πρώτα να τακτοποιηθεί το μητρώο σημείων δεδομένων, η ιχνηλασιμότητα (lineage) και η ιδιοκτησία, και μετά να επιλεγεί ένα εργαλείο — απαιτεί περισσότερο χρόνο στην αρχή. Δεν υπάρχει κανένα dashboard για να δείξετε, καμία πρόοδος που να παρουσιάζεται σε μια συνάντηση. Όμως τα ερωτήματα που θα τεθούν στη συνέχεια σε ένα εργαλείο είναι ερωτήματα βασισμένα σε ό,τι πραγματικά συμβαίνει στην επιχείρηση, όχι σε μια λίστα που αντιγράφηκε από μια επίδειξη.

Τι κοστίζει στην πραγματικότητα η λάθος σειρά

Το κόστος της προσέγγισης εργαλείο-πρώτα δεν συμπυκνώνεται σε ένα μόνο στοιχείο, αλλά είναι αναγνωρίσιμο.

Υπάρχει το ίδιο το εργαλείο, το οποίο μετά από έναν χρόνο αποδεικνύεται ότι δεν καλύπτει τα απαραίτητα — μια σύνδεση με ένα σύστημα πηγής που δεν υπάρχει, μια δομή αναφοράς που δεν ταιριάζει με τον τρόπο λειτουργίας του οργανισμού, μια μονάδα που κάνει κάτι που κανείς δεν χρειαζόταν. Υπάρχει ο χρόνος των ανθρώπων που έπρεπε να τροφοδοτήσουν το εργαλείο: εάν το μητρώο σημείων δεδομένων δεν υπήρχε, το εργαλείο τροφοδοτήθηκε με τα ίδια αποσπασματικά αρχεία Excel όπως πριν, μόνο που τώρα εντάσσονται σε ένα σύστημα που δίνει την εντύπωση ελέγχου.

Υπάρχει η ψεύτικη ασφάλεια, που είναι η πιο ακριβή. Ένα εργαλείο με ένα πειστικό dashboard δίνει την αίσθηση ότι τα δεδομένα είναι σωστά. Αυτή η αίσθηση διατηρείται μέχρι μια διαδικασία διασφάλισης (assurance), έναν ελεγκτή ή ένα ερώτημα από το εποπτικό συμβούλιο σχετικά με την προέλευση ενός νούμερου. Τότε αποδεικνύεται ότι κανείς δεν μπορεί να υποδείξει ποιος παρείχε την πηγή, ποια υπόθεση έχει ενσωματωθεί σε αυτό, ή αν το νούμερο αυτού του έτους υπολογίστηκε με τον ίδιο τρόπο όπως πέρυσι. Το εργαλείο δεν το γνώριζε, επειδή το εργαλείο ποτέ δεν έθεσε αυτό το ερώτημα — απλά δέχτηκε ό,τι εισήχθη.

Και υπάρχει η αντικατάσταση. Ένα εργαλείο που επιλέχθηκε χωρίς επίγνωση της υποκείμενης διαδικασίας, αντικαθίσταται με τον καιρό από ένα άλλο εργαλείο, με την ελπίδα ότι αυτό θα τα κάνει καλύτερα. Το πρόβλημα μετατοπίζεται, αλλά δεν εξαφανίζεται: πρώτα αγοράζετε ένα εργαλείο ή πρώτα τακτοποιείτε τη διαδικασία είναι ακριβώς η επιλογή που ξαναπαρουσιάζεται σε κάθε αντικατάσταση, και που χωρίς απάντηση στην πλευρά της διαδικασίας ξαναπαίρνει τον ίδιο λάθος δρόμο.

Γιατί αυτό διαφέρει ανά κλάδο

Πόσο βαρύνει η λάθος σειρά εξαρτάται από το πού προκύπτουν τα δεδομένα. Σε μια κατασκευαστική εταιρεία, ένα μεγάλο μέρος των δεδομένων βιωσιμότητας βρίσκεται σε υπεργολάβους, στο εργοτάξιο και σε διαχειρίσεις έργων που δεν κατασκευάστηκαν για αναφορές — από πού προέρχονται τα δεδομένα βιωσιμότητας στις κατασκευές καθορίζει ποιες συνδέσεις χρειάζεται στην πραγματικότητα ένα εργαλείο. Στον κλάδο των εγκαταστάσεων, τα δεδομένα βρίσκονται διασκορπισμένα σε δελτία υπηρεσιών, καταγραφές υλικών και συμβόλαια συντήρησης, και πού βρίσκονται τα δεδομένα βιωσιμότητας στον κλάδο εγκαταστάσεων δείχνει ότι ένα γενικό εργαλείο που έχει κατασκευαστεί για έναν οργανισμό γραφείου εδώ γρήγορα αποδεικνύεται ανεπαρκές. Ένα εργαλείο που δεν γνωρίζει αυτές τις διαφορές, δεν μπορεί επίσης να τις επιλύσει — όσο καλή και να είναι η διεπαφή. Όποιος επιθυμεί ωστόσο να επιλέξει πρώτα ένα εργαλείο, κάνει καλά να διαβάσει πώς επιλέγετε ένα εργαλείο χωρίς μετέπειτα μεταμέλεια, ενώ ο πυρήνας παραμένει ο ίδιος: ένα εργαλείο δεν λύνει μια διαδικασία που δεν υπάρχει.

Τι είναι απαραίτητο πρώτα

Η σειρά που απομένει δεν είναι περίπλοκη, αλλά είναι λιγότερο ελκυστική για να προτείνεται: πρώτα να καταγραφεί ποια σημεία δεδομένων υπάρχουν, από πού προέρχονται, ποιος είναι υπεύθυνος γι' αυτά και ποιοι κανόνες ποιότητας τα συνοδεύουν. Αυτό είναι το έργο για το οποίο έχει δημιουργηθεί το Data Readiness Scan του CSRDready.net — ένα μητρώο σημείων δεδομένων, ιχνηλασιμότητα source-to-report ανά σημείο δεδομένων, ιδιοκτησία και κανόνες ποιότητας, χωρίς να συνδέεται ήδη με κάποιο εργαλείο ή μορφή αναφοράς. Το εργαλείο βρίσκεται σε ανάπτυξη· όποιος θέλει να ξεκινήσει τώρα, μπορεί να εγγραφεί στη λίστα αναμονής.

Όταν το μητρώο σημείων δεδομένων υπάρχει πλέον, υπάρχει ακόμη ένα ερώτημα που δεν χρειάζεται να τεθεί σε έναν προμηθευτή λογισμικού: πόσο από αυτή την εργασία — τη συλλογή, τον έλεγχο και την επανάληψη των ίδιων σημείων δεδομένων — πρέπει να παραμείνει ανθρώπινη εργασία, και ποιο μέρος μπορεί να αναληφθεί από αλλού. Για αυτό δημιουργήθηκε η σκανάρισμα εργασιών (werkscan) της FTE TO AI: αυτή υπολογίζει ανά εργασία ποιο μέρος της δουλειάς μπορεί να αναληφθεί από AI, με βάση τις εργασίες όπως πράγματι εκτελούνται στον οργανισμό σας.