Raportointivelvoite ilmestyy, ja ensimmäinen reaktio on etsiä työkalu. Kojelauta, alusta, moduuli olemassa olevaan ohjelmistoon. Se tuntuu edistykseltä: jotain uutta ilmestyy, siihen käytetään rahaa, on toimittaja, jonka kanssa voi neuvotella.
Kysymys, joka jää kysymättä, on mistä työkalu saa lukunsa. Työkalu laskee, visualisoi ja raportoi, mutta ei keksi mitään. Data, joka menee sisään, tulee samoista laskentataulukoista, samoista sähköposteista kiinteistöpäällikölle, samoista arvioista, jotka olivat olemassa jo ennen. Vain se data on nyt käyttöliittymän takana, joka näyttää selkeältä.
Työkalun valitseminen ennen kuin tiedetään, mitä dataa on olemassa, kuka siitä vastaa ja miten luotettavaa se on, tarkoittaa työkalun valitsemista oletuksen perusteella. Toimittaja kysyy, mitä toimintoja tarvitaan, ja vastaus perustuu siihen, mitä luullaan olevan olemassa — ei siihen, mitä datapisteitä, lähteitä ja omistajia todella on. Mitkä toiminnalliset vaatimukset nousevat omasta prosessistanne on kysymys, joka voidaan vastata vain, kun prosessi on jo olemassa; ilman tätä perustaa työkalu valitaan listan perusteella, jonka joku muu on laatinut, tai jonka jälkeenpäin huomataan puuttuvan juuri siitä, mitä tarvittiin.
Käänteinen järjestys — ensin datapisterekisteri, jäljitettävyys ja omistajuus kuntoon, vasta sitten työkalun valinta — vie alussa enemmän aikaa. Ei ole kojelautaa, jota näyttää, ei edistystä, jota esittää kokouksessa. Mutta kysymykset, jotka sen jälkeen esitetään työkalulle, perustuvat siihen, mitä yrityksessä todella tapahtuu, ei listaan, joka on kopioitu demosta.
Työkalu-ensin-järjestyksen kustannuksia ei voi tiivistää yhteen eräraan, mutta ne on kyllä tunnistettavissa.
On itse työkalu, joka vuoden kuluttua osoittautuu puuttuvan siitä, mitä tarvittiin — liitäntä lähdejärjestelmään, jota ei ole, raportointirakenne, joka ei vastaa organisaation toimintatapaa, moduuli, joka tekee jotain, mitä kukaan ei tarvinnut. On ihmisten aika, joka kuluu työkalun täyttämiseen: jos datapisterekisteriä ei ollut, työkalu täytetään samoilla irrallisilla Excel-vienneillä kuin ennenkin, vain nyt järjestelmän sisällä, joka antaa vaikutelman hallinnasta.
On myös vale-varmuus, joka on kaikkein kalleinta. Vakuuttava kojelauta antaa tunteen, että data on kunnossa. Se tunne kestää, kunnes tulee varmennusprosessi, tilintarkastaja tai hallintoneuvoston kysymys luvun alkuperästä. Silloin paljastuu, ettei kukaan pysty osoittamaan, kuka on toimittanut lähteen, mikä oletus siihen sisältyy, on laskettu tämän vuoden luku samalla tavalla kuin viime vuonna. Työkalu ei tiennyt tätä, koska työkalu ei koskaan kysynyt sitä — se oletti sen, mitä syötettiin.
Ja on korvaaminen. Työkalu, joka on valittu näkemättä sen alla olevaa prosessia, vaihdetaan ajan myötä toiseen työkaluun, toivoen että se toimii paremmin. Ongelma siirtyy, mutta ei katoa: ostetaanko ensin työkalu vai järjestetäänkö ensin prosessi on juuri se valinta, joka nousee uudelleen esiin jokaisen korvaamisen kohdalla, ja joka ilman vastausta prosessipuoleen menee uudelleen väärin samalla tavalla.
Se, kuinka painava väärä järjestys on, riippuu siitä, missä data syntyy. Rakennusyrityksessä suuri osa kestävyysdatasta on aliurakoitsijoilla, työmaalla ja projektihallinnossa, jota ei ole tehty raportointia varten — mistä kestävyysdata rakennusalalla tulee määrittää, mitä liitäntöjä työkalu itse asiassa tarvitsee. Asennusalalla data on hajallaan huoltolapuissa, materiaalirekisteröinneissä ja huoltosopimuksissa, ja mistä kestävyysdata asennusalalla löytyy osoittaa, että toimistoyritykselle rakennettu yleiskäyttöinen työkalu jää tässä pian riittämättömäksi. Työkalu, joka ei tunne näitä eroja, ei myöskään voi ratkaista niitä — kuinka hyvä käyttöliittymä sitten onkin. Sille, joka haluaa siitä huolimatta valita ensin työkalun, kannattaa lukea miten valitsette työkalun ilman jälkikäteistä katumusta, vaikka ydin pysyy samana: työkalu ei ratkaise prosessia, jota ei ole olemassa.
Järjestys, joka jää jäljelle, ei ole monimutkainen, mutta se on vähemmän houkutteleva tarjottavaksi: ensin kirjataan, mitä datapisteitä on olemassa, mistä ne tulevat, kuka niistä vastaa ja mitkä laatusäännöt niihin liittyvät. Tätä työtä varten CSRDready.net:n Data Readiness Scan on perustettu — datapisterekisteri, lähteestä raportointiin ulottuva jäljitettävyys datapisteittäin, omistajuus ja laatusäännöt, ilman että siihen liittyy jo työkalua tai raportointimuotoa. Työkalu on rakenteilla; se, joka haluaa aloittaa tämän kanssa jo nyt, voi ilmoittautua jonotuslistalle.
Kun datapisterekisteri on kerran paikallaan, on vielä yksi kysymys, jota ei tarvitse esittää ohjelmistotoimittajalle: kuinka paljon tästä työstä — samojen datapisteiden keräämisestä, tarkistamisesta ja toistamisesta — pitää pysyä ihmistyönä, ja mikä osa voidaan siirtää muualle. Tätä varten FTE TO AI:n työscan on tehty: se laskee tehtävittäin, kuinka suuri osa työstä on siirrettävissä tekoälylle, sen perusteella, miten tehtävät todella suoritetaan organisaatiossanne.
Vraag maar waar een datapunt vandaan komt. Dat is meestal de hele vraag.
Answers come from this site’s knowledge base. Not tailored advice, and not a scan of your company.