Surge uma obrigação de reporte, e a primeira reação é procurar uma ferramenta. Um dashboard, uma plataforma, um módulo no software existente. Isso parece progresso: aparece algo novo, gasta-se dinheiro, há um fornecedor com quem se pode conversar.
A pergunta que se salta é de onde a ferramenta tira os seus números. Uma ferramenta calcula, visualiza e reporta, mas não inventa nada. Os dados que nela entram vêm das mesmas planilhas, dos mesmos e-mails para o gestor de instalações, das mesmas estimativas que já existiam. Só que agora esses dados estão por trás de uma interface com aspeto organizado.
Escolher uma ferramenta antes de saber que dados tem, quem é responsável por eles e quão confiáveis são, significa escolher uma ferramenta com base em suposições. O fornecedor pergunta que funcionalidades precisa, e a resposta baseia-se no que se pensa ter — não no que realmente existe em termos de pontos de dados, fontes e responsáveis. Quais requisitos funcionais decorrem do seu próprio processo é uma pergunta que só se pode responder quando o processo já está definido; sem essa base, a ferramenta é escolhida com base numa lista de requisitos elaborada por outra pessoa, ou que mais tarde se revela estar a faltar precisamente o que era necessário.
A ordem inversa — primeiro organizar o registo de pontos de dados, a linhagem e a titularidade, só depois selecionar uma ferramenta — custa mais tempo no início. Não há dashboard para apontar, nenhum progresso que se possa mostrar numa reunião. Mas as perguntas que depois se fazem a uma ferramenta são perguntas baseadas no que realmente acontece na empresa, não numa lista copiada de uma demonstração.
Os custos de ferramenta-primeiro não se resumem a uma única rubrica, mas são reconhecíveis.
Há a própria ferramenta, que ao fim de um ano se revela estar a faltar o que era necessário — uma integração com um sistema de origem que não existe, uma estrutura de reporte que não corresponde ao funcionamento da organização, um módulo que faz algo que ninguém precisava. Há o tempo das pessoas que tiveram de preencher a ferramenta: se o registo de pontos de dados não existia, a ferramenta é preenchida com as mesmas exportações de Excel avulsas de sempre, só que agora dentro de um sistema que sugere estar controlado.
Há a falsa sensação de segurança, que é a mais cara. Uma ferramenta com um dashboard convincente dá a sensação de que os dados estão em ordem. Essa sensação mantém-se até um processo de assurance, um auditor ou uma pergunta do conselho fiscal sobre a origem de um número. Aí verifica-se que ninguém consegue indicar quem forneceu a fonte, que suposição está incorporada, se o número deste ano foi calculado da mesma forma que o do ano passado. A ferramenta não sabia isso, porque a ferramenta nunca fez essa pergunta — assumiu o que foi introduzido.
E há a substituição. Uma ferramenta escolhida sem visão sobre o processo subjacente é, com o tempo, trocada por outra ferramenta, na esperança de que essa faça melhor. O problema deslasca-se, mas não desaparece: primeiro comprar uma ferramenta ou primeiro organizar o processo é precisamente a escolha que se repete a cada substituição, e que, sem uma resposta ao lado do processo, volta a correr mal da mesma forma.
Quão pesada é a ordem errada depende de onde os dados surgem. Numa empresa de construção, uma grande parte dos dados de sustentabilidade está junto de subcontratados, no local da obra e em administrações de projeto que não foram feitas para reporte — de onde vêm os dados de sustentabilidade na construção determina que integrações uma ferramenta realmente precisa. No setor das instalações, os dados estão espalhados por notas de serviço, registos de materiais e contratos de manutenção, e onde estão os dados de sustentabilidade no setor das instalações mostra que uma ferramenta genérica construída para uma organização de escritório rapidamente fica a dever aqui. Uma ferramenta que não conhece estas diferenças também não as pode resolver — por muito boa que seja a interface. Quem ainda quiser escolher primeiro uma ferramenta, faz bem em ler como escolher uma ferramenta sem arrependimentos posteriores, embora o essencial permaneça o mesmo: uma ferramenta não resolve um processo que não existe.
A ordem que resta não é complicada, mas é menos atrativa de oferecer: primeiro registar que pontos de dados existem, de onde vêm, quem é responsável por eles e que regras de qualidade lhes correspondem. É para isso que foi criado o Data Readiness Scan da CSRDready.net — um registo de pontos de dados, linhagem source-to-report por ponto de dados, titularidade e regras de qualidade, sem que já esteja associada uma ferramenta ou um formato de relatório. A ferramenta está em desenvolvimento; quem quiser começar já com isto pode inscrever-se na lista de espera.
Uma vez estabelecido o registo de pontos de dados, resta ainda uma pergunta que não precisa de ser feita a um fornecedor de software: quanto deste trabalho — recolher, verificar e repetir os mesmos pontos de dados — deve continuar a ser trabalho humano, e que parte se pode deixar assumir por outros meios. Para isso foi criado o scan de trabalho da FTE TO AI: calcula, por tarefa, que parte do trabalho pode ser assumida pela IA, com base nas tarefas tal como são efetivamente executadas na sua organização.
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