Se presenta una obligación de reporte, y la primera reacción es buscar una herramienta. Un panel de control, una plataforma, un módulo dentro del software existente. Eso se siente como progreso: aparece algo nuevo, se gasta dinero en ello, hay un proveedor con quien se puede consultar.
La pregunta que se pasa por alto es de dónde saca la herramienta sus cifras. Una herramienta calcula, visualiza e informa, pero no inventa nada. Los datos que entran proceden de las mismas hojas de cálculo, los mismos correos al gerente de instalaciones, las mismas estimaciones que ya existían. Solo que ahora esos datos están detrás de una interfaz que parece ordenada.
Elegir una herramienta antes de saber qué datos tiene, quién es responsable de ellos y cuán fiables son, significa elegir una herramienta basándose en suposiciones. El proveedor pregunta qué funcionalidad necesita, y usted responde en función de lo que cree tener, no en función de lo que realmente existe en cuanto a puntos de datos, fuentes y responsables. Qué requisitos funcionales surgen de su propio proceso es una pregunta que solo puede responderse si el proceso ya está establecido; sin ese fundamento, la herramienta se elige a partir de una lista de requisitos que ha redactado otra persona, o que después resulta que carece precisamente de lo que se necesitaba.
El orden inverso —primero organizar el registro de puntos de datos, la trazabilidad (lineage) y la titularidad, y solo después seleccionar una herramienta— cuesta más tiempo al principio. No hay un panel que mostrar, ningún avance que exhibir en una reunión. Pero las preguntas que se plantean después a una herramienta son preguntas basadas en lo que realmente ocurre en la empresa, no en una lista copiada de una demostración.
Los costes de herramienta-primero no se pueden resumir en una sola partida, pero sí se pueden reconocer.
Está la propia herramienta, que al cabo de un año resulta que carece de lo que se necesitaba: una conexión con un sistema fuente que no existe, una estructura de reporte que no se ajusta a cómo trabaja la organización, un módulo que hace algo que nadie necesitaba. Está el tiempo de las personas que tuvieron que alimentar la herramienta: si el registro de puntos de datos no existía, la herramienta se ha llenado con las mismas exportaciones sueltas de Excel de siempre, solo que ahora dentro de un sistema que sugiere que está controlado.
Está la falsa sensación de seguridad, que es la más costosa. Una herramienta con un panel convincente da la sensación de que los datos están en orden. Esa sensación se mantiene hasta un proceso de aseguramiento (assurance), un auditor o una pregunta del consejo de vigilancia sobre el origen de una cifra. Entonces resulta que nadie puede señalar quién aportó la fuente, qué suposición está incorporada, o si la cifra de este año se ha calculado de la misma manera que la del año anterior. La herramienta no lo sabía, porque la herramienta nunca hizo esa pregunta: asumió lo que se introdujo.
Y está la sustitución. Una herramienta elegida sin visión del proceso subyacente termina, con el tiempo, siendo reemplazada por otra herramienta, con la esperanza de que esta lo haga mejor. El problema se traslada, pero no desaparece: comprar primero una herramienta o primero organizar el proceso es precisamente la elección que vuelve a plantearse en cada sustitución, y que sin una respuesta en el lado del proceso vuelve a salir mal de la misma manera.
Cuánto pesa el orden equivocado depende de dónde se originan los datos. En una empresa constructora, gran parte de los datos de sostenibilidad están en manos de subcontratistas, en la obra y en administraciones de proyecto que no se hicieron para el reporte —de dónde proceden los datos de sostenibilidad en la construcción determina qué conexiones necesita realmente una herramienta. En el sector de instalaciones, los datos están dispersos entre albaranes de servicio, registros de materiales y contratos de mantenimiento, y dónde se encuentran los datos de sostenibilidad en el sector de instalaciones muestra que una herramienta genérica construida para una organización de oficina aquí pronto resulta insuficiente. Una herramienta que no conoce estas diferencias tampoco puede resolverlas, sin importar lo buena que sea la interfaz. Quien de todos modos quiera elegir primero una herramienta, hace bien en leer cómo elegir una herramienta sin arrepentirse después, aunque el núcleo sigue siendo el mismo: una herramienta no resuelve un proceso que no existe.
El orden que queda no es complicado, pero sí menos atractivo de ofrecer: primero registrar qué puntos de datos existen, de dónde proceden, quién es responsable de ellos y qué reglas de calidad les corresponden. Para eso se ha creado el Data Readiness Scan de CSRDready.net: un registro de puntos de datos, trazabilidad source-to-report por punto de datos, titularidad y reglas de calidad, sin que ya vaya asociada una herramienta o un formato de reporte. La herramienta está en construcción; quien quiera empezar ya con esto puede inscribirse en la lista de espera.
Una vez establecido el registro de puntos de datos, queda todavía una pregunta que no hay que plantear a un proveedor de software: cuánto de este trabajo —recopilar, comprobar y repetir los mismos puntos de datos— debe seguir siendo trabajo humano, y qué parte se puede delegar. Para eso se ha creado el escáner de trabajo de FTE TO AI: calcula, por tarea, qué parte del trabajo puede asumir la IA, basándose en las tareas tal como se ejecutan realmente en su organización.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.