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Was die falsche Reihenfolge kostet

Die Reihenfolge, die die meisten Organisationen wählen

Eine Berichtspflicht kündigt sich an, und die erste Reaktion ist die Suche nach einem Tool. Ein Dashboard, eine Plattform, ein Modul bei der bestehenden Software. Das fühlt sich wie Fortschritt an: Es erscheint etwas Neues, es wird Geld dafür ausgegeben, es gibt einen Anbieter, mit dem Sie sich beraten können.

Die Frage, die übersprungen wird, ist, woher das Tool seine Zahlen bezieht. Ein Tool rechnet, visualisiert und berichtet, erfindet aber nichts. Die Daten, die hineingehen, stammen aus denselben Tabellen, denselben E-Mails an den Facility Manager, denselben Schätzungen, die es bereits gab. Nur befinden sich diese Daten jetzt hinter einer Oberfläche, die übersichtlich aussieht.

Warum die Reihenfolge wichtig ist

Ein Tool zu wählen, bevor Sie wissen, welche Daten Sie haben, wer dafür zuständig ist und wie zuverlässig sie sind, bedeutet, ein Tool aufgrund einer Annahme zu wählen. Der Anbieter fragt, welche Funktionalität Sie benötigen, und Sie antworten auf Basis dessen, was Sie zu haben glauben — nicht auf Basis dessen, was an Datenpunkten, Quellen und Eigentümern tatsächlich existiert. Welche funktionalen Anforderungen aus Ihrem eigenen Prozess hervorgehen ist eine Frage, die sich nur beantworten lässt, wenn der Prozess bereits vorliegt; ohne dieses Fundament wird das Tool anhand einer Liste von Anforderungen gewählt, die jemand anderes aufgestellt hat, oder die sich nachträglich als unvollständig erweist, weil genau das fehlt, was gebraucht wurde.

Die umgekehrte Reihenfolge — zuerst das Datenpunktregister, die Lineage und das Eigentümerschaft regeln, dann erst ein Tool auswählen — kostet zu Beginn mehr Zeit. Es gibt kein Dashboard, auf das man zeigen kann, keinen Fortschritt, der sich in einer Besprechung vorzeigen lässt. Aber die Fragen, die danach an ein Tool gestellt werden, sind Fragen auf Basis dessen, was im Unternehmen tatsächlich geschieht, nicht auf Basis einer Liste, die aus einer Demo übernommen wurde.

Was die falsche Reihenfolge tatsächlich kostet

Die Kosten von Tool-zuerst lassen sich nicht in einem einzigen Posten fassen, aber sie sind erkennbar.

Da ist das Tool selbst, das sich nach einem Jahr als unvollständig erweist — eine Anbindung an ein Quellsystem, die nicht vorhanden ist, eine Berichtsstruktur, die nicht zu der Arbeitsweise der Organisation passt, ein Modul, das etwas tut, was niemand brauchte. Da ist die Zeit der Mitarbeiter, die das Tool befüllen mussten: War das Datenpunktregister nicht vorhanden, wird das Tool mit denselben losen Excel-Exporten befüllt wie zuvor, nur jetzt innerhalb eines Systems, das den Eindruck erweckt, es sei kontrolliert.

Da ist die Scheinsicherheit, die am teuersten ist. Ein Tool mit einem überzeugenden Dashboard vermittelt das Gefühl, dass die Daten in Ordnung sind. Dieses Gefühl hält an, bis ein Assurance-Prozess, ein Prüfer oder eine Frage des Aufsichtsrats nach der Herkunft einer Zahl kommt. Dann stellt sich heraus, dass niemand benennen kann, wer die Quelle geliefert hat, welche Annahme darin verarbeitet ist, ob die Zahl dieses Jahres auf dieselbe Weise berechnet wurde wie im Vorjahr. Das Tool wusste das nicht, weil das Tool diese Frage nie gestellt hat — es nahm an, was eingegeben wurde.

Und da ist der Ersatz. Ein Tool, das ohne Blick auf den darunterliegenden Prozess gewählt wurde, wird nach einiger Zeit gegen ein anderes Tool ausgetauscht, in der Hoffnung, dass dieses es besser macht. Das Problem verschiebt sich, verschwindet aber nicht: Zuerst ein Tool kaufen oder zuerst den Prozess einrichten ist genau die Entscheidung, die bei jedem Ersatz erneut anliegt, und die ohne eine Antwort auf die Prozessseite wieder auf dieselbe Weise falsch ausfällt.

Warum das je nach Branche unterschiedlich ausfällt

Wie schwer die falsche Reihenfolge wiegt, hängt davon ab, wo die Daten entstehen. In einem Bauunternehmen liegt ein großer Teil der Nachhaltigkeitsdaten bei Subunternehmern, auf der Baustelle und in Projektverwaltungen, die nicht für Berichterstattung gemacht wurden — woher die Nachhaltigkeitsdaten im Bau stammen bestimmt, welche Anbindungen ein Tool eigentlich braucht. In der Installationsbranche liegen die Daten verteilt über Servicebelege, Materialerfassungen und Wartungsverträge, und wo die Nachhaltigkeitsdaten in der Installationsbranche liegen zeigt, dass ein generisches Tool, das für eine Büroorganisation gebaut wurde, hier schnell an seine Grenzen stößt. Ein Tool, das diese Unterschiede nicht kennt, kann sie auch nicht lösen — egal wie gut die Oberfläche ist. Wer trotzdem zuerst ein Tool wählen möchte, tut gut daran, wie Sie ein Tool wählen, ohne es später zu bereuen zu lesen, wobei der Kern derselbe bleibt: Ein Tool löst keinen Prozess, der nicht vorhanden ist.

Was zuerst benötigt wird

Die verbleibende Reihenfolge ist nicht kompliziert, aber weniger attraktiv anzubieten: zuerst festhalten, welche Datenpunkte es gibt, woher sie stammen, wer dafür zuständig ist und welche Qualitätsregeln dazugehören. Dafür wurde der Data Readiness Scan von CSRDready.net entwickelt — ein Datenpunktregister, Source-to-Report-Lineage pro Datenpunkt, Eigentümerschaft und Qualitätsregeln, ohne dass bereits ein Tool oder eine Berichtsform dazugehört. Das Tool befindet sich im Aufbau; wer sich jetzt schon damit befassen möchte, kann sich für die Warteliste anmelden.

Sobald das Datenpunktregister vorliegt, bleibt noch eine Frage, die nicht an einen Softwareanbieter gestellt werden muss: wie viel von dieser Arbeit — das Sammeln, Kontrollieren und Wiederholen derselben Datenpunkte — Menschenarbeit bleiben muss und welcher Teil sich übernehmen lässt. Dafür wurde der Werkscan von FTE TO AI entwickelt: Er berechnet pro Aufgabe, welcher Teil der Arbeit von KI übernommen werden kann, auf Basis der Aufgaben, wie sie in Ihrer Organisation tatsächlich ausgeführt werden.