Kennisbank

Kam pieder kontrole par ilgtspējas datu punktu

Aiz katra skaitļa ilgtspējas pārskatā stāv kontrole: noteikums, kas nosaka, vai datu punkts ir korekts, pirms tas tiek virzīts tālāk. Kādam šis noteikums jāpārvalda. Kādam jāpārbauda, vai avots vēl atbilst, vai definīcija vēl ir spēkā, vai rezultāts vēl ir loģisks. Jautājums "kam pieder kontrole" izklausās tehnisks, bet praksē tas ir jautājums, kas visbiežāk paliek bez atbildes.

Kas kontrole patiesībā ir

Kontrole nav pārskata rinda vai atzīme kontrolsarakstā. Tā ir vienošanās, kas nostiprina: šis datu punkts nāk no tā avota, tiek aprēķināts tādā veidā, un to pārbauda tā persona vai sistēma, pirms tas tiek uzskatīts par ticamu. Bez šīs vienošanās skaitlis ir procesa rezultāts, ko neviens nevar rekonstruēt.

Praksē kontroles bieži rodas nejauši. Kāds finanšu nodaļā ievieto formulu izklājlapā, kāds ilgtspējas nodaļā papildina vērtību, un pēc pāris pārskatu cikliem neviens vairs nezina, kāpēc kontrole atrodas tieši šajā vietā vai kurš to pielāgo, ja avots mainās. Kontrole eksistē, bet piederība tai ir pazudusi pa ceļam.

Kāpēc piederība kontrolei nerodas pati no sevis

Finanšu skaitļiem kontroles īpašnieks parasti ir skaidrs: kontrolieris, procesa īpašnieks finanšu nodaļā, noteikta atbildība. Ilgtspējas datiem tas reti ir tā sakārtots. Dati nāk no vairākiem virzieniem — energopatēriņš no saimniecības nodaļas, personāla skaitļi no HR, ķēdes informācija no iepirkuma — un katram virzienam ir savi ieradumi attiecībā uz kontroli, vai to nav vispār.

Tas noved pie nevienmērīga sadalījuma: daži datu punkti ir stingri kontrolēti, jo tie ir svarīgi arī citiem mērķiem, bet lielākā daļa pārējo darbojas bez pastāvīgas kontroles. Pārskatā tie visi tiek parādīti ar vienādu šķietamu drošumu, kaut arī pamatā esošā kontrole ievērojami atšķiras. Grupā ar vairākām vienībām šī atšķirība palielinās: kam pieder pamatā esošais process grupā ar vairākām vienībām ir citāds jautājums nekā tas, kam pieder kontrole grupas līmenī, un abas atbildes var būt savstarpēji nesaskanīgas, neviens to nepamanot.

Kas notiek, kad neviens nepieder kontrolei

Ja neviens nepieder kontrolei, kontrole tiek aizstāta ar ieradumu. Skaitlis tiek pārņemts tāds, kāds bija iepriekšējā gadā, formula tiek nokopēta, avots tiek uzskatīts par pareizu, jo tas bija pareizs pagājušajā gadā. Tas darbojas līdz brīdim, kad avots mainās — jauna sistēma, cits piegādātājs, izmaiņas mērvienībā — un neviens to nepamana, jo neviens nebija atbildīgs par tā pamanīšanu.

Sekas nav vienmēr redzamas pašā pārskatā. Pārskats saglabā sakārtotu izskatu. Problēma parādās brīdī, kad tiek uzdots jautājums: revidents, uzraudzības iestāde vai iekšējais auditors jautā par skaitļa izcelsmi, un nav atbildes, kas sniegtos tālāk par "tā tas ir sistēmā". Tas ir brīdis, kad piederības trūkums kļūst redzams, parasti pārāk vēlu, lai kaut ko darītu attiecīgajā pārskata periodā. Ko darīt tādā brīdī, ir cits jautājums — ko darīt, ja nevienam nav piederības par to runā tālāk — bet pamatā problēma radās agrāk, kontroles izveides brīdī.

Kontroles piešķiršana nav formalitāte

Kontroles piešķiršana īpašniekam nav vārda ierakstīšana izklājlapā. Tas nozīmē, ka kādam ir pilnvaras un zināšanas, lai novērtētu, vai datu punkts ir korekts, ko darīt, ja tas nav korekts, un ko informēt, ja avots mainās. Grupās ar vairākām vienībām tam pievienojas papildu slānis: viena un tā pati kontrole vienības līmenī var būt organizēta savādāk nekā grupas līmenī, un kam pieder kontrole grupā ar vairākām vienībām tad nav viena atbilde, bet sadalījums, kas var atšķirties katram datu punktam.

Sadalījumam starp finansēm un ilgtspēju šeit arī ir sava loma. Finanšu nodaļai bieži ir disciplīna attiecībā uz kontrolēm, ilgtspējas nodaļai bieži ir zināšanas par avotu. Abas ir nepieciešamas, un neviena no nodaļām nevar kontroli uzturēt viena pati. Kā šis sadalījums darbojas praksē, ir atkarīgs no tā, kā organizācija sadala piederību starp finansēm un ilgtspēju — izvēle, kas nerodas no veidnes, bet no tā, kā dati faktiski plūst caur organizāciju.

Pie kā tas nonāk

Jautājums, kam pieder kontrole, galu galā nav atdalāms no jautājuma, kāda kontrole datu punktam patiesībā ir nepieciešama. Daži datu punkti prasa mazāk — fiksētu avotu, vienkāršu aprēķina noteikumu. Citi prasa vairāk — aplēses, pieņēmumus, jutīgus aprēķinus, kas nelielas izmaiņas gadījumā sniedz atšķirīgu priekšstatu. Organizācija, kas šo atšķirību neievēro, veltī visam vienādu vai nepietiekamu uzmanību, un tas reti ir pareizais sadalījums.

Šī kartēšana — kura kontrole pieder kuram datu punktam un kurš to uzņemas — ir darbs, kas notiek pirms katras pārskatu sagatavošanas un pirms katras diskusijas par automatizāciju. Tikai tad, kad ir skaidrs, kam pieder kāda kontrole un kura šīs kontroles daļa ir ikdienišķa, kļūst redzams, kuru daļu no šī darba var pārņemt AI un kura daļa vēl prasa tāda cilvēka vērtējumu, kas pārzina avotu un kontekstu. [FTE TO AI darba skenēšana](/) to izrēķina katram uzdevumam atsevišķi, pamatojoties uz darbu, kā tas šobrīd tiek veikts, nevis uz to, kā pārskatu sistēma to gribētu redzēt.